Przeskocz do treści Instagram Twitter Facebook Search Arrow right YouTube Sign In Sign Out Register User Print Arrow left
Strona główna » Zostań Wystawcą!

Zostań Wystawcą!

Aby zostać wystawcą na Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2019, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy dostępny tutaj.

W formularzu należy uzupełnić swoje dane oraz zapotrzebowanie na stoisko. Jednocześnie pragniemy poinformować, że przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z otrzymaniem stoiska.

wystawa pyrkon, kraina wystawców, wystawcy pyrkon, gadżety pyrkon, pyrkon, festiwal fantastyki, konwent, pokemony, planszówki, gry planszowe, martwa zima, charizard, bulbasaur, targi poznańskie, MTP, pluszaki, black monk

Harmonogram zgłoszeń

Zgłoszenia przyjmowane są w trzech turach, zgodnie z poniższym harmonogramem:

  • 27.11-18.12.2018 – I tura zgłoszeń
  • 19.12-09.01.2019 – rozpatrzenie zgłoszeń; poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie.

Po dokonaniu rezerwacji skontaktuje się z Państwem opiekun wystawcy, który zajmie się ustaleniem dalszych warunków współpracy. Zgłoszenia wystawców, którzy trafią na listę rezerwowych, zostaną automatycznie przeniesione do drugiej tury zgłoszeń. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego rozpatrzenia wybranych zgłoszeń.

  • 19.12-09.01.2019 – II tura zgłoszeń
  • 09.01.2019-30.01.2019 – rozpatrzenie zgłoszeń; poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie

Zgłoszenia wystawców, którzy trafią na listę rezerwowych, zostaną automatycznie przeniesione do trzeciej tury zgłoszeń.

  • 09.01.2019-10.02.2018 – III tura zgłoszeń
  • 11.02-28.02 – rozpatrzenie zgłoszeń; poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie

Wystawcy, którzy trafią na listę rezerwowych po III turze zgłoszeń, mają możliwość otrzymania rezerwacji w przypadku rezygnacji innego wystawcy. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego rozpatrzenia wybranych zgłoszeń.

Zapotrzebowanie na przyłącza prądu, wyposażenie czy elementy niestandardowe należy zgłosić do 28.02.2019. Po tym terminie koszty zamówionych elementów wzrastają o 15%.

Opiekun wystawcy

W terminie wskazanym w harmonogramie skontaktuje się z Państwem Organizator, który zostanie Państwa opiekunem – to z nim należy uzgodnić wszystkie szczegóły dotyczące wielkości i umiejscowienia stoiska, jego ceny oraz wszystkie dodatkowe pomysły, którymi chcieliby Państwo wzbogacić swoje stoisko i nasz Festiwal.

Rezerwacja miejsc

W zależności od wybranego typu stoiska, przewidujemy dwa sposoby rezerwacji miejsc:

  1. w dołączonym do formularza pliku zgłoszeniowym znajduje się mapa hali z wyznaczonymi sektorami. Z pól poniżej mapki należy wybrać trzy sektory zgodnie z preferencjami oraz zaznaczyć typ (w szeregu, narożne itd.) Na tej podstawie Koordynator Pionu przyznaje Państwu miejsce. Informację o zarezerwowanym miejscu otrzymujecie Państwo od swojego opiekuna wystawcy w ciągu trzech tygodni od zamknięcia tury.
  2. po wysłaniu zgłoszenia skontaktuje się z Państwem Organizator (dotyczy stoisk typu mini oraz wystawców Bloku Gier Elektronicznych)

Rezerwacja miejsca uzgodniona z Organizatorem jest ważna 30 dni, jeżeli w tym okresie nie zostanie podpisana umowa między Wystawcą a Pyrkonem, rezerwacja wygasa.

Płatność barterowa

Z opiekunem można również uzgodnić sposób płatności – do 30% kosztów stoiska można pokryć w barterze. Opcja ta dostępna jest wyłącznie dla firm będących płatnikami VAT. Decydując się na tę możliwość Wystawcy muszą zadbać, aby wybrany przez Pyrkon barter w należycie opisanych paczkach został dostarczony na adres siedziby Pyrkonu do podanego przez Organizatora dnia.

Wysyłka umów

Po zakończeniu negocjacji należy wydrukować przedstawioną  przez opiekuna i zaakceptowaną przez obydwie strony umowę i w dwóch  podpisanych egzemplarzach wysłać ją Organizatorowi – zalecamy wybranie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu otrzymują Państwo zarówno potwierdzenie nadania umowy, jak i odebrania jej przez nas. Organizator odsyła jeden podpisany egzemplarz na adres podany w formularzu zgłoszeniowym. Umowy odsyłamy w czwartki, więc powinny dotrzeć do Państwa najpóźniej w kolejną środę po otrzymaniu przez nas podpisanych egzemplarzy. Równocześnie z odesłaniem umowy drogą mailową przesyłamy  fakturę pro forma, którą należy opłacić w podanym na niej terminie (zwykle 14 dni). Wszelkie płatności muszą być dokonane w formie przedpłaty do 05.04.2019 r., nie ma możliwości rozliczenia w trakcie lub po Pyrkonie.

Wejściówki i przyjazd na Pyrkon

Przed Festiwalem wysyłamy Państwu wejściówki pocztą, dzięki temu wystawcy nie muszą stać w kolejkach do kas. Kiedy otrzymujemy potwierdzenie odbioru, wejściówki są oznaczane w naszym systemie jako odebrane i opłacone. Na ich podstawie będą mogli Państwo wejść na teren Festiwalu, dlatego prosimy o zabranie ich ze sobą. Przed samym Festiwalem otrzymają Państwo od nas niezbędnik z wszystkimi najważniejszymi informacjami – godzinami otwarcia hali, wjazdówką, mapkami i numerem kontaktowym do Punktu Obsługi Wystawców.