Festiwal Fantastyki 14.06.2024 Poznań
pl
Mapa Program Kup bilet

Strona główna » Regulamin Wystawców

Regulamin Wystawców

Regulamin Wystawców Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2024

                                                    

   Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2024, zwanego dalej Festiwalem, jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki „Druga Era” w Poznaniu, zwane dalej Organizatorem.
  2. Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które zawarły lub są w trakcie zawierania z Organizatorem umowy o współpracy obejmujące wystawienie stoiska na Festiwalu.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia Opiekuna dla każdego z Wystawców.
  4. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy.

    Stoiska
  5. Jeden Wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Koordynatora Pionu Wystawców, wystawca może wystawić kolejne stoisko na zasadach określonych przez Koordynatora Pionu Wystawców.
  6. Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyny. W takim wypadku Organizator mailowo powiadomi o odmowie potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia ww. umowy nie później niż do 14.04.2024r.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zgłoszonej przez Wystawcę powierzchni bez podania przyczyny.
  8. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Z przyczyn technicznych i organizacyjnych Organizator nie gwarantuje wyznaczenia konkretnej lokalizacji stoiska na hali.
  9. Wystawca nie ma prawa umieszczać żadnych elementów stoiska bądź przedmiotów ruchomych związanych tematycznie ze stoiskiem poza powierzchnią, do której korzystania jest uprawniony zgodnie z umową o współpracy.
  10. Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nienaruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 776 ze zm.) Wystawca zobowiązany jest przy zawarciu umowy dołączyć oświadczenie, wg wzoru określonego w Załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu. Naruszenie niniejszego punktu Regulaminu bądź złożenie nieprawdziwego oświadczenia będzie uznane za nienależyte wykonanie umowy pod rygorem obciążenia wystawcy karą umowną. 
  11. Wystawca może handlować na swoim stoisku bądź świadczyć na nim usługi wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy, ani za usługi wykonywane przez Wystawcę na tym stoisku (np. usługi wykonania tatuażu). Wystawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za wszelkie roszczenia swoich nabywców lub usługobiorców i pokryje wszelkie szkody w tym zakresie. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
  12. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkty 9, 10 i 13 Regulaminu, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
  13. Zabroniona jest sprzedaż:
    a. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
    b. amunicji do wyżej wymienionych;
    c. shurikenów;
    d. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie – noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
    e. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
    f. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
  14. Ostateczna decyzja odnośnie możliwości sprzedaży na terenie Festiwalu broni lub przedmiotów mogących zostać uznane za niebezpieczne należy do Koordynatora Pionu Wystawców i służb przez niego wyznaczonych.
  15. Wystawca (w tym pracownik stoiska) zobowiązany jest do zachowania trzeźwości podczas pracy na stoisku. Jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że Wystawca, w tym pracownik stoiska, znajduje się w stanie nietrzeźwości, Organizator zastrzega sobie prawo do zbadania pracownika (Wystawcy) alkomatem. Nietrzeźwy Wystawca (pracownik) zobowiązany jest do opuszczenia stoiska do czasu wytrzeźwienia pod rygorem usunięcia z terenu Festiwalu. Odmówienie przez Wystawcę lub pracownika stoiska poddania się badaniu alkomatem uznaje się za przyznanie się do stawianego mu zarzutu bycia nietrzeźwym.
  16. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
  17. Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Koordynatora Pionu Wystawców.
  18. W przypadku złożenia przez wystawcę zamówienia na zabudowę stoiska, Wystawca ma obowiązek przesłania projektu stoiska (może być to projekt odręczny) maksymalnie do 14.04.2024r roku. Uchybienie temu terminowi przez Wystawcę oznacza, że rezygnuje on z zabudowy stoiska.
  19. Wszystkie konstrukcje w obrębie stoiska powinny zostać zgłoszone Organizatorowi najpóźniej do dnia 12.05.2024r. Wystawca zobowiązany jest do wypełnienia dokumentacji dla takiej konstrukcji zgodnie z regulaminem technicznym MTP. Dla konstrukcji powyżej 3,5 m wysokości, wszelkie dokumenty muszą być poświadczone przez osobę z uprawnieniami budowlanymi. Niezbędna dokumentacja: Regulamin techniczny MTP oraz Oświadczenie Wykonawcy.
  20. Organizator zastrzega sobie prawo do ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
  21. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
  22. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia hali dla uczestników. Godziny te przedstawione są w punkcie 59. niniejszego regulaminu.
  23. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
  24. W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą wysokości równowartości 20% kosztów wynajmu stoiska oraz wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.
  25. Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną.
  26. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
  27. Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu. W razie rażącego naruszenia postanowień Regulaminu Wystawców przez Współwystawcę, Organizator może odmówić współpracy z takim Współwystawcą przy organizacji kolejnych dwóch edycji Festiwalu.
  28. Wystawca może – w obrębie stoiska bądź w innym miejscu Festiwalu – odtwarzać  publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania bądź zaniechania Wystawcy skutkujące w powyżej wskazanym zakresie naruszeniem praw autorskich osób trzecich.
  29. Wystawca ma obowiązek zapewnić, by odtwarzanie utworów muzycznych na stoisku bądź inne realizacja innych aktywności na stoisku odbywały się bez nadmiernego hałasu i uciążliwości dla innych wystawców bądź uczestników Festiwalu, z przepisami Regulaminu MTP w tym zakresie i jest świadomy sankcji za ich  naruszenie.
  30. Wystawcy w Strefie Mini są zobowiązani do korzystania z wyposażenia dostarczonego przez Organizatora (tj. stoły i krzesła). Nie ma możliwości rezygnacji z wyposażenia zawartego w pakiecie.
  31. Organizator ani jego wolontariusze nie są zobowiązani do pomocy w dostawie  towaru na stoisko Wystawcy, do przygotowania stoiska za Wystawcę, bądź do jego zlikwidowania po Festiwalu.

    Rozliczenie barterowe – Vouchery
  32. Organizator może zaproponować wybranym Wystawcom możliwość rozliczenia barterowego.
  33. Kwota rozliczenia zostanie ustalona indywidualnie z Wystawcą.
  34. Organizator wyda zwycięzcom konkursów Vouchery, które będą mieli prawo wymienić u wskazanego wystawcy na wybrany przez siebie towar.
  35. Wystawca zobowiąże się w umowie do zrealizowania w dniach 14-16.06.2024r. voucherów w ustalonej wcześniej kwocie.
  36. Pojedynczy voucher zostanie wystawiony na konkretną kwotę: 20zł lub 50zł lub 100zł lub 200zł i będzie realizowany przez uczestnika/uczestników u konkretnego Wystawcy, wskazanego na voucherze.
  37. Voucher nie może zostać wymieniony przez uczestnika konkursu na gotówkę ani u Organizatora, ani u Wystawcy.
  38. W przypadku gdy cena towaru jest niższa od wartości voucheru, Wystawca nie wypłaca reszty w gotówce.
  39. W przypadku gdy cena towaru jest wyższa od wartości vouchera, uczestnik musi dopłacić brakującą kwotę gotówką.
  40. Vouchery można zrealizować tylko i wyłącznie podczas trwania festiwalu 14-16.06.2024r.. Vouchery które nie zostaną zrealizowane w tych dniach tracą swoją ważność.
  41. Organizator również ma prawo do realizacji vouchera na towar u danego Wystawcy.
  42. Wystawca nie może odmówić realizacji vouchera z nazwą jego stoiska.
  43. Wystawca nie może żądać za towar ceny wyższej niż ta, która obowiązuje na stoisku. Voucher uprawnia do nabycia towaru z uwzględnieniem wszelkich promocji i zniżek, jakie Wystawca oferuje na stoisku.
  44. Voucher pozwala na nabycie każdego dostępnego i wystawionego towaru na stoisku Wystawcy.
  45. W celu weryfikacji liczby zrealizowanych voucherów, w niedzielę (po godz. 16.00) Organizator odbierze od Wystawcy wszystkie zrealizowane przez niego vouchery.

Warunki i terminy wpłat

  1. Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w fakturze, jednak nie później niż do dnia 30.04.2024r. r.
  2. W przypadku odstąpienia przez Wystawcę od umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska opłata za stoisko uiszczona przez Wystawcę zostaje zwrócona:
    w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 01 kwietnia 2024 r.
    w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 15 kwietnia 2024 r.
    w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 1 maja 2024 r.
  3. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa. W przypadku, gdy wystawca odstąpił od umowy przed uiszczeniem opłaty za stoisko, zobowiązany jest uiścić kwotę, o której mowa powyżej na zasadach określonych powyżej.
  4. Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
  5. W przypadku zmiany czasu lub miejsca Pyrkonu 2024, Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia żądania zwrotu uiszczonej opłaty za stoisko w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia na stronie internetowej Pyrkonu 2024 informacji o zmianie czasu bądź miejsca Pyrkonu 2024. Brak takiego zgłoszenia oznacza, iż Wystawca wyraża wolę udziału w Pyrkonie 2024 w nowej lokalizacji bądź czasie.
  6. Opłata zostanie zwrócona na rachunek bankowy, z którego została uiszczona, chyba, że Wystawca w zgłoszeniu zwrotu poda inny rachunek bankowy (forma mailowa jest wystarczająca).
  7. Organizator nie zwraca innych kosztów poniesionych przez Wystawcę w związku odwołaniem bądź zmianą czasu lub miejsca Pyrkonu 2024 w przypadku gdy odwołanie, zmiana czasu lub miejsca Pyrkonu następuje z przyczyn niezależnych od Organizatora. 
  8. Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.

    Reklama
  9. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem (za dodatkową opłatą i wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).
  10. Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem jest zabronione. Niezastosowanie się do powyższego zakazu będzie skutkowało nałożeniem na wystawcę grzywny w wysokości do 10 000zł.
  11. Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie loga Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.

    Hale wystawiennicze
  12. Hale wystawiennicze: pawilon 5 oraz 5A Organizator zobowiązuje się udostępnić:
  • 13.06.2024 (czwartek) w godzinach 10:00-21:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko Wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;
  • 14.06.2024 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  • 15.06.2024 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  • 16.06.2024 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00.

Halę wystawienniczą 7A Organizator zobowiązuje się udostępnić:

  • 13.06.2024 (czwartek) w godzinach 10:00-21:00.
  • 14.06.2024 (piątek) w godzinach od 09:00 do godziny 22:00
  • 15.06.2024 (sobota) w godzinach od 9:00 do godziny 22:00
  • 16.06.2024 (niedziela) w godzinach 9:00 do godziny 20:00
  1. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
  2. W trakcie trwania Festiwalu hale wystawiennicze (pawilon 5 i 5A) będą dostępna dla uczestników Festiwalu:
  • 14.06.2024 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  • 15.06.2024 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  • 16.06.2024 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00

Hala wystawiennicza 7A będzie dostępna dla uczestników Festiwalu:

  • 16.06.2024 (piątek) w godzinach od 12:00 do godziny 21:00
  • 17.06.2024 (sobota) w godzinach od 10:00 do godziny 21:00
  • 18.06.2024 (niedziela) w godzinach 10:00 do godziny 16:00
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
  2. Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia hali wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia hali wystawienniczej.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.
  5. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań przed otwarciem hali dla uczestników.
  6. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla uczestników.

    Wejściówki i wjazd na teren MTP
  7. Wystawca otrzyma dokument uprawniający do wjazdu na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich. Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc parkingowych.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich.
  9. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zasad dotyczących parkowania, wyznaczonych przez Organizatora (wskazanych na tzw. wjazdówkach udostępnianych wraz z identyfikatorami). Pojazdy pozostawione w niedozwolonych miejscach podlegać będą odholowaniu na koszt Wystawcy.
  10. Wejściówka (identyfikator) „Wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. Identyfikator „Wystawca” uprawnia do korzystania z atrakcji Festiwalu.
  11. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby wejściówek dopuszczalnych dla danego stoiska.

    Przesyłki
  12. Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
  13. Przesyłki należy przesyłać na adres:
    W terminie doręczenia do 07.06.2024 r.
    Pyrkon – Klub Fantastyki „Druga Era”
    Słowackiego 13/116
    60-822 Poznań
  14. W terminie doręczenia od 11.06.2024 r.
    Pyrkon pawilon 5
    Międzynarodowe Targi Poznańskie
    Głogowska 14
    60-734 Poznań
  15. Przesyłki wielkogabarytowe, w tym przesyłki na paletach, jeśli nie ustalono inaczej, należy przesyłać bezpośrednio na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich w terminie doręczenia od 11.06.2024 r.
  16. Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki na druku, którego wzór zostanie przesłany przez Organizatora drogą mailową. Za paczki nieopisane lub opisane niezgodnie ze wzorem Organizator nie odpowiada. Plik do pobrania: ETYKIETA
  17. O przesyłkach kierowanych na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich należy informować Organizatora drogą mailową (poprzez kontakt z wyznaczonym Opiekunem).
  18. Wszystkie paczki po zakończeniu Festiwalu muszą zostać odebrane przez zamówionych kurierów w poniedziałek 17.06.2024 r. do godziny 14:00. Organizator nie pośredniczy w zamówieniu usług kurierskich. Wszystkie przesyłki (w tym wielkogabarytowe), które mają zostać wysłane z Międzynarodowych Targów Poznańskich w poniedziałek, muszą w niedzielę do 20:00 znaleźć się w magazynie paczek, w miejscu wyznaczonym przez Organizatora (nie należy pozostawiać paczek na stoisku wystawcy). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.

    Inne
  19. Zabrania się udzielania autografów na stoiskach sprzedażowych. Goście Festiwalu mogą rozdawać autografy wyłącznie z wyznaczonej przez Organizatora strefie, po wcześniejszym ustaleniu szczegółów za pośrednictwem e-maila: [email protected] . Zakaz nie obejmuje stoisk o powierzchni powyżej 50m2 (’stoiska Maxi’), których powierzchnia i aranżacja pozwalają na pomieszczenie wszystkich chętnych osób, które chcą dostać autograf w obrębie stoiska.

    Postanowienia końcowe
  20. Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 01.05.2024 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.