FAQ dla Wystawców

Czyli wszystko, co musicie wiedzieć o przygotowywaniu swojego stoiska na Pyrkon.

Najważniejsze Informacje

• Czy muszę prowadzić działalność gospodarczą, aby zostać wystawcą?

  Działalność gospodarcza nie jest wymagana, aby zostać Wystawcą. Należy jednak pamiętać, że w przypadku prowadzenia stoiska sprzedażowego to na Wystawcy spoczywa odpowiedzialność za przestrzeganie odpowiednich przepisów (w szczególności dotyczących podatków oraz działalności gospodarczej).

  W przypadku stoisk wystawienniczych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma możliwości prowadzenia rozliczeń w formie barteru.

• Jak zawrzeć umowę na stoisko?

  Po ustaleniu szczegółów dotyczących stoiska i reklamy otrzymają Państwo mailowo wystawioną umowę w pliku PDF. Należy uważnie sprawdzić, czy zgadzają się wszystkie dane osobowe oraz dane stoiska. Jeżeli są jakieś zastrzeżenia, prosimy o kontakt z Państwa Opiekunem. Jeżeli wszystko się zgadza, umowę należy wydrukować w dwóch egzemplarzach, podpisać oraz przesłać na adres:

  Pyrkon – Klub Fantastyki Druga Era
  ul. Słowackiego 13/116
  60-822 Poznań
  (polecamy wysyłkę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, dla Państwa bezpieczeństwa)

  My odsyłamy Państwu jeden egzemplarz podpisanej przez Organizatora umowy listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

• Jak wygląda rozliczenie stoiska?

  Wraz z umową otrzymacie Państwo fakturę pro forma, którą należy opłacić zgodnie ze wskazanym terminem – najczęściej w ciągu 2 tygodni.

  Nazwa przelewu: Pyrkon 2022  <<nazwa stoiska>>
  np. Pyrkon 2022 Kolorowe jarmarki

  Nazwa odbiorcy: Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era
  Nr konta: 43 1050 1520 1000 0090 3081 0148

• Do kiedy można zgłaszać chęć wystawienia stoiska?

  Wystawcy mogą zgłaszać chęć wystawienia stoiska w terminie od 31 stycznia do 03 kwietnia 2022r.

  Zgłoszenia będziemy przyjmować w III turach:

  • I tura:    31.01-20.02.2022
  • II tura:  21.02-13.03.2022
  • III tura: 14.03-03.04.2022
• Czy zgłoszenia na wystawców będą przyjmowane ponownie?

  Jak w przypadku gżdaczy i programu, prosimy o ponowne wypełnienie formularza.

  Nabór już ruszył, a zgłosić można się tutaj https://pyrkon.pl/zostan-wystawca/

• Czy mogę wjechać na teren MTP, by rozładować samochód?

  Tak. O dokładnych zasadach wjazdu na teren MTP poinformujemy drogą e-mailową.

• Czy mogę zostawić samochód na terenie MTP?

  Tak, można zostawić samochód na terenie Targów, nie gwarantujemy jednak dostępności miejsc parkingowych w trakcie Festiwalu.

  Pojazdy należy pozostawiać w miejscu do tego wyznaczonym oraz stosować się do komunikatów obsługi i MTP. Za przednią szybą należy umieścić prawidłowo wypełnioną wjazdówkę, zawierającą m.in. nazwę stoiska oraz numer kontaktowy do kierowcy. W przypadku nieprawidłowego zaparkowania pojazdu kontaktujemy się z kierowcą by ten przestawił pojazd.

  Brak wjazdówki bądź danych kontaktowych do kierowcy skutkuje odholowaniem pojazdu na koszt właściciela.

• Czy mogę otrzymać dwie wjazdówki?

  Niestety nie ma takiej możliwości – parking na terenie MTP jest ograniczony i niestety co roku zdarza nam się, że brakuje miejsc parkingowych. W związku z tym na jednego wystawcę przypada jedna wjazdówka.

  Planujemy udostępnienie płatnych miejsc parkingowych w specjalnej strefie. W tej sprawie prosimy o kontakt z Opiekunem Wystawcy.

Płatności

• Co oznaczają ceny netto?

  Cena netto to cena bez podatku VAT. Aby obliczyć koszt należy do ceny netto dodać 23% podatku VAT. Najprostszy przelicznik: cena stoiska netto*1,23 = cena brutto.

• Jakie są formy płatności za stoisko?

  Za wykupione stoisko wystawca rozlicza się wpłatą na konto. Istnieje możliwość rozliczenia części kosztów bezgotówkowo tj. poprzez barter (polegający na przekazaniu towaru). Opcja rozliczenia barterowego jest dostępna wyłącznie dla firm będących płatnikami VAT. Stosunek płatności przelewu do barteru jest ustalany dla każdego wystawcy indywidualnie.

• Do kiedy mogę dokonać płatności za stoisko?

  Wpłat należy dokonywać w terminie wskazanym na fakturze proforma, jednak nie później niż 17.05.2022.

Strefa MINI

• Kto może wystawić stoisko w strefie mini?

  Stoiska w strefie mini mogą wynająć wyłącznie rękodzielnicy oraz artyści. Oferowany towar musi być tworzony bezpośrednio przez wystawcę w sposób nieprzemysłowy, tj. musi zostać wykonany własnoręcznie i powinien być autorskim projektem sprzedającego. W strefie mini nie mogą wystawiać się sprzedawcy oferujący gadżety bazujące na komercyjnych licencjach bądź asortymencie hurtowym (w tym składające się w znacznej mierze z półfabrykatów).

  Wystawcy w Strefie Mini są zobowiązani do korzystania z wyposażenia dostarczonego przez Organizatora (tj. stoły i krzesła). Nie ma możliwości rezygnacji z wyposażenia zawartego w pakiecie.

• Czy mogę mieć więcej niż jedno stoisko typu mini?

  Nie. W celu utrzymania różnorodności asortymentu w tej sekcji nie przewidujemy możliwości wykupienia dwóch stoisk mini przez dwóch reprezentantów tego samego podmiotu. Jeśli zależy Państwu na większym stoisku, polecamy stoiska typu standard.

• Ile wejściówek jest wliczonych w cenę stoiska?

  W cenę stoiska typu mini wliczona jest jedna wejściówka, mini premium – dwie. Do każdego z tych stoisk można dokupić jedną dodatkową wejściówkę w promocyjnej cenie.

• Kiedy mogę rozstawić stoisko?

  Stoiska mini będzie można odbierać w piątek 17 czerwca od godziny 9:00. Wcześniej (np. w czwartek) stoiska mini nie będą wydawane.

• Czy mogę dokupić dodatkowe krzesło lub stół na moim stoisku?

  Do stoisk mini można dokupić dodatkowe krzesło, ale nie można dokupić dodatkowego stołu.

• Co to są wysięgniki?

  Wysięgnik to boczna ścianka będąca elementem zabudowy targowej. Wysięgniki stabilizują zabudowę i stanowią granicę pomiędzy poszczególnymi stoiskami – są zatem rozmieszczone co 1,5 bądź 3 m.

• Czy mogę czymś okleić moje stoisko?

  Tak. Należy jednak mieć na uwadze, by nie zniszczyć lub nie ubrudzić zabudowy – koszt uszkodzonej ścianki pokrywa wystawca.

  Zachęcamy do skorzystania z opcji wydruku na ściance zabudowy. Opcja ta jest dodatkowo płatna zgodnie z cennikiem wystawców.

• Czy mogę przywieźć własne meble/wieszaki?

  Tak, ale należy to najpierw ustalić z opiekunem wystawcy. Jednocześnie zaznaczamy, iż nie ma możliwości rezygnacji z mebli zawartych w pakiecie stoiska mini bądź mini premium.

Stoiska

• Jakie są dokładne wymiary stołów?

  Nasze stoły mają wymiary 120x45x75 cm (długość x szerokość x wysokość).

• Czy na moim stoisku będzie dostęp do prądu?

  Nie. Chęć wykupienia gniazdka należy zgłosić swojemu Opiekunowi Wystawcy, cena takiego przyłącza to 50 PLN netto.

  W przypadku mocniejszych sprzętów może być konieczne wykupienie mocniejszego przyłącza. Ceny takich przyłączy ustalane są indywidualnie.

• Jak wyglądają stoiska z zabudową?

  Są to stoiska ze standardową zabudową targową, czyli z trzech stron ścianki typu octanorm – cienkie, sztywne ścianki w białym kolorze. Jeśli zajdzie taka potrzeba można usunąć jedną ze ścianek (np. jeśli chce się połączyć stoisko z innym wystawcą) – nie wpłynie to na cenę stoiska.

  Zachęcamy do wyboru ścianek z nadrukiem – firma wynajmująca zabudowę oferuje taką usługę. Poniżej przykład takiego wydruku.

  

• Czy możecie wypożyczyć nam manekiny, regały i inne elementy stoiska?

  Jak najbardziej. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą zabudowy, zamieszczoną w pliku zgłoszeniowym w formularzu dla wystawców, gdzie znajdują się dostępne elementy.

  W celu uzyskania wyceny na inne wyposażenie należy kontaktować się bezpośrednio z Opiekunem stoiska.

• Czy można ustawić stelaż na czapki/regał/manekin/itp. na stoisku?

  Tak, w ramach wykupionego stoiska można swobodnie ustawiać regały, manekiny i stojaki. Prosimy o niezajmowanie terenu poza wykupionym stoiskiem. Należy też zadbać o to by ustawione przedmioty nie stwarzały zagrożenia (stały stabilnie, poza ciągami komunikacyjnymi).

• Czy można przywieźć własną podłogę (wykładzina, dywan, piasek)?

  W obrębie stoiska można położyć własny dywan lub wykładzinę. Nie wolno natomiast przynosić materiałów sypkich np. piasku, ponieważ rozniesie się on po całej hali.

• Czy mogę rozstawić namiot?

  Tak, jeżeli w całości będzie mieścił się na wykupionej powierzchni. Należy jednak zgłosić to wcześniej opiekunowi wystawcy, który prześle Państwu stosowne dokumenty związane z bezpieczeństwem konstrukcji.

• Czy ktoś będzie cały czas pilnował mojego stoiska?

  Po zamknięciu hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu i opuszczeniu jej przez wystawców, hala zostanie komisyjnie zamknięta i otwarta dopiero w dniu następnym. W godzinach otwarcia hali muszą Państwo zapewnić obsługę swojego stoiska.

• Czy gżdacze pomogą mi rozstawić moje stoisko?

  Nie, pyrkonowi wolontariusze nie pomagają w rozstawianiu stoisk na hali wystawców. Muszą Państwo zapewnić osoby do rozstawienia i spakowania stoiska.

Reklama

• Jakie formy reklamy mogę stosować bezpłatnie?

  Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać banery i plakaty. Poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Opiekunem wystawcy (za dodatkową opłatą ustaloną w umowie, rozwieszanie plakatów dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).

• Czy news o moim stoisku może pojawić się na waszym Facebooku?

  Możliwość opublikowania posta na temat wystawcy na FB rezerwujemy dla naszych największych kontrahentów – jeśli są Państwo zainteresowani, prosimy o kontakt z Opiekunem. Nie zamieszczamy newsów informacyjnych, posty muszą angażować lub dawać coś uczestnikom – zniżkę, konkurs, promocję. Szczegółowych informacji na temat warunków i kosztów reklam udzieli Opiekun.

Przesyłki

• Jak mogę wysłać Państwu umówiony barter?

  Szczegóły dotyczące wysyłki barteru podamy w e-mailu. Procedura nie zmieni się w stosunku do poprzednich lat.

• Od kiedy mogę wysyłać swoje paczki na teren MTP?

  Paczki oraz palety należy wysyłać na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich z terminem doręczenia od wtorku 14.06.2022. Każda przesyłka musi być oklejona odpowiednim drukiem adresowym, jego wzór zostanie Państwu dosłany przez Opiekuna Wystawcy w późniejszym terminie.

  Należy pamiętać, że w tym roku przed samym Festiwalem w czwartek 16.06.2022r. przypada Boże Ciało – w tym dniu hala będzie dostępna dla Wystawców Maxi i Standard, ale firmy kurierskie mogą w ten dzień nie pracować. Dlatego najbezpieczniej wysłać paczki/palety 13.06.2022 by na miejsce dotarły w kolejne dni robocze tj. 14 lub 15 czerwca 2022r.

Inne

• W jakich godzinach mogę przebywać na hali, a w jakich będą mieli na nią wstęp uczestnicy?

  Godziny otwarcia dla wystawców:
  16.06.2022 (czwartek) w godzinach 10:00-21:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko Wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;
  17.06.2022 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  18.06.2022 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  19.06.2022 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00.

  Godziny otwarcia dla uczestników:
  17.06.2022 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  18.06.2022 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  19.06.2022 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00.

  Ewentualne informacje o zmianach godzin zamieścimy w naszym Regulaminie.

• Ile wejściówek może zakupić dodatkowo wystawca?

  Wystawcy mini i mini premium mogą dokupić maksymalnie jedną wejściówkę w niższej cenie. Z kolei Wystawcy wykupujący stoiska standard i maxi otrzymują pewną pulę wejściówek w cenie stoiska, w zależności od zamówionego metrażu. Stoiska o powierzchni 4 m2 mogą dokupić jedną, a pozostałe stoiska – dwie wejściówki w specjalnej, niższej cenie (64 PLN netto). Każda kolejna wejściówka liczona jest w pełnej cenie (128 PLN netto).  Wejściówka „wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. W przypadku uzasadnionego podejrzenia dystrybuowania wejściówek wśród osób nienależących do obsługi stoiska, Opiekun Wystawcy może narzucić dalsze ograniczenia.

• Chciałbym sprzedawać jedzenie - czy jest taka możliwość?

  Nie, na hali wystawców nie ma możliwości przygotowania i sprzedaży jedzenia. We wszelkich kwestiach dotyczących gastronomii należy kontaktować się bezpośrednio z MTP Cafe.

• Okazało się, że nie mogę przyjechać i nie ma mnie kto zastąpić. Co robić?

  Należy jak najszybciej zgłosić to organizatorowi, z którym ustalało się warunki wystawiania na Festiwalu w celu anulowania bądź zmiany rezerwacji.

  Opłata całkowita zostaje zwrócona:

  w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 01 kwietnia 2022 r.
  w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 01 maja 2022 r.
  w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 17 maja 2022 r.

  Wystawcy nie przysługuje zwrot wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi po 17 maja 2022 r. Wyjątek stanowi sytuacja dot. odbycia kwarantanny z uwagi na COVID-19 (punkt 48 Regulaminu Wystawców)

• Czy mogę używać pyrkonowego logotypu i/lub pyrkonowych grafik do celów promocyjnych lub sprzedażowych?

  Możliwe jest podpisanie umowy o użyczenie przez Organizatora licencji na wykorzystanie logotypu Pyrkonu. Koszt takiej licencji zależy od jej zakresu, szczegóły umowy są ustalane indywidualnie.

  Nie jest to konieczne w przypadku wykorzystania loga wyłącznie informacyjnie (np. w grafice na Facebooku informującej o udziale firmy jako wystawca).

• Czy mogę zorganizować na Pyrkonie prelekcję?

  Organizacja prelekcji nie wpływa w żaden sposób na warunki umowy. Zachęcamy jednak wszystkich pasjonatów fantastyki do zgłoszenia punktu programu przez formularz, który dostępny będzie w styczniu na stronie pyrkon.pl.