Regulamin Strefy Fantastycznych Inicjatyw 2022

Niniejszy Regulamin Strefy Fantastycznych Inicjatyw, zwanej dalej SFI lub Strefą , reguluje zasady działania tej strefy na Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2022. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem obowiązuje Regulamin Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2022. Stosowane poniżej definicje są spójne z definicjami wyjaśnionymi w regulaminie głównym.
SFI jest przestrzenią, której celem jest umożliwienie ugrupowaniom związanym z fantastyką (zwanymi dalej Grupami) promocji prowadzonych przez nie działań.
Podstawą przyjęcia zgłoszenia Grupy jest bezpośredni kontakt mailowy z organizatorem SFI (zwanym dalej Organizatorem), który może zostać zainicjowany poprzez wypełnienie formularza na stronie internetowej Pyrkonu. Organizator zastrzega sobie prawo do przyjęcia tylko wybranych zgłoszeń. Na decyzję o przyjęciu Grupy wpływa:
- Zgodność działalności grupy z profilem działalności Pyrkonu;
- Przedstawienie planu atrakcji, wydarzeń i/lub stoiska, które Grupa chciałaby zorganizować w ramach SFI;
- Poinformowanie Organizatora o zapotrzebowaniach Grupy i ustalenie możliwości zapewnienia ich przez Organizatora, w szczególności na stoły, krzesła, zabudowę oraz przyłącza elektryczne;
Grupie, której zgłoszenie zostało przyjęte, przysługują wejściówki dla osób organizujących stoisko, atrakcje lub wydarzenia, w liczbie ustalonej z Organizatorem. Liczba ta jest wyliczana na podstawie ilości i wielkości atrakcji i wydarzeń organizowanych przez Grupę.
Grupie, której zgłoszenie zostało przyjęte, zostaną przydzielone miejsca, w których powinno zostać rozstawione jej stoisko lub w których powinny zostać zorganizowane tworzone przez Grupę wydarzenia i atrakcje.
Grupa zobowiązuje się do zapewnienia atrakcji, wydarzeń i stoiska w zakresie i koncepcie ustalonym z Organizatorem.
Grupa wystawiająca stoisko w ramach Strefy zobowiązuje się, że stoisko będzie otwarte minimum 10 godzin w piątek, 12 godzin w sobotę i 8 godzin w niedzielę (w granicach czasu trwania Festiwalu). Otwarte stoisko to stoisko w pełni rozłożone (zgodnie z jego konceptem ustalonym z Organizatorem), przy którym przebywa co najmniej jedna osoba z Grupy gotowa odpowiedzieć na pytania zainteresowanych osób dotyczące Grupy.
Grupa wystawiająca stoisko w ramach Strefy może dodatkowo zobowiązać się do zapewnienia otwarcia stoiska przez:
- 12 godzin w piątek, 16 godzin w sobotę i 10 godzin w niedzielę (w granicach czasu trwania Festiwalu) – na co Grupa otrzyma dodatkową wejściówkę;
  Albo
- Cały czas trwania Festiwalu (od godziny 12:00 w piątek, do godziny 17:00 w niedzielę) – na co Grupa otrzyma 2 dodatkowe wejściówki.
Warunkiem umieszczenia informacji o Grupie na stronie internetowej Pyrkonu oraz w social media jest przesłanie wszystkich niezbędnych danych wskazanych w formularzu (adres strony www Grupy, opis Grupy oraz logotyp o wymiarach 300 px szerokości x 250 px wysokości formacie .jpg, z 72 DPI i maksymalnej wadze 150 kB). Organizator zastrzega sobie prawo do opublikowania informacji jedynie o wybranych grupach.
Grupa, której zgłoszenie zostało przyjęte, zobowiązuje się przesłać opis swojej inicjatywy o długości do 1000 znaków ze spacjami na adres [email protected] do dnia 30 kwietnia. W przypadku niedostarczenia opisu w wyznaczonym terminie, informacja o Grupie może nie zostać zamieszczona w programie Festiwalowym.
Grupa zobowiązuje się nie zakłócać działania innych stoisk, wydarzeń i atrakcji, w szczególności poprzez zbyt głośne dźwięki dobiegające do stoiska.
Grupy starają się polubownie i z wzajemnym szacunkiem rozwiązać konflikty, w szczególności wynikające z zakłócania działania innych stoisk przez Grupę lub działania stoiska Grupy przez inne. Jeżeli dojście do porozumienia nie wydaje się możliwe, Grupy zwracają się o pomoc do Organizatora i zobowiązują się dostosować się do jego werdyktu.
Grupa zobowiązuje się nie używać na stoisku przyłączy prądu w innych celach, niż tych ustalonych i zatwierdzonych przez Organizatora.
Grupa odpowiedzialna jest za porządek i reprezentacyjny wygląd stoiska.
Zabroniony jest jakikolwiek handel w ramach stoiska.
Zabronione jest rozdawanie ulotek poza stoiskiem. W przypadku Grup, które nie posiadają stoiska, dozwolone jest rozdawanie ulotek tylko w miejscu i czasie organizowanej przez grupę atrakcji lub wydarzenia, jeżeli Organizator wyraził na to bezpośrednią zgodę.
Zabroniona jest sprzedaż lub nieodpłatne wydawanie jedzenia przez Grupy, za wyjątkiem fabrycznie zapakowanych przekąsek.
Osoby, które w danym momencie obsługują stoisko, atrakcję lub wydarzenie organizowane przez Grupę nie mogą znajdować się pod wpływem alkoholu lub innych substancji odurzających pod rygorem usunięcia z terenu Festiwalu
Grupy zobowiązują się informować telefonicznie Organizatora Strefy Fantastycznych Inicjatyw o nagłych sytuacjach i zdarzeniach w trakcie Festiwalu, które mogą mieć wpływ na działanie SFI, zakłócać przebieg Pyrkonu, a w szczególności gdy mogą one stanowić niebezpieczeństwo.
Grupy zobowiązują się do stosowania się do poleceń hall mastera, organizatorów oraz wolontariuszy.
Organizator nie zapewnia Grupie miejsca noclegowego, wyżywienia, koszulek ani gadżetów.
Członkowie Grupy mają możliwość noclegu na stoisku w celu pilnowania go.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Aktualne brzmienie regulaminu jest dostępne na stronie internetowej Pyrkonu.
Grupa zobowiązuje się do wysłania kopii umowy podpisanej podpisem kwalifikowanym lub epuap na email [email protected], albo 3 kopii podpisanej umowy pocztą na adres Słowackiego 13/116, 60-822 Poznań w ciągu 2 tygodni od otrzymania dokumentu drogą elektroniczną.
Opłata za wystawienie Grupy w ramach SFI wynosi 2000 zł. Grupa, której zgłoszenie zostało przyjęte, zobowiązuje się uiścić opłatę do 45 dni po zakończeniu czasu trwania Festiwalu.
Powyższa opłata może zostać zmniejszona o maksymalnie 100% jej wartości, jeżeli Grupa wywiąże się ze wszystkich postanowień zawartej umowy. O zmniejszeniu kwoty Opłaty decyduje Organizator, a Grupa zostanie poinformowana o ostatecznej kwocie Opłaty w ciągu 15 dni od zakończenia czasu trwania Festiwalu.
Wydarzenia i atrakcje tworzone przez Grupę mogą być promowane podczas Festiwalu poprzez wywieszenie ogłoszenia na przeznaczonej do tego Tablicy. Ogłoszenia wywiesza tylko Organizator lub osoby przez niego wyznaczone. Warunkiem wywieszenia ogłoszenia jest zgoda Organizatora oraz przygotowanie wzoru ogłoszenia przez Grupę i dostarczenie go przed rozpoczęciem Festiwalu.