Przeskocz do treści
Instagram Twitter Facebook Search Arrow right YouTube Sign In Sign Out Register User Print Arrow left
Strona główna » Regulamin Wystawców

Regulamin Wystawców

Regulamin Wystawców Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2020

    
  …….Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2020, zwanego dalej Festiwalem, jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki „Druga Era” w Poznaniu, zwane dalej Organizatorem.
  2. Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które zawarły lub są w trakcie zawierania z Organizatorem umowy o współpracy obejmujące wystawienie stoiska na Festiwalu.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia Opiekuna dla każdego z Wystawców.
  4. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy.

    Stoiska

  5. Jeden Wystawca może wystawić tylko jedno stoisko. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o ile pozwalają na to warunki techniczne i organizacyjne, po uzyskaniu zgody Koordynatora Pionu Wystawców, wystawca może wystawić kolejne stoisko na zasadach określonych przez Koordynatora Pionu Wystawców.
  6. Organizator może odmówić potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyny. W takim wypadku Organizator mailowo powiadamia o odmowie potwierdzenia zgłoszenia i zawarcia ww. umowy nie później niż do 15.03.2020.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zgłoszonej przez Wystawcę powierzchni bez podania przyczyny.
  8. Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Z przyczyn technicznych i organizacyjnych Organizator nie gwarantuje wyznaczenia konkretnej lokalizacji stoiska na hali.
  9. Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nienaruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 776 ze zm.). W razie naruszenia praw, o których mowa wyżej, Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.
  10. Wystawca może handlować na swoim stoisku wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami i na własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za towar sprzedawany na stoisku Wystawcy. Treści prezentowane na stoisku Wystawcy nie mogą być sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego.
  11. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkty 9, 10 i 12 Regulaminu, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
  12. Zabroniona jest sprzedaż:
    a. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
    b. amunicji do wyżej wymienionych;
    c. shurikenów;
    d. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie – noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
    e. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
    f. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
  13. Ostateczna decyzja odnośnie możliwości sprzedaży na terenie Festiwalu broni lub przedmiotów mogących zostać uznane za niebezpieczne należy do organizatora i służb przez niego wyznaczonych.
  14. Wystawca (w tym pracownik stoiska) zobowiązany jest do zachowania trzeźwości podczas pracy na stoisku. Jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że Wystawca, w tym pracownik stoiska, znajduje się w stanie nietrzeźwości, Organizator zastrzega sobie prawo do zbadania pracownika (Wystawcy) alkomatem. Nietrzeźwy Wystawca (pracownik) zobowiązany jest do opuszczenia stoiska do czasu wytrzeźwienia pod rygorem usunięcia z terenu Festiwalu. Odmówienie przez Wystawcę lub pracownika stoiska poddania się badaniu alkomatem uznaje się za przyznanie się do stawianego mu zarzutu bycia nietrzeźwym.
  15. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
  16. Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Koordynatora Pionu Wystawców.
  17. Wszystkie konstrukcje w obrębie stoiska powinny zostać zgłoszone Organizatorowi przed podpisaniem umowy najpóźniej do dnia 29.03.2020 r. Wystawca zobowiązany jest do wypełnienia dokumentacji dla takiej konstrukcji zgodnie z regulaminem technicznym MTP. Dla konstrukcji powyżej 3,5 m wysokości, wszelkie dokumenty muszą być poświadczone przez osobę z uprawnieniami budowlanymi. Regulamin techniczny MTP i wzory odpowiednich dokumentów Organizator przesyła Wystawcom na podany w umowie adres e-mailowy.
  18. Organizator zastrzega sobie prawo do ustawienia własnych stoisk handlowych lub wystawienniczych.
  19. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
  20. Wystawca jest zobowiązany zapewnić obsługę stoiska przez cały czas otwarcia hali dla uczestników. Godziny te przedstawione są w punkcie 54. niniejszego regulaminu.
  21. Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
  22. W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą wysokości równowartości 20% kosztów wynajmu stoiska oraz wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.
  23. Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną w wysokości do 100% wartości netto wynikającej z umowy.
  24. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
  25. Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu. W razie rażącego naruszenia w szczególności postanowienia 23 Regulaminu Wystawców przez Współwystawcę, Organizator może odmówić współpracy z takim Współwystawcą przy organizacji kolejnych dwóch edycji Festiwalu.
  26. Wystawca może – w obrębie stoiska bądź oraz w innym miejscu Festiwalu – odtwarzać  publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania bądź zaniechania Wystawcy skutkujące w powyżej wskazanym zakresie naruszeniem praw autorskich osób trzecich.

    Rozliczenie barterowe

  27. Barter jest wybierany przez Organizatora z oferty sklepu internetowego Wystawcy lub z indywidualnie przygotowanej oferty w przypadku, gdy Wystawca nie posiada sklepu internetowego. Przygotowana oferta powinna zawierać ceny promocyjne, jeżeli Wystawca planuje takie w trakcie Festiwalu.
  28. Organizator ma prawo wybrać barter z pełnej oferty sklepu internetowego Wystawcy niezależnie od tego, jaki asortyment Wystawca będzie miał w ofercie w trakcie Festiwalu. Wystawca nie ma prawa zastrzec części asortymentu, z którego Organizator Festiwalu ma wybrać barter.
  29. W przypadku braku sklepu internetowego Wystawcy, Organizator zastrzega sobie prawo do przedstawienia cen z dowolnego sklepu internetowego z takim samym lub podobnym asortymentem.
  30. Jeśli Wystawca wie, że ceny towarów z jego oferty internetowej mogą różnić się znacząco od cen tych towarów na stoisku (np. Wystawca planuje obniżki), Wystawca zobowiązuje się do poinformowania o tym Organizatora przed rozpoczęciem wyboru barteru.
  31. W szczególnych przypadkach, ustalonych wcześniej przez strony w umowie, Organizator dopuszcza możliwość wyboru barteru na Festiwalu z asortymentu na stoisku Wystawcy (najpóźniej w pierwszym dniu Festiwalu).
  32. Organizator zastrzega sobie prawo do porównania cen Wystawcy z cenami w innych sklepach internetowych. W przypadku rażącej różnicy cen Organizator może poprosić o zmianę proponowanej przez Wystawcę ceny.
  33. Barter jest wybierany z oferty Wystawcy w dowolnym momencie po wysłaniu przez Wystawcę zgłoszenia, nie później niż do 28.02.2020 r.
  34. Lista proponowanego przez Organizatora barteru jest zawsze opatrzona datą, kiedy barter został wybrany. Organizator zastrzega sobie prawo do wykonania screenów z cenami w dniu wyboru barteru jako potwierdzenia daty wybrania barteru.
  35. Wystawca zobowiązuje się do wydania barteru Organizatorowi w cenach, w których oferował towar w sklepie internetowym w chwili wybierania barteru przez Organizatora.
  36. Jeżeli w ofercie Wystawcy znajdują się pakiety promocyjne i Organizator uwzględni je w swojej liście barteru, Wystawca ma obowiązek wydać pakiety po cenach promocyjnych oferowanych w sklepie internetowym w dniu tworzenia listy barteru przez Organizatora.
  37. W przypadku odmowy wydania pakietów promocyjnych po cenach ze sklepu internetowego lub w przypadku zmiany cen w ofercie internetowej, Organizator ma prawo odstąpić od umowy barterowej zastępując ją umową gotówkową lub odstąpić w ogóle od umowy.
  38. Organizator zastrzega sobie prawo do określenia pewnej listy produktów jako promowanych przez siebie (“Top 30 Pyrkonu”, “Premiera Pyrkonu”, “Pyrkon Poleca” itp.). Wystawca posiadający w swojej ofercie takie produkty jest zobowiązany wydać je Organizatorowi w ramach listy barteru.
  39. W przypadku gdy Organizator uzna, że oferta Wystawcy nie jest zgodna z jego zapotrzebowaniem na nagrody, może odstąpić od umowy barterowej zastępując ją umową gotówkową.
  40. Organizator zastrzega sobie prawo do sprawdzenia cen Wystawcy w trakcie Festiwalu. W przypadku stwierdzenia, że ceny te znacząco różnią się od cen oferowanych przed Festiwalem, Organizator ma prawo zażądać wyrównania kwoty wydanego barteru poprzez uzupełnienie ilości wydanych w ramach barteru przedmiotów.
  41. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy rozliczenia barterowego, jeśli w wyniku różnicy stawek VAT Organizator będzie musiał dopłacić podatek.
  42. Wystawca niebędący płatnikiem VAT nie może rozliczyć się barterowo.

    Warunki i terminy wpłat

  43. Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym w umowie, jednak nie później niż do dnia 25.04.2020 r. Wystawca rozliczający się za stoisko w towarze zobowiązuje się do jego przekazania w terminie podanym w umowie, nie później jednak niż do dnia 25.04.2020 r. Szczegóły przekazania towaru będą podane Wystawcy na adres e-mailowy podany w umowie.
  44. W przypadku nieterminowego rozliczenia barterowego, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy rozliczenia barterowego i możliwość zmiany sposobu rozliczenia na gotówkowy.
  45. W przypadku odstąpienia przez Wystawcę od umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska opłata za stoisko uiszczona przez Wystawcę zostaje zwrócona:
    w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 15 lutego 2020 r.
    w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 15 marca 2020 r.
    w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 8 kwietnia 2020 r.
  46. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa. W przypadku, gdy wystawca odstąpił od umowy przed uiszczeniem ceny za stoisko lub przekazaniem jej równowartości w towarze, zobowiązany jest uiścić kwotę, o której mowa powyżej lub jej równowartość w towarze na zasadach określonych powyżej.
  47. Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
  48. Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.

    Reklama

  49. Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki; poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Organizatorem (za dodatkową opłatą i wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).
  50. Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu, bez zwrotu kosztów.
  51. Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie loga Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora oraz skorzystania przez niego z innych uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów.

    Hale wystawiennicze

  52. Hale wystawiennicze (5 i 6c) Organizator zobowiązuje się udostępnić:
    07.05.2020 (czwartek) w godzinach 9:30-21:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko Wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;
    08.05.2020 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;
    09.05.2020 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;
    10.05.2020 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00.
  53. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali, jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
  54. W trakcie trwania Festiwalu hala wystawiennicza będzie dostępna dla uczestników Festiwalu:
    08.05.2020 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
    09.05.2020 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
    10.05.2020 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00.
  55. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową, jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu lub poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali jeżeli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu.
  56. Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia hali wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.
  57. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia hali wystawienniczej.
  58. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.
  59. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań przed otwarciem hali dla uczestników.
  60. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla uczestników.

    Wejściówki i wjazd na teren MTP

  61. Wystawca otrzyma dokument uprawniający do wjazdu na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich. Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc parkingowych.
  62. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich.
  63. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zasad dotyczących parkowania, wyznaczonych przez Organizatora (wskazanych na tzw. wjazdówkach udostępnianych wraz z identyfikatorami). Pojazdy pozostawione w niedozwolonych miejscach podlegać będą odholowaniu na koszt Wystawcy.
  64. Wejściówka (identyfikator) „Wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. Identyfikator „Wystawca” uprawnia do korzystania z atrakcji Festiwalu.
  65. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby wejściówek dopuszczalnych dla danego stoiska.

    Przesyłki

  66. Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
  67. Przesyłki należy przesyłać na adres:
    W terminie doręczenia od 15.03.2020 r. do 30.04.2020 r.
    Pyrkon – Klub Fantastyki „Druga Era”
    Słowackiego 13/116
    60-822 Poznań
  68. W terminie doręczenia od 05.05.2020 r.
    Pyrkon pawilon 5
    Międzynarodowe Targi Poznańskie
    Głogowska 14
    60-734 Poznań
  69. Przesyłki wielkogabarytowe, w tym przesyłki na paletach, jeśli nie ustalono inaczej, należy przesyłać bezpośrednio na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich w terminie doręczenia od 05.05.2020 r.
  70. Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki na druku, którego wzór zostanie przesłany przez Organizatora drogą mailową. Za paczki nieopisane lub opisane niezgodnie ze wzorem Organizator nie odpowiada.
  71. O przesyłkach kierowanych na adres Międzynarodowych Targów Poznańskich należy informować Organizatora drogą mailową (poprzez kontakt z wyznaczonym Opiekunem).
  72. Wszystkie paczki po zakończeniu Festiwalu muszą zostać odebrane przez zamówionych kurierów w poniedziałek 11.05.2020 r. do godziny 14:00. Organizator nie pośredniczy w zamówieniu usług kurierskich. Wszystkie przesyłki (w tym wielkogabarytowe), które mają zostać wysłane z Międzynarodowych Targów Poznańskich w poniedziałek, muszą w niedzielę do 22:00 znaleźć się w magazynie paczek, w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.

    Inne

  73. Goście Festiwalu mogą rozdawać autografy w wyznaczonym przez organizatora Kąciku Autografów. Nie ma możliwości udzielania autografów na stoiskach sprzedażowych. Organizator zastrzega sobie możliwość wyrażenia zgody na udzielanie autografów na stoisku w szczególnych przypadkach, i tylko wtedy, kiedy nie zagraża to bezpieczeństwu na hali.
  74. Wolontariusze Festiwalu nie pomagają Wystawcom przy rozstawianiu stoisk, o ile odrębna umowa wyraźnie nie określa zasad takiej pomocy.
  75. Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 24.04.2020 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.