REGULAMIN ZGŁASZANIA I PRZEPROWADZANIA PUNKTÓW PROGRAMU PYRKON 2025

1. ORGANIZACJA PUNKTU PROGRAMU:

a) Organizatorem Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2025 (dalej: „Festiwal”), który odbędzie się w Poznaniu w dniach 13-15 czerwca 2025 r. jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki DRUGA ERA, z siedzibą przy ul. Kaliskiej 22A/23, 61-131 Poznań, (dalej: „Organizator”). Organizatora Festiwalu reprezentują w szczególności Organizatorzy Stef Programowych, Dyrektorzy Festiwalu i pozostali wolontariusze (organizatorzy, gżdacze, współpraca) wykonujący swoje zadania i obowiązki w ramach Festiwalu.

b) Punkty Programu (dalej: „Program”) to atrakcje Festiwalu Pyrkon 2025 takie jak: wykłady, prelekcje, panele, konkursy, pokazy, warsztaty dostępne dla uczestników w ramach zakupionego biletu na Festiwal.

c) Prelegent to osoba lub grupa osób przygotowujących i prowadzących punkt programu (dalej: „Prowadzący”).

d) Sala jest rozumiana jako miejsce, w którym odbywa się punkt programu zarówno na terenie pawilonów jak i w terenie otwartym w obrębie Festiwalu.

e) Program jest przeprowadzany tylko i wyłącznie na terenie i podczas trwania Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2025 po potwierdzeniu przez Organizatora.

2. ZASADY WSPÓŁPRACY Z PROWADZĄCYM:

a) Zgłoszenie Programu odbywa się poprzez wypełnienie formularza na stronie internetowej Festiwalu.

b) Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszonego punktu programu w dowolnym terminie przed dniem publikacji programu bez podania przyczyny.

c) Zgłaszający jest zobowiązany udzielić Organizatorowi niezbędnych informacji dotyczących punktu programu w wyznaczonym terminie, w tym na prośbę Organizatora do przesłania w ciągu 2 tygodni materiałów audio lub wideo, jeśli Program zostanie wstępnie zaakceptowany.

d) W wypadku zaakceptowania Programu prowadzącym przysługuje 50% zniżki na zakup w kasie biletu trzydniowego za każdą pełną godzinę programu do podziału na wszystkich prowadzących dany punkt programu. Nie przewiduje się zniżek na bilety jednodniowe i ulgowe. Zniżki mogą się sumować aż do poziomu 100%.

e) Prowadzący jest zobowiązany odebrać bezpłatnie lub częściowo odpłatnie uzyskaną akredytację w wyznaczonej kasie podając dane zgodne z tymi podanymi w formularzu.

• Prowadzący zostaną poinformowani, mailowo lub telefonicznie, w której kasie mają odebrać akredytację przed otwarciem kas.
• W przypadku odebrania akredytacji w innej kasie niż wyznaczona Organizator nie odpowiada za dodatkowe koszta poniesione przez prowadzącego.

f) Organizator spośród zgłaszających wybiera również prowadzących rezerwowych, którzy są zobowiązani do przygotowania przyjętych na listę rezerwową prelekcji (dalej: Rezerwowi). Zgłaszający ma prawo odmówić przyjęcia na listę rezerwową.

g) Osobom z listy rezerwowej przysługują takie same zniżki jak prowadzącym ze względu na czas potrzebny do przygotowania Programu. Jednocześnie, jeśli rezerwowy prowadzący odmówi prowadzenia Programu po nadaniu zniżek – zostaną one anulowane.

h) Organizator ma prawo poprosić o zwrot poniesionych kosztów związanych z Programem lub o zwrot kosztów akredytacji, jeśli prowadzący lub rezerwowy prowadzący nie wywiążą się z przygotowania Programu.

i) O przyjęciu punktu programu, w terminie do tygodnia przed publikacją Programu, prowadzący zostanie poinformowany mailowo lub telefonicznie.

j) Ewentualne zwroty kosztów zapewnione przez organizatora na podstawie ustalonych indywidualnie warunków, są możliwe na podstawie dostarczenia właściwych dokumentów w terminie do 14 dni od dostarczenia dokumentów. Dokumenty mogą być dostarczone nie później niż do 30.06.2025 r. O tym, jakie dokumenty są niezbędne do uzyskania zwrotu prowadzący zostanie poinformowany drogą mailową.

k) Program zostanie opublikowany około 7 maja 2025 r.

3. ODBYWANIE SIĘ PUNKTÓW PROGRAMU:

a) W Programie mogą brać udział Uczestnicy Festiwalu, za wyjątkiem osób wykluczonych przez Organizatora Festiwalu.

b) Prowadzący ma prawo do wprowadzenia na swój punkt programu 2 osób poza kolejnością.

c) Prowadzący ma obowiązek pojawienia się przed wyznaczoną salą do 10 minut przed rozpoczęciem punktu programu. Zasada ta dotyczy również ewentualnych osób towarzyszących, wymienionych w punkcie b.

d) Tematyka punktów programu nie może ranić ani obrażać nikogo ze względu na: orientację seksualną, płeć, przynależność narodową, etniczną, rasową, polityczną, wyznaniową lub bezwyznaniowość.

e) Program nie może propagować ustroju totalitarnego i nawoływać do nienawiści.

f) Tematyka programu nie może zawierać treści przeznaczonych dla osób pełnoletnich, chyba, że Prowadzący zastrzegł taką informację wcześniej w opisie punktu programu zawartym w formularzu i Organizator Festiwalu zgodził się na taką treść w programie przed jego przyjęciem.

g) Program nie może przekroczyć wcześniej określonego czasu i prowadzący ma obowiązek stosować się do zaleceń organizatora oraz gżdaczy salowych w wypadku prośby o zakończenie programu. Standardowy czas prelekcji (tzw. “godzina programowa”) składa się z 45 minut prelekcji, 5 minut na pytania i 10 minut na wymianę publiczności w sali.

h) Prowadzący zobowiązuje się do bezwzględnego zachowania trzeźwości podczas prowadzenia programu.

i) prowadzący zobowiązuje się do oddania sali po przeprowadzonym punkcie programu w stanie zastanym lub do poinformowania organizatora o ewentualnych problemach.

j) Prowadzący zobowiązuje się do potwierdzenia osobiście gotowości przeprowadzenia programu u Organizatora Festiwalu najpóźniej na godzinę przed planowanym terminem.

k) W przypadku gdy Prowadzący nie potwierdzi gotowości do przeprowadzenia programu, Organizator Festiwalu zastrzega sobie prawo do próby uzyskania takiego potwierdzenia drogą bezpośredniego kontaktu telefonicznego z Prowadzącym.

l) W przypadku niemożności uzyskania potwierdzenia gotowości Prowadzącego do przeprowadzenia programu w czasie do jednej godziny przed planowanym czasem startu, Organizator Festiwalu ma prawo odwołać ten punkt programu i w jego miejsce wstawić inny, uznając że Prowadzący zrezygnował z: przeprowadzenia i z przysługującej z tego tytułu zniżki dla Prowadzących.

m) Samodzielna rejestracja punktów programu w formie cyfrowej i analogowej (zarówno obrazu jak i dźwięku) odbywać się może na wyłączny użytek prowadzącego punkt programu. Każdorazowa publikacja, wykorzystanie nazwy, logotypu oraz innych elementów znaków zastrzeżonych Festiwalu Fantastyki Pyrkon musi być konsultowana z organizatorem strefy w ramach której odbywał się punkt programu.  

n) We wszystkich spornych sytuacjach oraz rzeczach nie zawartych w regulaminie Organizator Festiwalu zastrzega sobie prawo do podjęcia decyzji. Decyzje Organizatora uznaje się za ostateczne.

4. POSTANOWIENIA KOŃCOWE:

a) Złamanie Regulaminu przez Prowadzącego może być podstawą do przerwania programu przez Organizatora Festiwalu lub innego Wolontariusza. W skrajnych przypadkach może być przyczyną wyproszenia Prowadzącego z terenu Festiwalu bez refundacji poniesionych kosztów.