Regulamin Wystawców Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2017


Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2017 jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki "Druga Era" w Poznaniu, zwane dalej Organizatorem.

2. Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które zawarły z Organizatorem umowy o współpracy obejmujące wystawienie stoiska na Pyrkonie 2017.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia Opiekuna dla każdego z wystawców.

4. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy.

 

Stoiska

5.1. Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyn. W takim wypadku mailowo powiadamia Zgłaszającego o odmowie potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia ww. umowy terminie 15 dni od daty przesłania zgłoszenia.

5.2 Jeden wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Koordynatora Pionu Wystawców, wystawca może wystawić kolejne stoisko na zasadach określonych przez Koordynatora Pionu Wystawców.

6. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Z przyczyn technicznych i organizacyjnych Organizator nie gwarantuje wyznaczenia konkretnej lokalizacji stoiska na hali.

7. Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Koordynatora Pionu Wystawców.

8. Wszystkie konstrukcje w obrębie stoiska, których wysokość przekracza 2m powinny zostać zgłoszone Organizatorowi przed podpisaniem umowy najpóźniej do 14.04.2017 r.

9. Organizator zastrzega sobie prawo ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.

10. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterie wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.

11. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia hali dla uczestników.

12. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokoły przyjęcia oraz zdania stoiska.

13. W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą wysokości 100% kosztów wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.

 

Warunki i terminy wpłat

14. Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w umowie, jednak nie później niż do dnia 20.04.2017r. Wystawca rozliczający się za stoisko w towarze zobowiązuje się do jego przekazania w terminie podanym w umowie, nie później jednak niż do dnia 20.04 2017r.

15. W przypadku odstąpienia przez Wystawcę od umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska opłata za stoisko uiszczona przez Wystawę zostaje zwrócona:

  • w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi w styczniu 2017r.
  • w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi w lutym 2017r.
  • w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi w marcu 2017r.

Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa. W przypadku, gdy wystawca odstąpił od umowy przed uiszczeniem ceny za stoisko lub przekazaniem jej równowartości w towarze, zobowiązany jest uiścić kwotę, o której mowa powyżej lub jej równowartość w towarze na zasadach określonych powyżej.

16. Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.

17. Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.

 

Reklama

18. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem (za dodatkową opłatą i wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).

19. Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem z terenu Festiwalu, bez zwrotu kosztów biletu.

20. Posługiwanie się nazwą "Pyrkon" i logiem Pyrkonu na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.
Hala wystawiennicza

21. Halę wystawienniczą Organizator zobowiązuje się udostępnić:

  • 27.04.2017 (czwartek) w godzinach 9:30-20:00; dla stoisk w zabudowie dostarczanej przez Organizatora w godzinach od 15:00-20:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;
  • 28.04.2017 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  • 29.04.2017 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  • 30.04.2017 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00.

22. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.

23. W trakcie trwania Festiwalu hala wystawiennicza będzie dostępna dla uczestników festiwalu:

  • 28.04.2017 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  • 29.04.2017 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  • 30.04.2017 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00.

24. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania festiwalu.

25. Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia hali wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.

26. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia hali wystawienniczej.

27. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.

28. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu pustych opakowań przed otwarciem hali dla uczestników

29. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla uczestników.


Wejściówki i wjazd na teren MTP

30. Wystawca otrzyma dokument upoważniający do wjazdu na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich.

31. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich.

32. Wejściówka (identyfikator) „wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. Identyfikator „wystawca” uprawnia do korzystania z atrakcji Festiwalu. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby wejściówek dopuszczalnych dla danego stoiska.

 

Przesyłki

3. Organizator nie odpowiada za przesyłki wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.

Przesyłki należy przesyłać na adres:

  • W terminie doręczenia od 01.04.2017r. do 25.04.2017 r.

Pyrkon - Klub Fantastyki "Druga Era".
ul. Słowackiego 13/116
60-822 Poznań

  • W terminie doręczenia od 26.04.2017r.

Pyrkon pawilon 5
Międzynarodowe Targi Poznańskie
ul. Głogowska 14
60-734 Poznań

34. Przesyłki wielkogabarytowe, w tym przesyłki na paletach, jeśli nie ustalono inaczej, należy przesyłać bezpośrednio na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich w terminie doręczenia od 26.04.2017 r.

35. Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki na druku, którego wzór zostanie przesłany przez Organizatora drogą mailową. Za paczki nieopisane lub opisane niezgodnie ze wzorem Organizator nie odpowiada.

36. O przesyłkach kierowanych na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich należy informować Organizatora drogą mailową (poprzez kontakt z wyznaczonym Opiekunem).

37. Wszystkie paczki muszą zostać odebrane przez zamówionych kurierów do godziny 14:00 we wtorek 02.05.2017r. Organizator nie pośredniczy w zamówieniu usług kurierskich. Wszystkie przesyłki (w tym wielkogabarytowe), które mają zostać wysłane z Międzynarodowych Targów Poznańskich we wtorek, muszą w niedzielę do 22:00 znaleźć się w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.


Inne

38. Goście Pyrkonu mogą rozdawać autografy w wyznaczonym przez organizatora Kąciku Autografów. Nie ma możliwości udzielania autografów na stoiskach sprzedażowych. Organizator zastrzega sobie możliwość wyrażenia zgody na udzielanie autografów na stoisku w szczególnych przypadkach, i tylko wtedy, kiedy nie zagraża to bezpieczeństwu na hali.

39. Wolontariusze Pyrkonu nie pomagają wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.

40. Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 14.04.2017r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.