Aby zostać wystawcą na Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2018, należy zarejestrować się na stronie pyrkon.pl, zalogować się do utworzonego konta i wypełnić formularz zgłoszeniowy dostępny tutaj. Dostęp do formularza mają wyłącznie zarejestrowani i zalogowani użytkownicy! W formularzu należy uzupełnić swoje dane oraz zapotrzebowanie na stoisko. Jednocześnie pragniemy poinformować, że przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z otrzymaniem stoiska.

  • Harmonogram zgłoszeń

Zgłoszenia przyjmowane są w dwóch turach, zgodnie z poniższym harmonogramem:

15.11-13.12.2017 - I tura zgłoszeń
14-23.12.2017 - rozpatrzenie zgłoszeń
27.12.2017-7.01.2018 - poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie.

Po dokonaniu rezerwacji skontaktuje się z Państwem opiekun wystawcy, który zajmie się ustaleniem dalszych warunków współpracy. Zgłoszenia wystawców, którzy trafią na listę rezerwowych, zostaną automatycznie przeniesione do drugiej tury zgłoszeń. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego rozpatrzenia wybranych zgłoszeń.

8.01-28.02.2018 - II tura zgłoszeń
1-7.03.2018 - rozpatrzenie zgłoszeń
8-21.03.2018 - poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie.

Wystawcy, którzy trafią na listę rezerwowych po II turze zgłoszeń mają możliwość otrzymania rezerwacji w przypadku rezygnacji innego wystawcy. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego rozpatrzenia wybranych zgłoszeń.

23.03.2018 - ostateczny termin zgłoszenia zabudowy
23.03.2018 - ostateczny termin zgłoszenia zapotrzebowania na prąd i przyłącza
30.04.2018 - ostateczny termin płatności

  • Opiekun wystawcy

W terminie wskazanym w harmonogramie skontaktuje się z Państwem Organizator, który zostanie Państwa opiekunem – to z nim należy uzgodnić wszystkie szczegóły dotyczące wielkości i umiejscowienia stoiska, jego ceny oraz wszystkie dodatkowe pomysły, którymi chcieliby Państwo wzbogacić swoje stoisko i nasz Festiwal

Rezerwacja miejsc
W zależności od wybranego typu stoiska, przewidujemy dwa sposoby rezerwacji miejsc:

  1. w dołączonym do formularza pliku zgłoszeniowym znajduje się mapa hali z wyznaczonymi sektorami. Z pól poniżej mapki należy wybrać trzy sektory zgodnie z preferencjami oraz zaznaczyć typ (w szeregu, narożne itd.) Na tej podstawie Koordynator Pionu przyznaje Państwu miejsce. Informację o zarezerwowanym miejscu otrzymujecie Państwo od swojego opiekuna wystawcy w ciągu dwóch tygodni od zamknięcia tury.
  2. po wysłaniu zgłoszenia skontaktuje się z Państwem Organizator (dotyczy stoisk typu mini, strefy gier indie oraz wystawców Bloku Gier Elektronicznych)

Rezerwacja miejsca uzgodniona z Organizatorem jest ważna 30 dni, jeżeli w tym okresie nie zostanie podpisana umowa między Wystawcą a Pyrkonem, rezerwacja wygasa.

 

  • Płatność barterowa

Z opiekunem można również uzgodnić sposób płatności - do 30% kosztów stoiska można pokryć w barterze. Przy wyborze tej opcji Wystawcy muszą zadbać, aby wybrany przez Pyrkon barter w należycie opisanych paczkach został dostarczony na adres siedziby Pyrkonu do podanego przez Organizatora dnia.

  • Wysyłka umów

Po zakończeniu negocjacji należy wydrukować przedstawioną  przez opiekuna i zaakceptowaną przez obydwie strony umowę i w dwóch  podpisanych egzemplarzach wysłać ją Organizatorowi – zalecamy wybranie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu otrzymują Państwo zarówno potwierdzenie nadania umowy, jak i odebrania jej przez nas. Organizator odsyła jeden podpisany egzemplarz na adres podany w formularzu zgłoszeniowym. Umowy odsyłamy w czwartki, więc powinny dotrzeć do Państwa najpóźniej w kolejną środę po otrzymaniu przez nas podpisanych egzemplarzy. Równocześnie z odesłaniem umowy drogą mailową przesyłamy  fakturę pomniejszoną o wpłaconą wcześniej kwotę rezerwacji, którą należy opłacić w podanym na niej terminie (zwykle 14 dni). Wszelkie płatności muszą być dokonane w formie przedpłaty do 21.04.2018, nie ma możliwości rozliczenia w trakcie lub po Pyrkonie.          

  • Wejściówki i przyjazd na Pyrkon

Przed Festiwalem wysyłamy Państwu wejściówki pocztą, dzięki temu wystawcy nie muszą stać w kolejkach do kas. Kiedy otrzymujemy potwierdzenie odbioru, wejściówki są oznaczane w naszym systemie jako odebrane i opłacone. Na ich podstawie będą mogli Państwo wejść na teren Festiwalu, dlatego prosimy o zabranie ich ze sobą. Istnieje możliwość wjechania na teren Festiwalu samochodem -­ dokładny opis działania wjazdówek będzie dostępny na stronie. Przed samym Festiwalem otrzymają Państwo od nas niezbędnik z wszystkimi najważniejszymi informacjami – godzinami otwarcia hali, mapkami i numerem kontaktowym do Punktu Obsługi Wystawców.