Aby zostać wystawcą na Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2017 należy wypełnić formularz zgłoszeniowy dostępny tutaj. W formularzu należy uzupełnić swoje dane oraz zapotrzebowanie na stoisko. Jednocześnie pragniemy poinformować, że przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z otrzymaniem stoiska.
W celu zachowania różnorodności i atrakcyjności towaru dla uczestników, liczba stoisk dla poszczególnych kategorii wystawców  jest ograniczona - pod uwagę bierzemy dotychczasową historię współpracy oraz oryginalność asortymentu. W przypadku większej ilości zgłoszeń wystawców oferujących podobne produkty, kolejni wystawcy będą trafiać na listę rezerwową.


Opiekun wystawcy
W ciągu tygodnia od wysłania zgłoszenia skontaktuje się z Państwem Organizator, który zostanie Państwa opiekunem – to z nim należy uzgodnić wszystkie szczegóły dotyczące wielkości i umiejscowienia stoiska, jego ceny oraz wszystkie dodatkowe pomysły, którymi chcieliby Państwo wzbogacić swoje stoisko i nasz Festiwal.


Rezerwacja miejsc
W zależności od wybranego typu stoiska, przewidujemy dwa sposoby rezerwacji miejsc:

  • w formularzu pokazuje się Państwu mapa hali z wyznaczonymi sektorami. Z menu obok mapki należy wybrać trzy sektory zgodnie z preferencjami oraz zaznaczyć typ (w szeregu, narożne itd.) Na tej podstawie Koordynator Pionu przyznaje Państwu miejsce. Informację o zarezerwowanym miejscu otrzymujecie Państwo od swojego opiekuna wystawcy w ciągu tygodnia od przesłania zgłoszenia;
  • po wysłaniu zgłoszenia do strefy mini lub Bloku Gier Elektronicznych skontaktuje się z Państwem Organizator (dotyczy stoisk typu mini, strefy gier indie oraz wystawców Bloku Gier Elektronicznych).


Rezerwacja miejsca uzgodniona z Organizatorem jest ważna 30 dni, jeżeli w tym okresie nie zostanie podpisana umowa między Wystawcą a Pyrkonem, rezerwacja wygasa.


Płatność barterowa
Z opiekunem można również uzgodnić sposób płatności - do 30% kosztów stoiska można pokryć w barterze. Przy wyborze tej opcji Wystawcy muszą zadbać, aby wybrany przez Pyrkon barter w należycie opisanych paczkach został dostarczony na adres siedziby Pyrkonu do podanego przez Organizatora dnia. Dokładne informacje o zasadach płatności barterowych i  przesyłania paczek będą dostępne na stronie.


Wysyłka umów
Po zakończeniu negocjacji należy wydrukować przedstawioną  przez opiekuna i zaakceptowaną przez obydwie strony umowę i w dwóch  podpisanych egzemplarzach wysłać ją Organizatorowi – zalecamy wybranie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu otrzymują Państwo zarówno potwierdzenie nadania umowy, jak i odebrania jej przez nas. Organizator odsyła jeden podpisany egzemplarz na adres podany w formularzu zgłoszeniowym. Umowy odsyłamy w czwartki, więc powinny dotrzeć do Państwa najpóźniej w kolejną środę po otrzymaniu przez nas podpisanych egzemplarzy. Równocześnie z odesłaniem umowy drogą mailową przesyłamy  fakturę pomniejszoną o wpłaconą wcześniej kwotę rezerwacji, którą należy opłacić w podanym na niej terminie (zwykle 14 dni). Wszelkie płatności muszą być dokonane w formie przedpłaty do 21.04.2017, nie ma możliwości rozliczenia w trakcie lub po Pyrkonie.           


Wejściówki i przyjazd na Pyrkon
Przed Festiwalem wysyłamy Państwu wejściówki pocztą, dzięki temu wystawcy nie muszą stać w kolejkach do kas. Kiedy otrzymujemy potwierdzenie odbioru, wejściówki są oznaczane w naszym systemie jako odebrane i opłacone. Na ich podstawie będą mogli Państwo wejść na teren Festiwalu, dlatego prosimy o zabranie ich ze sobą. Istnieje możliwość wjechania na teren Festiwalu samochodem -­ dokładny opis działania wjazdówek będzie dostępny na stronie. Przed samym Festiwalem otrzymają Państwo od nas niezbędnik z wszystkimi najważniejszymi informacjami – godzinami otwarcia hali, mapkami i numerem kontaktowym do Punktu Obsługi Wystawców.


Lista rezerwowa
W celu zachowania różnorodności i atrakcyjności towaru dla uczestników, liczba stoisk dla poszczególnych kategorii wystawców jest ograniczona - pod uwagę bierzemy dotychczasową historię współpracy oraz oryginalność asortymentu. W przypadku większej ilości zgłoszeń wystawców oferujących podobne produkty, kolejni wystawcy będą trafiać na listę rezerwową. Wystawcy z listy będą mieli możliwość wykupienia stoiska w przypadku, gdy na hali pozostaną jeszcze wolne stoiska.