Przeskocz do treści
Instagram Twitter Facebook Search Arrow right YouTube Sign In Sign Out Register User Print Arrow left Logo Pyrkon Logo Pyrkon
Strona główna » Regulamin Fantasium Suburbium

Regulamin Fantasium Suburbium

Regulamin zgłaszania i organizowania wiosek tematycznych w strefie (bloku) Fantasium Suburbium w czasie Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2020.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Każda osoba lub podmiot zgłaszający wioskę tematyczną akceptuje niniejszy regulamin i zobowiązuje się jednocześnie przestrzegać warunków niniejszego regulaminu.

1.2. Poniższy regulamin funkcjonuje wspólnie z regulaminem ogólnym Festiwalu Fantastyki Pyrkon.

2. Definicje

2.1. Strefa (blok) Fantasium Suburbium – strefa programu halowego, w której prezentowane są wioski tematyczne oraz atrakcje na arenie widowiskowej podczas Festiwalu Fantastyki Pyrkon w dniach 08-10.05.2020.

2.2. Wioska tematyczna – scenografia, rekwizyty i atrakcje prezentowane na określonym wcześniej terenie, ustalone wcześniej na drodze komunikacji mailowej, telefonicznej i ustnej. Wszystkie jej elementy muszą być wcześniej uzgodnione z organizatorem.

2.3. Koordynator wioski – osoba lub podmiot odpowiedzialny za kontakt z organizatorem oraz wywiązanie się z ustaleń i umowy.

2.4. Członek wioski – osoba biorąca udział we współtworzeniu wioski tematycznej.

2.5. Twórca – koordynator wioski lub jej członek.

2.6. Pawilon 7A – pawilon na Międzynarodowych Targach Poznańskich, miejsce prezentowania wiosek tematycznych.

2.7. Stoisko – Wyznaczone przez organizatora miejsce o powierzchni i wyposażeniu zgodnym z zawartą umową, odpowiednio oznaczone na mapie pawilonu.

2.8. Organizator Fantasium Suburbium – osoba wyznaczona do opieki nad strefą Fantasium Suburbium, z którą Twórcy kontaktują się przed, podczas i po Festiwalu w sprawie organizowania wiosek tematycznych. Podczas trwania Festiwalu nosi fioletową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach.

2.9. Przegżdacz Fantasium Suburbium – osoba wyznaczona do pomocy organizatorowi Fantasium Suburbium. Podczas trwania Festiwalu nosi pomarańczową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach. Wspiera organizatora, a w sytuacji losowej może go również zastąpić. Do jego obowiązków NIE należy wykonywanie zadań zleconych przez twórców wiosek.

2.10. Gżdacz Fantasium Suburbium – wolontariusz, który pomaga w strefie Fantasium Suburbium i dba o jej poprawne funkcjonowanie. Podobnie jak u przegżdacza do jego obowiązków nie należy wykonywanie zadań zleconych przez twórców wiosek.

3. Zbieranie zgłoszeń oraz ich selekcja

3.1. Sposobem zgłoszenia wioski tematycznej jest wypełnienie formularza lub (w wyjątkowych i omówionych sytuacjach) przesłanie wymaganych danych bezpośrednio do organizatora na adres mateusz.mazurowski@pyrkon.pl.

3.2. Formularz zgłoszeniowy wiosek tematycznych jest dostępny pod adresem: https://airtable.com/shrO5p06ODxiobmZq

Formularz zgłoszeniowy zawiera poniższe dane:

  • adres e-mail do koordynatora
  • nazwa wioski
  • dokładny opis stoiska
  • dodatkowe wydarzenia i atrakcje, które będą miały miejsce na stoisku
  • fanpage lub strona internetowa, pozwalająca na zapoznanie się z twórczością danej inicjatywy
  • projekt stoiska w formie rysunku

Dane osobowe zgłoszonych mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadające odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (Privacy Shield). O takich przypadkach zgłaszający się zostaną odpowiednio poinformowani.

3.3. Organizator ma prawo do odmowy zgłoszonego zapotrzebowania.

3.4. Dokonując selekcji zgłoszeń, organizator strefy kieruje się poniższymi kryteriami:

  • nowatorstwo – mile widziane są inicjatywy, które chcą się zaprezentować po raz pierwszy. Organizator dołoży wszelkich starań, by pomóc w zorganizowaniu danej wioski niezależnie od stopnia doświadczenia twórcy,
  • rozwój – inicjatywy, które pojawiły się w zeszłych latach nie mogą osiąść na laurach i ograniczyć się tylko do prezentacji atrakcji z poprzednich edycji Pyrkonu,
  • różnorodność – atrakcje wyróżniające się na tle innych będą chętniej przyjmowane,
  • atrakcyjność – zależy nam przede wszystkim na jak najsprawniejszym wciągnięciu osób przechodzących obok wiosek do Waszego świata.

3.5. Organizator ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie Twórcami.

4. Umowa dotycząca organizacji Wioski

4.1. Z każdym koordynatorem podpisywana jest umowa. Umowa dotyczy wioski, atrakcji, terenu i warunków zagospodarowania go, wypożyczonych sprzętów od organizatora i zasad, które należy przestrzegać w strefie.

4.2. Koordynator po podpisaniu umowy jest zobowiązany do przestrzegania postanowień w niej zawartych oraz w niniejszym regulaminie strefy. Co więcej, odpowiedzialny jest za dopilnowanie, by członkowie wioski, za którą jest odpowiedzialny, również go przestrzegali.

4.3. Dane potrzebne do skonstruowania umowy są zbierane poprzez e-mail organizatora. Wszystkie umowy oraz dane zebrane w ten sposób są trzymane na dysku Pyrkonu.

5. Ogólne informacje dla koordynatorów Wiosek

5.1. Na terenie wiosek, jak i w całym pawilonie 7A, zabronione jest prowadzenie jakiejkolwiek sprzedaży.

5.2. Na terenie wioski w godzinach 08:00 – 22:00 znajdować musi się minimum połowa zgłoszonych członków. Odstępstwa od tej zasady muszą być konsultowane z organizatorem Fantasium Suburbium.

5.3. Koordynator i członkowie wioski są odpowiedzialni za porządek i czystość na stoisku

5.4. Organizatorzy Pyrkonu nie oferują noclegów poza halą, jedzenia oraz koszulek dla koordynatorów czy członków wioski.

5.5. Jeśli koordynator wypożycza zabudowę od organizatora, jest odpowiedzialny za utrzymanie jej w stanie niepogorszonym. Koordynator odpowiada za uszkodzenia będące skutkiem działania osób trzecich.

5.6. W przypadku zniszczenia wypożyczonego sprzętu Twórca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie organizatora.

5.7. Twórca nie może wykorzystywać gżdaczy Fantasium Suburbium lub innych wolontariuszy Pyrkonu do własnych celów, np. przenoszenia swoich eksponatów lub pilnowania stoiska. Wszelkie potrzeby tego typu powinny być zgłaszane przez koordynatora bezpośrednio do organizatora Fantasium Suburbium.

6. Magazyn oraz odbieranie stoisk i zabudowy przed trwaniem festiwalu

6.1. Twórca nie może samowolnie zmniejszać lub powiększać powierzchni swojego stoiska. Zabronione jest przesuwanie taśmy na podłodze, która wyznacza wielkość stoiska.

6.2. Twórca nie może pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów od sąsiadów i z innych hal bez porozumienia się z organizatorem.

6.3. Kiedy koordynator po raz pierwszy przybędzie na teren festiwalu, organizator lub przegżdacz wskaże mu jego stoisko na hali.

6.4. Twórca ma możliwość wjechania samochodem na halę jedynie w środę i czwartek przed rozpoczęciem Festiwalu oraz w niedzielę po jego zakończeniu, każdorazowo po uzyskaniu zgody organizatora strefy.

6.5. Twórca jest zobowiązany do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu i regulaminu wjazdówek.

7. Ogólne informacje dla uczestników

7.1. Na terenie całej strefy Fantasium Suburbium obowiązuje zakaz picia alkoholu, palenia papierosów (również elektronicznych) oraz zażywania substancji odurzających.

7.2. Nie należy zaśmiecać strefy. Kosze na odpady znajdują się w wyznaczonych miejscach.

7.3. Prezentowane wioski muszą być dostosowane do wieku nastoletnich uczestników Pyrkonu. Elementy scenografii lub eksponaty zawierające treści niestosowne dla osób poniżej 18 lat, zwłaszcza o charakterze nieprzyzwoitym bądź drastycznym, nie mogą być prezentowane w wioskach.

7.4. Każda próba kradzieży i/lub niszczenia eksponatów będzie zgłaszana odpowiednim służbom.

7.5. Strefa jest monitorowana przez członków służb porządkowych oraz profesjonalną firmę ochroniarską.

7.6. Strefa Fantasium Suburbium jest udostępniana odwiedzającym w piątek 8 maja 2020 roku od godziny 10:00 do niedzieli 10 maja 2019 do godziny 18:00. Hala nie jest zamykana na noc.

7.7. Uczestnicy przebywający w strefie są zobowiązani do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu.

8. Harmonogram

8.1. Organizator strefy odpowiada na zgłoszenia w ciągu dwóch tygodni od ich wypełnienia. Ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie inicjatywami.

8.2. Organizator strefy weryfikuje zgłoszenia na bieżąco.

8.3. Koordynator ma czas do 31 stycznia 2020 roku na wypełnienie formularza zgłoszeniowego lub wysłania zgłoszenia na e-mail organizatora strefy. Zgłoszenia wysłane po tym terminie nie będą przyjmowane.

8.4. Koordynator jest zobowiązany do przesłania podpisanej umowy do 31 marca 2020 roku na adres korespondencyjny siedziby Stowarzyszenia “Druga Era” (Słowackiego 13/116, 60-822 Poznań). O dacie przesłania decyduje stempel pocztowy. Przesłanie umowy po terminie może skutkować nieprzyjęciem wioski tematycznej do strefy Fantasium Suburbium, w tym zakresie decyzja należy do Organizatora.

8.5. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon jest zobowiązany do przesłania na adres koordynatora podpisanej umowy, identyfikatorów i wjazdówek do 30 kwietnia 2020 roku.

8.6. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon zobowiązuje się do udostępnienia Twórcom miejsca na hali w środę 6 maja 2020 roku i czwartek 7 maja 2020 roku w określonych wcześniej godzinach, by umożliwić montowanie elementów wiosek.

8.7. Koordynator jest zobowiązany do przygotowania wioski tematycznej w pełni i do udostępnienia jej zwiedzającym do piątku 8 maja 2020 roku do godziny 10:00.

8.8.Strefa Fantasium Suburbium jest udostępniana odwiedzającym w piątek 8 maja 2020 roku od godziny 10:00 do 10 maja 2020 roku do godziny 18:00.

8.9. Twórcy mogą przystąpić do demontażu najwcześniej w niedzielę 10 maja 2020 roku od godziny 18:00. Wszelkie odstępstwa od tej zasady muszą być wcześniej ustalone z organizatorem Fantasium Suburbium i przyjęcie ich nie jest gwarantowane. Wioska musi zostać zdemontowana, a jej części usunięte z miejsca ekspozycji do godziny 22:00. Twórca jest zobowiązany do pozostawienia swojego stoiska w stanie uporządkowanym.

8.10. Twórca jest zobowiązany do przekazania faktur Stowarzyszeniu “Klub Fantastyki Druga Era” w terminie 10 dni kalendarzowych od zakończenia festiwalu.