Przeskocz do treści
Instagram Twitter Facebook Search Arrow right YouTube Sign In Sign Out Register User Print Arrow left Logo Date Slogan PL Slogan EN Discord
Strona główna » Regulamin Wystawców

Regulamin Wystawców

Regulamin Wystawców Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2022

                                                    

   Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2022, zwanego dalej Festiwalem, jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki „Druga Era” w Poznaniu, zwane dalej Organizatorem.
  2. Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które zawarły lub są w trakcie zawierania z Organizatorem umowy o współpracy obejmujące wystawienie stoiska na Festiwalu.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia Opiekuna dla każdego z Wystawców.
  4. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy.

    Stoiska
  5. Jeden Wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Koordynatora Pionu Wystawców, wystawca może wystawić kolejne stoisko na zasadach określonych przez Koordynatora Pionu Wystawców.
  6. Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyny. W takim wypadku Organizator mailowo powiadamia o odmowie potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia ww. umowy nie później niż do 17.04.2022r.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zgłoszonej przez Wystawcę powierzchni bez podania przyczyny.
  8. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Z przyczyn technicznych i organizacyjnych Organizator nie gwarantuje wyznaczenia konkretnej lokalizacji stoiska na hali.
  9. Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nienaruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 776 ze zm.). W razie naruszenia praw, o których mowa wyżej, Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.
  10. Wystawca może handlować na swoim stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
  11. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkty 9, 10 i 12 Regulaminu, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
  12. Zabroniona jest sprzedaż:
    a. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
    b. amunicji do wyżej wymienionych;
    c. shurikenów;
    d. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie – noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
    e. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
    f. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
  13. Ostateczna decyzja odnośnie możliwości sprzedaży na terenie Festiwalu broni lub przedmiotów mogących zostać uznane za niebezpieczne należy do organizatora i służb przez niego wyznaczonych.
  14. Wystawca (w tym pracownik stoiska) zobowiązany jest do zachowania trzeźwości podczas pracy na stoisku. Jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że Wystawca, w tym pracownik stoiska, znajduje się w stanie nietrzeźwości, Organizator zastrzega sobie prawo do zbadania pracownika (Wystawcy) alkomatem. Nietrzeźwy Wystawca (pracownik) zobowiązany jest do opuszczenia stoiska do czasu wytrzeźwienia pod rygorem usunięcia z terenu Festiwalu. Odmówienie przez Wystawcę lub pracownika stoiska poddania się badaniu alkomatem uznaje się za przyznanie się do stawianego mu zarzutu bycia nietrzeźwym.
  15. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
  16. Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Koordynatora Pionu Wystawców.
  17. Wszystkie konstrukcje w obrębie stoiska powinny zostać zgłoszone Organizatorowi przed podpisaniem umowy najpóźniej do dnia 17.05.2022r. Wystawca zobowiązany jest do wypełnienia dokumentacji dla takiej konstrukcji zgodnie z regulaminem technicznym MTP. Dla konstrukcji powyżej 3,5 m wysokości, wszelkie dokumenty muszą być poświadczone przez osobę z uprawnieniami budowlanymi. Niezbędna dokumentacja: Regulamin techniczny MTP oraz Oświadczenie Wykonawcy.
  18. Organizator zastrzega sobie prawo do ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
  19. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
  20. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia hali dla uczestników. Godziny te przedstawione są w punkcie 59. niniejszego regulaminu.
  21. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
  22. W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą wysokości równowartości 20% kosztów wynajmu stoiska oraz wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.
  23. Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną w wysokości do 100% wartości netto wynikającej z umowy.
  24. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
  25. Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu. W razie rażącego naruszenia w szczególności postanowienia 23 Regulaminu Wystawców przez Współwystawcę, Organizator może odmówić współpracy z takim Współwystawcą przy organizacji kolejnych dwóch edycji Festiwalu.
  26. Wystawca może – w obrębie stoiska bądź oraz w innym miejscu Festiwalu – odtwarzać  publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania bądź zaniechania Wystawcy skutkujące w powyżej wskazanym zakresie naruszeniem praw autorskich osób trzecich.
  27. Wystawcy w Strefie Mini są zobowiązani do korzystania z wyposażenia dostarczonego przez Organizatora (tj. stoły i krzesła). Nie ma możliwości rezygnacji z wyposażenia zawartego w pakiecie.

    Rozliczenie barterowe – Vouchery
  28. Organizator może zaproponować wybranym Wystawcom możliwość rozliczenia barterowego.
  29. Kwota rozliczenia zostanie ustalona indywidualnie z Wystawcą.
  30. Organizator wyda zwycięzcom konkursów Vouchery, które będą mieli prawo wymienić u wskazanego wystawcy na wybrany przez siebie towar.
  31. Wystawca zobowiąże się w umowie do zrealizowania w dniach 17-19.06.2022r. voucherów w ustalonej wcześniej kwocie.
  32. Pojedynczy voucher zostanie wystawiony na konkretną kwotę: 50zł lub 100zł lub 200zł i będzie realizowany przez uczestnika/uczestników u konkretnego Wystawcy, wskazanego na voucherze.
  33. Voucher nie może zostać wymieniony przez uczestnika konkursu na gotówkę ani u Organizatora, ani u Wystawcy.
  34. W przypadku gdy cena towaru jest niższa od wartości voucheru, Wystawca nie wypłaca reszty w gotówce.
  35. W przypadku gdy cena towaru jest wyższa od wartości vouchera, uczestnik musi dopłacić brakującą kwotę gotówką.
  36. Vouchery można zrealizować tylko i wyłącznie podczas trwania festiwalu 17-19 czerwca 2022r. Vouchery które nie zostaną zrealizowane w tych dniach tracą swoją ważność.
  37. Organizator również ma prawo do realizacji vouchera na towar u danego Wystawcy.
  38. Wystawca nie może odmówić realizacji vouchera z nazwą jego stoiska.
  39. Wystawca nie może żądać za towar ceny wyższej niż ta, która obowiązuje na stoisku. Voucher uprawnia do nabycia towaru z uwzględnieniem wszelkich promocji i zniżek, jakie Wystawca oferuje na stoisku.
  40. Voucher pozwala na nabycie każdego dostępnego i wystawionego towaru na stoisku Wystawcy.
  41. W celu weryfikacji liczby zrealizowanych voucherów, w niedzielę (po godz. 16.00) Organizator odbierze od Wystawcy wszystkie zrealizowane przez niego vouchery.

Warunki i terminy wpłat

  1. Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w umowie, jednak nie później niż do dnia 17.05.2022 r. Wystawca rozliczający się za stoisko w towarze zobowiązuje się do jego przekazania w terminie podanym w umowie, nie później jednak niż do dnia 17.06.2022 r. Szczegóły przekazania towaru będą podane Wystawcy na adres e-mailowy podany w umowie.
  2. W przypadku nieterminowego rozliczenia barterowego, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy rozliczenia barterowego i możliwość zmiany sposobu rozliczenia na gotówkowy.
  3. W przypadku odstąpienia przez Wystawcę od umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska opłata za stoisko uiszczona przez Wystawcę zostaje zwrócona:
    w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 01 kwietnia 2022 r.
    w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 01 maja 2022 r.
    w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 17 maja 2022 r.
  4. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa. W przypadku, gdy wystawca odstąpił od umowy przed uiszczeniem ceny za stoisko lub przekazaniem jej równowartości w towarze, zobowiązany jest uiścić kwotę, o której mowa powyżej lub jej równowartość w towarze na zasadach określonych powyżej.
  5. Punktu 44 nie stosuje się, a Organizator zwróci Wystawcy wniesioną opłatę, jeśli są spełnione poniższe warunki łącznie:
    1. Wystawca odstąpił od umowy z powodu konieczności odbycia kwarantanny z uwagi na COVID-19, 
    2. obowiązek odbycia kwarantanny wypadł w terminie Pyrkonu 2021
    3. udokumentował wobec Organizatora fakt konieczności odbycia kwarantanny w sposób nie budzący wątpliwości, 
    4. złożył wobec Organizatora oświadczenie, że nie ma możliwości przekazania prowadzenia stoiska pracownikowi (ewentualnie osobie współpracującej z Wystawcą).
  6. Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
  7. W przypadku odwołania Pyrkonu 2022, Organizator zapewnia automatyczny zwrot opłat uiszczonych przez Wystawców, w terminie:
    1.  180 dni od daty odwołania tego wydarzenia, jeśli odwołanie miało związek z negatywnymi skutkami COVID-19. 
    2. 30 dni od daty odwołania, jeśli odwołanie nastąpiło z innej przyczyny leżącej po stronie Organizatora, zwłaszcza z uwagi na siłę wyższą ( przez siłę wyższą rozumie się zdarzenia zewnętrzne, niezależne od Organizatora i niemożliwe do przewidzenia, takie jak w szczególności: wojna, pożar, epidemie (inne niż COVID-19), powódź, blokady komunikacyjne o charakterze ponadregionalnym, kataklizmy społeczne albo katastrofy budowli lub budynków).
  8. W przypadku zmiany czasu lub miejsca Pyrkonu 2022, Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia żądania zwrotu uiszczonej opłaty za stoisko w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia na stronie internetowej Pyrkonu 2022 informacji o zmianie czasu bądź miejsca Pyrkonu 2022. Brak takiego zgłoszenia oznacza, iż Wystawca wyraża wolę udziału w Pyrkonie 2022 w nowej lokalizacji bądź czasie.
  9. Opłata zostanie zwrócona na rachunek bankowy, z którego została uiszczona, chyba, że Wystawca w zgłoszeniu zwrotu poda inny rachunek bankowy (forma mailowa jest wystarczająca).
  10. Organizator nie zwraca innych kosztów poniesionych przez Wystawcę w związku odwołaniem bądź zmianą czasu lub miejsca Pyrkonu 2022 w przypadku gdy odwołanie, zmiana czasu lub miejsca Pyrkonu następuje z przyczyn niezależnych od Organizatora. 
  11. Zapisy powyższe stosuje się odpowiednio do rozliczeń barterowych, przy czym Organizator zapewnia pokrycie kosztów wysyłki zwrotu barteru.
  12. Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.

    Reklama
  13. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem (za dodatkową opłatą i wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).
  14. Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu, bez zwrotu kosztów.
  15. Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie loga Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.

    Hale wystawiennicze
  16. Halę wystawienniczą (pawilon 5) Organizator zobowiązuje się udostępnić:
    16.06.2022 (czwartek) w godzinach 10:00-21:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko Wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;
    17.06.2022 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;
    18.06.2022 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;
    19.06.2022 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00.
  17. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
  18. W trakcie trwania Festiwalu hala wystawiennicza będzie dostępna dla uczestników Festiwalu:
    17.06.2022 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
    18.06.2022 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
    19.06.2022 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00.
  19. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
  20. Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia hali wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.
  21. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia hali wystawienniczej.
  22. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.
  23. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań przed otwarciem hali dla uczestników.
  24. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla uczestników.

    Wejściówki i wjazd na teren MTP
  25. Wystawca otrzyma dokument uprawniający do wjazdu na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich. Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc parkingowych.
  26. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich.
  27. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zasad dotyczących parkowania, wyznaczonych przez Organizatora (wskazanych na tzw. wjazdówkach udostępnianych wraz z identyfikatorami). Pojazdy pozostawione w niedozwolonych miejscach podlegać będą odholowaniu na koszt Wystawcy.
  28. Wejściówka (identyfikator) „Wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. Identyfikator „Wystawca” uprawnia do korzystania z atrakcji Festiwalu.
  29. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby wejściówek dopuszczalnych dla danego stoiska.

    Przesyłki
  30. Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
  31. Przesyłki należy przesyłać na adres:
    W terminie doręczenia do 10.06.2022 r.
    Pyrkon – Klub Fantastyki „Druga Era”
    Słowackiego 13/116
    60-822 Poznań
  32. W terminie doręczenia od 14.06.2022 r.
    Pyrkon pawilon 5
    Międzynarodowe Targi Poznańskie
    Głogowska 14
    60-734 Poznań
  33. Przesyłki wielkogabarytowe, w tym przesyłki na paletach, jeśli nie ustalono inaczej, należy przesyłać bezpośrednio na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich w terminie doręczenia od 14.06.2022 r.
  34. Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki na druku, którego wzór zostanie przesłany przez Organizatora drogą mailową. Za paczki nieopisane lub opisane niezgodnie ze wzorem Organizator nie odpowiada. Plik do pobrania: ETYKIETA
  35. O przesyłkach kierowanych na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich należy informować Organizatora drogą mailową (poprzez kontakt z wyznaczonym Opiekunem).
  36. Wszystkie paczki po zakończeniu Festiwalu muszą zostać odebrane przez zamówionych kurierów w poniedziałek 20.06.2022 r. do godziny 14:00. Organizator nie pośredniczy w zamówieniu usług kurierskich. Wszystkie przesyłki (w tym wielkogabarytowe), które mają zostać wysłane z Międzynarodowych Targów Poznańskich w poniedziałek, muszą w niedzielę do 20:00 znaleźć się w magazynie paczek, w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.

    Inne
  37. Goście Festiwalu mogą rozdawać autografy w wyznaczonym przez organizatora Kąciku Autografów. Nie ma możliwości udzielania autografów na stoiskach sprzedażowych. Organizator zastrzega sobie możliwość wyrażenia zgody na udzielanie autografów na stoisku w szczególnych przypadkach, i tylko wtedy, kiedy nie zagraża to bezpieczeństwu na hali.
  38. Wolontariusze Festiwalu nie pomagają Wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.

    Postanowienia końcowe
  39. Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 01.06.2022 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.