Regulamin Wystawców Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2018

Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2018 jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki "Druga Era" w Poznaniu, zwane dalej Organizatorem.

2. Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które zawarły z Organizatorem umowy o współpracy obejmujące wystawienie stoiska na Pyrkonie 2018.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia Opiekuna dla każdego z Wystawców.

4. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy.

Stoiska

5. Jeden Wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Koordynatora Pionu Wystawców, wystawca może wystawić kolejne stoisko na zasadach określonych przez Koordynatora Pionu Wystawców.

6. Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyny. W takim wypadku Organizator mailowo powiadamia o odmowie potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia ww. umowy nie później niż do 31.03.2018.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zgłoszonej przez Wystawcę powierzchni bez podania przyczyny. Wystawca otrzyma taką informację w mailu potwierdzającym rezerwację miejsca.

8. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Z przyczyn technicznych i organizacyjnych Organizator nie gwarantuje wyznaczenia konkretnej lokalizacji stoiska na hali.

9. Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nienaruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 880 ze zm.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 776 ze zm.). W razie naruszenia praw, o których mowa wyżej, Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.

10. Wystawca może handlować na swoim stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.

11. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów

stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkt 10 Regulaminu, a także nawołującymi do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.

12. Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Koordynatora Pionu Wystawców.

13. Wszystkie konstrukcje w obrębie stoiska, których wysokość przekracza 2m powinny zostać zgłoszone Organizatorowi przed podpisaniem umowy najpóźniej do dnia 30.04.2018 r.

14. Organizator zastrzega sobie prawo do ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.

15. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.

16. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia hali dla uczestników.

17. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.

18. W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą wysokości równowartości 20% kosztów wynajmu stoiska oraz wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.

19. Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora.

20. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.

21. Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień umowy Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu.

22. W przypadku naruszenia pkt. 19 Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną w wysokości 100% wartości netto wynikającej z umowy.

 

Rozliczenie barterowe

 

23. Barter jest wybierany przez Organizatora z oferty sklepu internetowego Wystawcy lub z indywidualnie przygotowanej oferty w przypadku, gdy Wystawca nie posiada sklepu internetowego. Przygotowana oferta powinna zawierać ceny promocyjne, jeżeli Wystawca planuje takie w trakcie Festiwalu.

24. Organizator ma prawo wybrać barter z pełnej oferty sklepu internetowego Wystawcy niezależnie od tego, jaki asortyment Wystawca będzie miał w ofercie w trakcie Festiwalu. Wystawca nie ma prawa zastrzec części asortymentu, z którego Organizator Festiwalu ma wybrać barter.

25. W przypadku braku sklepu internetowego Wystawcy, Organizator zastrzega sobie prawo do przedstawienia cen z dowolnego sklepu internetowego z takim samym lub podobnym asortymentem.

26. Jeśli Wystawca wie, że ceny towarów z jego oferty internetowej mogą różnić się znacząco od cen tych towarów na stoisku (np. Wystawca planuje obniżki), Wystawca zobowiązuje się do poinformowania o tym Organizatora przed rozpoczęciem wyboru barteru.

27. W szczególnych przypadkach, ustalonych wcześniej przez strony w umowie, Organizator dopuszcza możliwość wyboru barteru na Festiwalu z asortymentu na stoisku Wystawcy (najpóźniej w pierwszym dniu Festiwalu).

28. Organizator zastrzega sobie prawo do porównania cen Wystawcy z cenami w innych sklepach internetowych. W przypadku rażącej różnicy cen Organizator może poprosić o zmianę proponowanej przez Wystawcę ceny.

29. Barter jest wybierany z oferty Wystawcy w dowolnym momencie po wysłaniu przez Wystawcę zgłoszenia, nie później niż do 31.03.2018

30. Lista proponowanego przez Organizatora barteru jest zawsze opatrzona datą, kiedy barter został wybrany. Organizator zastrzega sobie prawo do wykonania screenów z cenami w dniu wyboru barteru jako potwierdzenia daty wybrania barteru.    

31. Wystawca zobowiązuje się do wydania barteru Organizatorowi w cenach, w których oferował towar w sklepie internetowym w chwili wybierania barteru przez Organizatora.

32. Jeżeli w ofercie Wystawcy znajdują się pakiety promocyjne i Organizator uwzględni je w swojej liście barteru, Wystawca ma obowiązek wydać pakiety po cenach promocyjnych oferowanych w sklepie internetowym w dniu tworzenia listy barteru przez Organizatora.

33. W przypadku odmowy wydania pakietów promocyjnych po cenach ze sklepu internetowego lub w przypadku zmiany cen w ofercie internetowej, Organizator ma prawo odstąpić od umowy barterowej zastępując ją umową gotówkową lub odstąpić w ogóle od umowy.

34. Organizator zastrzega sobie prawo do określenia pewnej listy produktów jako promowanych przez siebie (“Top 30 Pyrkonu”, “Premiera Pyrkonu”, “Pyrkon Poleca” itp.). Wystawca posiadający w swojej ofercie takie produkty jest zobowiązany wydać je Organizatorowi w ramach listy barteru.

35. W przypadku gdy Organizator uzna, że oferta Wystawcy nie jest zgodna z jego zapotrzebowaniem na nagrody, może odstąpić od umowy barterowej zastępując ją umową gotówkową.

36. Organizator zastrzega sobie prawo do sprawdzenia cen Wystawcy w trakcie Festiwalu. W przypadku stwierdzenia, że ceny te znacząco różnią się od cen oferowanych przed Festiwalem, Organizator ma prawo zażądać wyrównania kwoty wydanego barteru poprzez uzupełnienie ilości wydanych w ramach barteru przedmiotów.

Warunki i terminy wpłat

37. Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w umowie, jednak nie później niż do dnia 20.04.2018 r. Wystawca rozliczający się za stoisko w towarze zobowiązuje się do jego przekazania w terminie podanym w umowie, nie później jednak niż do dnia 11.05 2018 r.

38. W przypadku odstąpienia przez Wystawcę od umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska opłata za stoisko uiszczona przez Wystawcę zostaje zwrócona:

  • w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do lutego 2018r.

  • w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi w marcu 2018r.

  • w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 20.04.2018r.

Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa. W przypadku, gdy wystawca odstąpił od umowy przed uiszczeniem ceny za stoisko lub przekazaniem jej równowartości w towarze, zobowiązany jest uiścić kwotę, o której mowa powyżej lub jej równowartość w towarze na zasadach określonych powyżej.

39. Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.

40. Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.

Reklama

41. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem (za dodatkową opłatą i wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).

42. Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu, bez zwrotu kosztów.

43. Posługiwanie się nazwą "Pyrkon" i logiem Pyrkonu na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.

Hala wystawiennicza

44. Halę wystawienniczą Organizator zobowiązuje się udostępnić:

  • 17.05.2018 (czwartek) w godzinach 9:30-20:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko Wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;

  • 18.05.2018 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;

  • 19.05.2018 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;

  • 20.05.2018 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00.

45. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.

46. W trakcie trwania Festiwalu hala wystawiennicza będzie dostępna dla uczestników Festiwalu:

  • 18.05.2018 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób     wchodzących o godzinie 20.30);

  • 19.05.2018 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób     wchodzących o godzinie 20.30);

  • 20.05.2018 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00.

47. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.

48. Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia hali wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.

49. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia hali wystawienniczej.

50. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.

51. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań przed otwarciem hali dla uczestników

52. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla uczestników.

Wejściówki i wjazd na teren MTP

53. Wystawca otrzyma dokument upoważniający do wjazdu na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich.

54. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich.

55. Wejściówka (identyfikator) „Wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. Identyfikator „Wystawca” uprawnia do korzystania z atrakcji Festiwalu.

56. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby wejściówek dopuszczalnych dla danego stoiska.

Przesyłki

57. Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.

Przesyłki należy przesyłać na adres:

  • W terminie doręczenia od 15.04.2018 r. do 14.05.2018 r.

Pyrkon - Klub Fantastyki "Druga Era".

ul. Słowackiego 13/116

60-822 Poznań

  • W terminie doręczenia od 15.05.2018r.

Pyrkon pawilon 5

Międzynarodowe Targi Poznańskie

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań

58. Przesyłki wielkogabarytowe, w tym przesyłki na paletach, jeśli nie ustalono inaczej, należy przesyłać bezpośrednio na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich w terminie doręczenia od 15.05.2018 r.

59. Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki na druku, którego wzór zostanie przesłany przez Organizatora drogą mailową. Za paczki nieopisane lub opisane niezgodnie ze wzorem Organizator nie odpowiada.

60. O przesyłkach kierowanych na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich należy informować Organizatora drogą mailową (poprzez kontakt z wyznaczonym Opiekunem).

61. Wszystkie paczki muszą zostać odebrane przez zamówionych kurierów do godziny 14:00 w poniedziałek 21.05.2018r. Organizator nie pośredniczy w zamówieniu usług kurierskich. Wszystkie przesyłki (w tym wielkogabarytowe), które mają zostać wysłane z Międzynarodowych Targów Poznańskich w poniedziałek, muszą w niedzielę do 22:00 znaleźć się w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.

Inne

62. Goście Pyrkonu mogą rozdawać autografy w wyznaczonym przez organizatora Kąciku Autografów. Nie ma możliwości udzielania autografów na stoiskach sprzedażowych. Organizator zastrzega sobie możliwość wyrażenia zgody na udzielanie autografów na stoisku w szczególnych przypadkach, i tylko wtedy, kiedy nie zagraża to bezpieczeństwu na hali.

63. Wolontariusze Pyrkonu nie pomagają Wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.

64. Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 4.05.2017 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.