Regulamin Strefy Dziecięcej Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2023
REGULAMIN STREFY DZIECIĘCEJ FESTIWALU FANTASTYKI PYRKON 2023
- Strefa Dziecięca jest strefą Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2023 w Pawilonie 15 (poziom 0) wydzieloną specjalnie na potrzeby dzieci i ich Opiekunów, funkcjonującą w godzinach i miejscu określonych w planie Festiwalu (dostępnym w planie festiwalowym, a także przed wejściem do Strefy Dziecięcej na dedykowanych afiszach). Za wstęp do Strefy Dziecięcej nie jest pobierana dodatkowa opłata.
- Zasady funkcjonowania Strefy Dziecięcej określa niniejszy Regulamin.
- Organizatora Festiwalu reprezentują w szczególności Organizatorzy Stef Programowych, Dyrektorzy Festiwalu i pozostali wolontariusze (organizatorzy, gżdacze) wykonujący swoje zadania i obowiązki w ramach Festiwalu.
- Uczestnictwo w Strefie Dziecięcej i jej salach (tj.: w Pyrkonowej Świetlicy, Auli Kreatywności oraz Zakątku Twórczości), jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu, zasad przetwarzania danych oraz zgodą na wykorzystanie wizerunku, zarówno Opiekuna jak i Dzieci podlegających jego opiece, w celach marketingowych.
- Wejście i wyjście ze Strefy Dziecięcej na punkty programu odbywające się w salach zamkniętych, odbywa się wyłącznie przez oznaczoną bramkę rejestracyjną. Wyjątkiem stanowi wyjście ewakuacyjne. Wówczas należy stosować się do poleceń służb patrolowych i stosownych służb ratunkowych.
- Do Strefy Dziecięcej przyjmowani są Uczestnicy (dalej: Dzieci), którzy mają ukończone 4 lata i nie ukończyli 12 lat. Wyjątkowo, za zgodą Organizatora Strefy lub Wolontariusza (Gżdacza) obsługującego bramkę wejściową, na Strefę Dziecięcą i wyznaczone tam punkt programu mogą zostać wpuszczeni małoletni, powyżej 12 roku życia, pod warunkiem spełniania warunków ogólnych udziału w Festiwalu Fantastyki Pyrkon (określonych w jego Regulaminie Głównym).
- Każde Dziecko przyprowadzone do Strefy Dziecięcej otrzymuje przy wejściu opaskę, na której Opiekun ma obowiązek wpisać swój numer telefonu. Opaski można pobrać również w Punktach Informacji Konwentowej (Akredytacji). W wyjątkowych przypadkach, określonych przez obsługę Strefy, dziecko zamiast opaski może otrzymać naklejkę imienną. Każda para dziecko + opiekun, otrzymuje również 2 naklejki z tzw. “Pyrkonowym Numerem Rejestracji”, które umieszczane są na identyfikatorze zarówno dziecka jak i rodzica/opiekuna. Naklejki wykorzystane są w celu usprawnienia identyfikacji przy wyjściu.
Istnieje możliwość wydania dodatkowej naklejki dla drugiego opiekuna. - Opaska/naklejka imienna może być noszona jedynie przez Dziecko (na ręce, nodze, lub w wyjątkowych przypadkach części ubrania, której nie będzie zdejmowało przez cały czas przebywania na terenie Strefy). Opaska/naklejka imienna nie może być noszona przez Opiekuna.
- Dzieci wchodzą do Strefy Dziecięcej po uprzednim wypełnieniu przez Opiekuna stosownego formularza rejestracyjnego, udostępnionego przez Wolontariuszy przy wejściu. Stanowiska komputerowe do rejestracji Uczestników dostępne są przy wejściu na Strefę Dziecięcą. Formularz udostępniony jest również na stronie w dedykowanej podstronie na stronie głównej organizatora Festiwalu Fantastyki Pyrkon. Opiekun zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z Regulaminem Strefy Dziecięcej, akceptacji jego warunków i zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby Pyrkonu przez Stowarzyszenie Klub Fantastyki “Druga Era”.
- Przy rejestracji dziecka wymagane są następujące dane:
● imię i nazwisko,
● wiek,
● data wejścia,
oraz dane Opiekunów uprawnionych do odbioru dziecka:
● imiona i nazwiska Opiekunów,
● numer telefonu kontaktowego.
Powyższe dane zostaną zebrane w celu zapewnienia bezpieczeństwa dziecka i poprawnej identyfikacji Opiekunów uprawnionych do odbioru. Dane te zostaną udostępnione Organizatorowi Strefy Dziecięcej i Wolontariuszom prowadzącym weryfikację osób wchodzących i wychodzących ze Strefy Dziecięcej przy bramce. Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwia jednak realizację rejestracji Dziecka, a tym samym korzystanie z Bloku Dziecięcego. - Organizator oraz Wolontariusze mogą poprosić o dokument tożsamości Opiekunów przy odbiorze Dzieci, w celu weryfikacji tożsamości. Na potrzeby Strefy Dziecięcej legitymacja uczniowska jest traktowana jako dokument tożsamości.
- Wolontariusze zostali przeszkoleni w podstawach udzielania pierwszej pomocy, jednak mają prawo poprosić, by ze względu na bezpieczeństwo dziecka Opiekun pozostał w Strefie Dziecięcej. Jedynie dzieci Opiekunów spełniających wszystkie opisane wyżej warunki zostaną wpuszczone na teren Strefy Dziecięcej. O istotnych problemach zdrowotnych Opiekun zobowiązuje się przekazać informacje osobiście Organizatorom Strefy Dziecięcej.
- Wolontariusze Strefy Dziecięcej sprawują ogólny nadzór nad dziećmi znajdującymi się na terenie, polegający na obserwowaniu bawiących się dzieci, pomocy w prowadzeniu warsztatów, zabawie z dziećmi oraz interwencji w przypadku zachowań mogących być przyczyną wypadku lub zagrożenia bezpieczeństwa.
- W Strefie Dziecięcej mogą samodzielnie przebywać dzieci, które ukończyły 4. rok życia i potrafią korzystać z toalety. Bezpośrednią opiekę nad dzieckiem młodszym lub niepotrafiącym korzystać z toalety sprawuje jego Opiekun. Dzieci nie mogą samodzielnie opuszczać terenu Strefy Dziecięcej. Opiekunowie dzieci mogą współuczestniczyć w prowadzonych punktachprogramu i atrakcjach Strefy Dziecięcej. Prowadzący punkt programu może jednak wyrazić swoje zastrzeżenia i zgłosić je Organizatorowi w przypadku naruszenia Regulaminu lub innych uwag.
- Wolontariusze Strefy Dziecięcej mogą poprosić o stosowanie się do zasady “1 Dziecko – 1 Opiekun” (z jednym dzieckiem pozostaje na terenie Strefy tylko jeden uprawniony Opiekun), jeśli uznają to za stosowne ze względu na komfort i bezpieczeństwo pozostałych uczestników biorących udział w atrakcjach.
- Dziecko pozostające w Strefie bez Opiekuna udaje się do toalety wyłącznie pod opieką Wolontariusza tej samej płci.
- Szatnia Strefy Dziecięcej jest nienadzorowana, Organizatorzy i Wolontariusze nie odpowiadają za rzeczy pozostawione bez opieki, a także zagubione na terenie Strefy Dziecięcej. Wszelkie cenne przedmioty Dziecko powinno przekazać swoim Opiekunom.
- Dzieci wchodzące na teren Strefy Dziecięcej powinny przekazać Opiekunom wszelkie rzeczy mogące stanowić zagrożenie, w szczególności: zegarki, biżuterię, paski z ostrymi sprzączkami itp.
- Na teren Strefy Dziecięcej obowiązuje zakaz wstępu dla osób będącym pod wpływem alkoholu lub substancji odurzających.
- Opiekun u którego stwierdzono wpływ alkoholu i/lub innych substancji odurzających, nie ma możliwości odbioru dziecka ze Strefy. W powyższym przypadku, Organizator kontaktuje się z innym (wpisanym w Formularzu Rejestracji) Opiekunem uprawnionym do odbioru dziecka ze Strefy. W przypadku niemożności kontaktu z innym opiekunem uprawnionym przy rejestracji do odbioru dziecka zostanie wezwana Policja.
- Maksymalny czas nieprzerwanego pobytu Dzieci na terenie Strefy Dziecięcej to 4 godziny. Po upływie tego czasu Wolontariusze i Organizator mają prawo wezwać opiekuna po odbiór dziecka lub dzieci. Po godzinnej przerwie i zapewnieniu dziecku posiłku, opiekun może przyprowadzić dziecko lub dzieci ponownie na teren Strefy.
- Liczba dzieci przebywających na terenie Strefy Dziecięcej nie może przekraczać 15 dzieci na jednego Wolontariusza. Jeśli liczba ta miałaby zostać przekroczona, Organizator oraz Wolontariusz (pełniący dyżur na bramce rejestracyjnej) ma prawo tymczasowo odmówić przyjęcia dziecka.
- W trosce o zdrowie pozostałych uczestników przebywających w Strefie Dziecięcej, zabrania się przyjmowania dzieci będących nosicielami chorób zakaźnych, infekcji wirusowych i bakteryjnych.
- W przypadku stwierdzenia pogorszenia stanu zdrowia dziecka Wolontariusze i Organizator mają obowiązek wezwać opiekunów do natychmiastowego odbioru dziecka, i zasugerować wizytę w punkcie medycznym.
- Dzieci niepełnosprawne, lecz samodzielne, mogą same zostać pod opieką Strefy Dziecięcej. W przypadku braku samodzielności Opiekun może być poproszony o współtowarzyszenie dziecku w prowadzonych zajęciach i działaniach.
- Na terenie Strefy Dziecięcej nie podajemy i nie spożywamy posiłków, podczas udziału w prowadzonych punktach program. Istnieje możliwość zaopatrzenia dziecka w podpisaną butelkę z napojem. Miejscem rekomendowanym do realizacji przerwy na posiłek są wyznaczone miejsca na terenie pawilonu i MTP.
- Jeśli Gżdacz stwierdzi, że uczestniczące w zajęciach dziecko stwarza zagrożenie dla pozostałych Uczestników lub łamie zasady niniejszego Regulaminu, może podjąć działania zmierzające do przywrócenia bezpieczeństwa w Strefie Dziecięcej, co może wiązać się z upomnieniem lub odizolowaniem dziecka od grupy. Wspomniane dziecko pozostanie pod opieką Wolontariusza, zaś Opiekun zostanie poinformowany o zaistniałym fakcie, oraz poproszony o niezwłoczne odebranie dziecka ze Strefy Dziecięcej.
- Wszelkie kwestie nieopisane w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane na podstawie Regulaminu Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2023. Jeżeli ww. Regulamin ich nie uwzględnia, osobami decydującymi są Dyrektorzy Festiwalu.
FORMULARZ REJESTRACYJNY UCZESTNIKA POJAWI SIĘ BLIŻEJ TERMINU IMPREZY
.
.
OŚWIADCZENIE W SPRAWIE ZGODY NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH I DOKUMENTACJĘ FOTOGRAFICZNĄ
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych do celów rejestracji uczestnika (dziecka) do udziału i przebywania na terenie Strefy Dziecięcej.
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era z siedzibą w Poznaniu (61-131) przy ul. Kaliskiej 22a/23, zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000207209. Poniżej znajdą Państwo wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy oraz w celu jej należytego wykonania.
2. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu rejestracji dzieci w Strefie Dziecięcej, a także kontaktu z Państwem w razie takiej potrzeby oraz w celu rozpatrzenia ewentualnych reklamacji czy dochodzenia roszczeń. Zakres zbieranych danych to: imię i nazwisko, wiek oraz data wejścia Dziecka, jak również imiona i nazwiska Opiekunów wraz z ich numerami kontaktowymi.
3. Nie przetwarzamy danych osobowych.
4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla zrealizowania celów, dla których zostały zebrane oraz pod warunkiem zachowania aktualności obowiązujących podstaw prawnych, bądź gdy pojawiła się nowa podstawa, w szczególności przepis prawa lub konieczność realizacji roszczeń w postępowaniu sądowym. Oznacza to również, że dane osobowe mogą być przechowywane po zrealizowaniu umowy przez okres wymagany w odrębnych przepisach, np. do celów podatkowych lub księgowych.
5. Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwia jednak realizację rejestracji dziecka, a tym samym korzystanie ze Strefy Dziecięcej. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym partnerom w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji umowy.
6. Podstawą przetwarzania jest zawarta umowa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz prawnie uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
7. Nie przekazujemy danych osobowych poza granice kraju ani do organizacji międzynarodowych.
8. Dane będą przechowywane wyłącznie podczas trwania Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2023 w terminach od 16 – 18 czerwca 2023. Administrator usunie dane niezwłocznie po zakończeniu Festiwalu jednakże nie później niż po 10 kolejnych dniach od zakończenia.
9. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) , gdy uzna, iż przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) lub inne przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.
10. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do profilowania i wydawania zautomatyzowanych decyzji.
11. Administrator nie prowadzi działań zautomatyzowanego przetwarzania danych ani profilowania. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: [email protected]