FAQ dla Wystawców

Czyli wszystko, co musicie wiedzieć o przygotowywaniu swojego stoiska na Pyrkon.

Najważniejsze Informacje

• Czy muszę prowadzić działalność gospodarczą, aby zostać wystawcą?

  Działalność gospodarcza nie jest wymagana, aby zostać Wystawcą. Należy jednak pamiętać, że w przypadku prowadzenia stoiska sprzedażowego to na Wystawcy spoczywa odpowiedzialność za przestrzeganie odpowiednich przepisów (w szczególności dotyczących podatków oraz działalności gospodarczej).

• Jak zawrzeć umowę na stoisko?

  Po ustaleniu szczegółów dotyczących stoiska i reklamy otrzymają Państwo mailowo wystawioną umowę w pliku PDF. Należy uważnie sprawdzić, czy zgadzają się wszystkie dane osobowe oraz dane stoiska. Jeżeli są jakieś zastrzeżenia, prosimy o kontakt z Państwa Opiekunem. Jeżeli wszystko się zgadza, umowę należy wydrukować w dwóch egzemplarzach, podpisać oraz przesłać na adres:

  Pyrkon – Klub Fantastyki Druga Era
  ul. Słowackiego 13/116
  60-822 Poznań
  (polecamy wysyłkę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, dla Państwa bezpieczeństwa)

  My odsyłamy Państwu jeden egzemplarz umowy podpisanej przez Organizatora.

• Jak wygląda rozliczenie stoiska?

  Wraz z umową otrzymacie Państwo fakturę pro forma, którą należy opłacić zgodnie ze wskazanym terminem – najczęściej w ciągu 2 tygodni.

  Nazwa przelewu: Pyrkon 2023  <<nazwa stoiska>>
  np. Pyrkon 2023 Kolorowe jarmarki

  Nazwa odbiorcy: Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era
  Nr konta: 43 1050 1520 1000 0090 3081 0148

• Do kiedy można zgłaszać chęć wystawienia stoiska?

  Wystawcy mogą zgłaszać chęć wystawienia stoiska w terminie od 5 grudnia 2022 do 26 lutego 2023r.

  Zgłoszenia będziemy przyjmować w IV turach:

  • I tura:  05 – 25.12.2022
  • II tura: 26.12.2022 – 15.01.2023
  • III tura: 16.01 – 05.02.2023
  • IV tura: 06 – 26.02.2023

  W przypadku wyczerpania puli dostępnych na hali miejsc, Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszę.

• Czy mogę wjechać na teren MTP, by rozładować samochód?

  Tak. O dokładnych zasadach wjazdu na teren MTP poinformujemy drogą e-mailową.

• Czy mogę zostawić samochód na terenie MTP?

  Tak, można zostawić samochód na terenie Targów w wyznaczonej płatnej strefie parkowania w pobliżu hali 5.

  Pojazdy należy pozostawiać w miejscu do tego wyznaczonym oraz stosować się do komunikatów obsługi i MTP. Za przednią szybą należy umieścić prawidłowo wypełnioną wjazdówkę, zawierającą m.in. nazwę stoiska oraz numer kontaktowy do kierowcy. W przypadku nieprawidłowego zaparkowania pojazdu kontaktujemy się z kierowcą by ten przestawił pojazd.

  Brak wjazdówki bądź danych kontaktowych do kierowcy skutkuje odholowaniem pojazdu na koszt właściciela.

• Czy mogę otrzymać dwie wjazdówki?

  Parking na terenie MTP jest ograniczony i niestety co roku zdarza nam się, że brakuje miejsc parkingowych. W związku z tym na jednego wystawcę przypada jedna stała wjazdówka. Na czas rozładunku i załadunku towaru możecie Państwo otrzymać tzn. wjazdówki czasowe.

  Jeśli potrzebują Państwo większej ilości stałych wjazdówek prosimy o kontakt z Opiekunem stoiska.

Płatności

• Co oznaczają ceny netto?

  Cena netto to cena bez podatku VAT. Aby obliczyć koszt należy do ceny netto dodać 23% podatku VAT. Najprostszy przelicznik: cena stoiska netto*1,23 = cena brutto.

• Jakie są formy płatności za stoisko?

  Za wykupione stoisko wystawca rozlicza się wpłatą na konto. Istnieje możliwość rozliczenia części kosztów bezgotówkowo tj. poprzez barter (polegający na przekazaniu towaru/zorganizowaniu warsztatów dla uczestników/współudziale w sprowadzaniu gości).

  Opcja rozliczenia barterowego jest dostępna wyłącznie dla firm będących płatnikami VAT. Stosunek płatności przelewu do barteru jest ustalany dla każdego wystawcy indywidualnie.

• Do kiedy mogę dokonać płatności za stoisko?

  Wpłat należy dokonywać w terminie wskazanym na fakturze proforma, jednak nie później niż 11.05.2023r.

Strefa MINI

• Kto może wystawić stoisko w strefie mini?

  Stoiska w strefie mini mogą wynająć wyłącznie rękodzielnicy oraz artyści. Oferowany towar musi być tworzony bezpośrednio przez wystawcę w sposób nieprzemysłowy, tj. musi zostać wykonany własnoręcznie i powinien być autorskim projektem sprzedającego. W strefie mini nie mogą wystawiać się sprzedawcy oferujący gadżety bazujące na komercyjnych licencjach bądź asortymencie hurtowym (w tym składające się w znacznej mierze z półfabrykatów).

  Wystawcy w Strefie Mini są zobowiązani do korzystania z wyposażenia dostarczonego przez Organizatora (tj. stoły i krzesła). Nie ma możliwości rezygnacji z wyposażenia zawartego w pakiecie.

• Czy mogę mieć więcej niż jedno stoisko typu mini?

  Nie. W celu utrzymania różnorodności asortymentu w tej sekcji nie przewidujemy możliwości wykupienia dwóch stoisk mini przez dwóch reprezentantów tego samego podmiotu. Jeśli zależy Państwu na większym stoisku, polecamy stoiska typu standard.

• Ile wejściówek jest wliczonych w cenę stoiska mini?

  W cenę stoiska typu mini wliczona jest jedna wejściówka, mini premium – dwie. Do każdego z tych stoisk można dokupić jedną dodatkową wejściówkę w promocyjnej cenie.

• Kiedy mogę rozstawić stoisko?

  Stoiska mini będzie można odbierać w piątek 16 czerwca od godziny 9:00. Wcześniej (np. w czwartek) stoiska mini nie będą wydawane.

• Czy mogę dokupić dodatkowe krzesło lub stół na moim stoisku?

  Do stoisk mini można dokupić dodatkowe krzesło, ale nie można dokupić dodatkowego stołu.

• Co to są wysięgniki?

  Wysięgnik to boczna ścianka będąca elementem zabudowy targowej. Wysięgniki stabilizują zabudowę i stanowią granicę pomiędzy poszczególnymi stoiskami – są zatem rozmieszczone co 1,5 bądź 3 m.

• Czy mogę czymś okleić moje stoisko?

  Tak. Należy jednak mieć na uwadze, by nie zniszczyć lub nie ubrudzić zabudowy – koszt uszkodzonej ścianki pokrywa wystawca.

  Zachęcamy do skorzystania z opcji wydruku na ściance zabudowy. Opcja ta jest dodatkowo płatna zgodnie z cennikiem wystawców.

• Czy mogę przywieźć własne meble/wieszaki?

  Tak, ale należy to najpierw ustalić z opiekunem wystawcy. Jednocześnie zaznaczamy, iż nie ma możliwości rezygnacji z mebli zawartych w pakiecie stoiska mini bądź mini premium.

Stoiska

• Jakie są dokładne wymiary stołów?

  Nasze stoły mają wymiary 120x45x75 cm (długość x szerokość x wysokość).

• Czy na moim stoisku będzie dostęp do prądu?

  Nie. Chęć wykupienia gniazdka należy zgłosić swojemu Opiekunowi Wystawcy.

  W przypadku mocniejszych sprzętów może być konieczne wykupienie mocniejszego przyłącza. Ceny takich przyłączy ustalane są indywidualnie.

• Jak wyglądają stoiska z zabudową?

  Są to stoiska ze standardową zabudową targową, czyli z trzech stron ścianki typu octanorm – cienkie, sztywne ścianki w białym kolorze. Jeśli zajdzie taka potrzeba można usunąć jedną ze ścianek (np. jeśli chce się połączyć stoisko z innym wystawcą) – nie wpłynie to na cenę stoiska.

  Zachęcamy do wyboru ścianek z nadrukiem – firma wynajmująca zabudowę oferuje taką usługę. Poniżej przykład takiego wydruku.

  

• Czy możecie wypożyczyć nam manekiny, regały i inne elementy stoiska?

  Jak najbardziej. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą zabudowy, zamieszczoną w pliku zgłoszeniowym w formularzu dla wystawców, gdzie znajdują się dostępne elementy.

  W celu uzyskania wyceny na inne wyposażenie należy kontaktować się bezpośrednio z Opiekunem stoiska.

• Czy można ustawić stelaż na czapki/regał/manekin/itp. na stoisku?

  Tak, w ramach wykupionego stoiska można swobodnie ustawiać regały, manekiny i stojaki. Prosimy o nie zajmowanie terenu poza wykupionym stoiskiem. Należy też zadbać o to by ustawione przedmioty nie stwarzały zagrożenia (stały stabilnie, poza ciągami komunikacyjnymi).

• Czy można przywieźć własną podłogę (wykładzina, dywan, piasek)?

  W obrębie stoiska można położyć własny dywan lub wykładzinę. Nie wolno natomiast przynosić materiałów sypkich np. piasku, ponieważ rozniesie się on po całej hali.

• Czy mogę rozstawić namiot?

  Tak, jeżeli w całości będzie mieścił się na wykupionej powierzchni. Należy jednak zgłosić to wcześniej opiekunowi wystawcy, który prześle Państwu stosowne dokumenty związane z bezpieczeństwem konstrukcji.

• Czy ktoś będzie cały czas pilnował mojego stoiska?

  Po zamknięciu hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu i opuszczeniu jej przez wystawców, hala zostanie komisyjnie zamknięta i otwarta dopiero w dniu następnym. W godzinach otwarcia hali muszą Państwo zapewnić obsługę swojego stoiska.

• Czy wolontariusze pomogą mi rozstawić moje stoisko?

  Nie, pyrkonowi wolontariusze nie pomagają w rozstawianiu stoisk na hali wystawców. Muszą Państwo zapewnić osoby do rozstawienia i spakowania stoiska.

Reklama

• Jakie formy reklamy mogę stosować bezpłatnie?

  Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać banery i plakaty. Poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Opiekunem wystawcy (za dodatkową opłatą ustaloną w umowie, rozwieszanie plakatów dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).

• Czy news o moim stoisku może pojawić się na waszym Facebooku?

  Możliwość opublikowania posta na temat wystawcy na FB rezerwujemy dla naszych największych kontrahentów – jeśli są Państwo zainteresowani, prosimy o kontakt z Opiekunem. Nie zamieszczamy newsów informacyjnych, posty muszą angażować lub dawać coś uczestnikom – zniżkę, konkurs, promocję. Szczegółowych informacji na temat warunków i kosztów reklam udzieli Opiekun.

Przesyłki

• Jak mogę wysłać Państwu umówiony barter?

  Szczegóły dotyczące wysyłki barteru podamy w e-mailu. Procedura nie zmieni się w stosunku do poprzednich lat.

• Od kiedy mogę wysyłać swoje paczki na teren MTP?

  Paczki oraz palety należy wysyłać na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich z terminem doręczenia od wtorku 13.06.2023. Każda przesyłka musi być oklejona odpowiednim drukiem adresowym, jego wzór zostanie Państwu dosłany przez Opiekuna Wystawcy w późniejszym terminie.

  Adres wysyłki:

  Pyrkon
  Międzynarodowe Targi Poznańskie / Pawilon 5
  Głogowska 14
  60-734 Poznań

Inne

• W jakich godzinach mogę przebywać na halach 5 i 5A, a w jakich będą mieli na nią wstęp uczestnicy?

  Godziny otwarcia dla wystawców:
  15.06.2023 (czwartek) w godzinach 10:00-21:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko Wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;
  16.06.2023 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  17.06.2023 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;
  18.06.2023 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00

  Godziny otwarcia dla uczestników:
  16.06.2023 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  17.06.2023 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
  18.06.2023 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00.

  Ewentualne informacje o zmianach godzin zamieścimy w naszym Regulaminie.

• Ile wejściówek może zakupić dodatkowo wystawca?

  Wystawcy mini i mini premium mogą dokupić maksymalnie jedną wejściówkę w niższej cenie. Z kolei Wystawcy wykupujący stoiska standard i maxi otrzymują pewną pulę wejściówek w cenie stoiska, w zależności od zamówionego metrażu. Stoiska o powierzchni 4 m2 mogą dokupić jedną, a pozostałe stoiska – dwie wejściówki w specjalnej, niższej cenie. Każda kolejna wejściówka liczona jest w pełnej cenie.  Wejściówka „wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. W przypadku uzasadnionego podejrzenia dystrybuowania wejściówek wśród osób nienależących do obsługi stoiska, Opiekun Wystawcy może narzucić dalsze ograniczenia.

• Chciałbym sprzedawać jedzenie - czy jest taka możliwość?

  Nie, na hali wystawców nie ma możliwości przygotowania i sprzedaży jedzenia. We wszelkich kwestiach dotyczących gastronomii należy kontaktować się bezpośrednio z MTP Cafe.

• Okazało się, że nie mogę przyjechać i nie ma mnie kto zastąpić. Co robić?

  Należy jak najszybciej zgłosić to organizatorowi, z którym ustalało się warunki wystawiania na Festiwalu w celu anulowania bądź zmiany rezerwacji.

  Opłata całkowita zostaje zwrócona:

  w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 01 kwietnia 2023 r.
  w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 15 kwietnia 2023 r.
  w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 1 maja 2023 r.

  Wystawcy nie przysługuje zwrot wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi po 1 maja 2023 r.

• Czy mogę używać pyrkonowego logotypu i/lub pyrkonowych grafik do celów promocyjnych lub sprzedażowych?

  Możliwe jest podpisanie umowy o użyczenie przez Organizatora licencji na wykorzystanie logotypu Pyrkonu. Koszt takiej licencji zależy od jej zakresu, szczegóły umowy są ustalane indywidualnie.

  Nie jest to konieczne w przypadku wykorzystania loga wyłącznie informacyjnie (np. w grafice na Facebooku informującej o udziale firmy jako wystawca).

• Czy mogę zorganizować na Pyrkonie prelekcję?

  Tak. W tym roku na hali wystawców w pawilonie 5 pojawi się specjalna scena przeznaczona dla wystawców, gdzie odpłatnie będą oni mogli przeprowadzić prelekcję (np. zaprezentować nowości wydawnicze, poprowadzić wywiad z autorem itp) oraz/lub sesje autografowe.

  W celu ustalenia dokładnego terminu i tematyki prelekcji oraz otrzymania wyceny prosimy o kontakt z opiekunem stoiska.