FAQ dla Wystawców

Czyli wszystko, co musicie wiedzieć o przygotowywaniu swojego stoiska na Pyrkon.

Najważniejsze Informacje

• Czy muszę prowadzić działalność gospodarczą, aby zostać wystawcą?

  Działalność gospodarcza nie jest wymagana, aby zostać Wystawcą. Należy jednak pamiętać, że w przypadku prowadzenia stoiska sprzedażowego to na Wystawcy spoczywa odpowiedzialność za przestrzeganie odpowiednich przepisów (w szczególności dotyczących podatków oraz działalności gospodarczej).

  W przypadku stoisk wystawienniczych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma możliwości prowadzenia rozliczeń w formie barteru.

• Jak zawrzeć umowę na stoisko?

  Po ustaleniu szczegółów dotyczących stoiska i reklamy otrzymają Państwo mailowo wystawioną umowę w pliku PDF. Należy uważnie sprawdzić, czy zgadzają się wszystkie dane osobowe oraz dane stoiska. Jeżeli są jakieś zastrzeżenia, prosimy o kontakt z Państwa Opiekunem. Jeżeli wszystko się zgadza, umowę należy wydrukować w dwóch egzemplarzach, podpisać oraz przesłać na adres:

  Pyrkon – Klub Fantastyki Druga Era
  ul. Słowackiego 13/116
  60-822 Poznań
  (polecamy wysyłkę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, dla Państwa bezpieczeństwa)

  My odsyłamy Państwu jeden egzemplarz podpisanej przez Organizatora umowy listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Umowę odeślemy Państwu najpóźniej w ciągu 10 dni od jej otrzymania, wraz z wystawionymi fakturami VAT z odroczonym terminem płatności.

  W terminie ustalonym w umowie wpłacają Państwo pieniądze przelewem na konto Stowarzyszenia.

• Co mam wpisać w tytule przelewu?

  Pyrkon 2018 wystawca <<nazwa stoiska lub nazwa Państwa działalności (jeśli nazwa stoiska nie została ustalona) – w przypadku osób prywatnych – nazwisko (jeśli nazwa stoiska nie jest ustalona)>>
  np. Pyrkon 2018 wystawca Insignis

  Nazwa odbiorcy: Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era
  Nr konta: 43 1050 1520 1000 0090 3081 0148

• Do kiedy można zgłaszać chęć wystawienia stoiska?

  Zgłoszenia przyjmowane są w dwóch turach, zgodnie z poniższym harmonogramem:

  20.11-13.12.2017 – I tura zgłoszeń
  14-23.12.2017 – rozpatrzenie zgłoszeń
  27.12.2017-7.01.2018 – poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie.

  Po dokonaniu rezerwacji skontaktuje się z Państwem opiekun wystawcy, który zajmie się ustaleniem dalszych warunków współpracy. Zgłoszenia wystawców, którzy trafią na listę rezerwowych, zostaną automatycznie przeniesione do drugiej tury zgłoszeń. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego rozpatrzenia wybranych zgłoszeń.

  8.01-28.02.2018 – II tura zgłoszeń
  1-7.03.2018 – rozpatrzenie zgłoszeń
  8-21.03.2018 – poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie

  Wystawcy, którzy trafią na listę rezerwowych po II turze zgłoszeń, mają możliwość otrzymania rezerwacji w przypadku rezygnacji innego wystawcy. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego rozpatrzenia wybranych zgłoszeń.

• Jaka jest szacowana liczba uczestników tegorocznego Pyrkonu?

  Na tym etapie nie szacujemy jeszcze dokładnej wielkości tegorocznej imprezy, ale z chęcią przedstawimy dane z ostatnich pięciu lat:
  2012: ponad 6 000,
  2013: ponad 12 000,
  2014: ponad 24 000,
  2015: ponad 31 000,
  2016: ponad 40 000.
  Tym samym pozostajemy największą tego typu imprezą w Europie Wschodniej.

• Czy mogę wjechać na teren MTP, by rozładować samochód?

  Tak. O dokładnych zasadach wjazdu na teren MTP poinformujemy w marcu.

• Czy mogę zostawić samochód na terenie MTP?

  Tak, można zostawić samochód na terenie Targów. Należy pozostawiać go w miejscu do tego wyznaczonym oraz stosować się do komunikatów obsługi MTP.

Płatności

• Co oznaczają ceny netto?

  Cena netto to cena bez podatku VAT. Aby obliczyć koszt należy do ceny netto dodać 23% podatku VAT.
  Najprostszy przelicznik: cena stoiska netto*1,23 = cena brutto.

• Jakie są formy płatności za stoisko?

  Za wykupione stoisko wystawca rozlicza się wpłatą na konto. Istnieje możliwość rozliczenia części kosztów bezgotówkowo tj. poprzez barter (polegający na przekazaniu towaru). Stosunek płatności przelewu do barteru jest ustalany dla każdego wystawcy indywidualnie, jednak wartość barteru nie przekracza 30% ceny całkowitej stoiska.

• Do kiedy mogę dokonać płatności za stoisko?

  Płatność musi zostać dokonana w terminie określonym indywidualnie w umowie z wystawcą w przedziale od 1.01.2018 r. do 30.04.2018 r. Termin dostarczenia części barterowej umowy jest ustalany indywidualnie, ale kończy się 09.05.2018 r.

Strefa MINI

• Czy mogę mieć więcej niż jedno stoisko typu mini?

  Nie. W celu utrzymania różnorodności asortymentu w tej sekcji nie przewidujemy możliwości wykupienia dwóch stoisk mini przez dwóch reprezentantów tego samego podmiotu. Jeśli zależy Państwu na większym stoisku, polecamy stoiska typu standard.

• Ile wejściówek jest wliczonych w cenę stoiska?

  W cenę stoiska typu mini wliczona jest jedna wejściówka, mini premium – dwie. Do każdego z tych stoisk można dokupić jedną dodatkową wejściówkę.

• Kiedy mogę rozstawić stoisko?

  Stoiska mini będzie można odbierać od piątku 25 kwietnia od godziny 9:00. Wcześniej (np. w czwartek) stoiska mini nie będą wydawane.

• Czy mogę dokupić dodatkowe krzesło lub stół na moim stoisku?

  Do stoisk mini można dokupić dodatkowe krzesło, ale nie można dokupić dodatkowego stołu.

• Kiedy mogę się zwinąć ze swoim stoiskiem?

  Zgodnie z umową, stoiska można składać w niedzielę od godziny 16:00.

• Co to są wysięgniki?

  Wysięgnik to dwumetrowy słupek będący elementem zabudowy targowej. Wysięgniki znajdą się tylko przy połowie stoisk mini i będą rozstawione co półtora metra – będą rozdzielały stoiska mini. Na stoiskach typu mini premium wysięgniki wystąpią na brzegach oraz pośrodku stoiska.

• Czy mogę czymś okleić moje stoisko?

  Tak. Należy jednak mieć na uwadze, by nie zniszczyć zabudowy – koszt uszkodzonej ścianki pokrywa wystawca.

• Czy mogę przywieźć własne meble/wieszaki?

  Tak, ale należy to najpierw ustalić z opiekunem wystawcy.

Stoiska

• Jakie są dokładne wymiary stołów?

  Nasze stoły mają dł. 120 cm x szer. 45 cm.

• Czy na moim stoisku będzie dostęp do prądu?

  Nie. Chęć wykupienia gniazdka bądź przyłącza do fazy należy zgłosić swojemu Opiekunowi Wystawcy. Usługa wyceniana jest indywidualnie.

• Jak wyglądają stoiska z zabudową?

  Są to stoiska ze standardową zabudową targową, czyli z trzech stron ścianki typu octanorm – cienkie, sztywne ścianki w białym kolorze. Jeśli zajdzie taka potrzeba można usunąć jedną ze ścianek (np. jeśli chce się połączyć stoisko z innym wystawcą) – nie wpłynie to na cenę stoiska. Zachęcamy do oklejenia ścianek – firma wynajmująca zabudowę oferuje taką usługę. Jeśli są Państwo zainteresowani oklejeniem zabudowy, prosimy o kontakt z Państwa Opiekunem.

• Czy możecie wypożyczyć nam przedłużacze, manekiny, regały i inne elementy stoiska?

  Niestety, nie dysponujemy żadnymi elementami służącymi do organizacji stoiska. Nie posiadamy regałów, manekinów, lamp itp. Zapewniamy po jednym gniazdku do podłączenia się do sieci elektrycznej na stoisko, dlatego prosimy o przywiezienie własnych przedłużaczy.

• Czy można ustawić stelaż na czapki/regał/manekin/itp. na stoisku?

  Tak, w ramach wykupionego stoiska można swobodnie ustawiać regały, manekiny i stojaki. Prosimy o niezajmowanie terenu poza wykupionym stoiskiem. Należy też zadbać o to by ustawione przedmioty nie stwarzały zagrożenia (stały stabilnie, poza ciągami komunikacyjnymi).

• Czy można przywieźć własną podłogę (wykładzina, dywan, piasek)?

  W obrębie stoiska można położyć własny dywan lub wykładzinę. Nie wolno natomiast przynosić materiałów sypkich np. piasku, ponieważ rozniesie się on po całej hali.

• Czy mogę rozstawić namiot?

  Tak, jeżeli w całości będzie mieścił się na wykupionej powierzchni.

• W jakim miejscu na hali zostanie umieszczone moje stoisko?

  W zależności od wybranego typu stoiska, przewidujemy dwa sposoby rezerwacji miejsc:

  • w formularzu pokazuje się Państwu mapa hali z wyznaczonymi sektorami. Z menu obok mapki należy wybrać trzy sektory zgodnie z preferencjami oraz zaznaczyć typ (w szeregu, narożne itd.). Na tej podstawie Koordynator Pionu przyznaje Państwu miejsce. Informację o zarezerwowanym miejscu otrzymujecie Państwo od swojego opiekuna wystawcy w ciągu tygodnia od przesłania zgłoszenia.
  • po wysłaniu zgłoszenia do strefy mini lub Bloku Gier Elektronicznych skontaktuje się z Państwem Organizator (dotyczy stoisk typu mini, strefy gier indie oraz wystawców Bloku Gier Elektronicznych)

  Rezerwacja miejsca uzgodniona z Organizatorem jest ważna 30 dni, jeżeli w tym okresie nie zostanie podpisana umowa między Wystawcą a Pyrkonem, rezerwacja wygasa.

• Czy ktoś będzie cały czas pilnował mojego stoiska?

  Po zamknięciu hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu i opuszczeniu jej przez wystawców, hala zostanie komisyjnie zamknięta i otwarta dopiero w dniu następnym. W godzinach otwarcia hali muszą Państwo zapewnić obsługę swojego stoiska.

• Czy gżdacze pomogą mi rozstawić moje stoisko?

  Nie, pyrkonowi wolontariusze nie pomagają w rozstawianiu stoisk na hali wystawców. Muszą Państwo zapewnić osoby do rozstawienia i spakowania stoiska.

Reklama

• Jakie formy reklamy mogę stosować bezpłatnie?

  Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać banery i plakaty. Poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Opiekunem wystawcy (za dodatkową opłatą ustaloną w umowie, rozwieszanie plakatów dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).

• Czy news o moim stoisku może pojawić się na waszym Facebooku?

  Możliwość opublikowania posta na temat wystawcy na FB rezerwujemy dla naszych największych kontrahentów – jeśli są Państwo zainteresowani, prosimy o kontakt z Opiekunem. Nie zamieszczamy newsów informacyjnych, posty muszą angażować lub dawać coś uczestnikom – zniżkę, konkurs, promocję. Szczegółowych informacji na temat warunków i kosztów reklam udzieli Opiekun.

PRZESYŁKI

• Barter - garść informacji:

  Kwota i szczegółowa lista barteru są proponowane przez Pyrkon i po Państwa akceptacji zostają dołączone jako załącznik do umowy. Ustalamy to przed podpisaniem umowy i dopiero po jej podpisaniu możliwa jest wysyłka barteru.

  Barter (jak również wszystkie inne paczki wysyłane na Pyrkon) musi być opisany zgodnie z przesłanym przez organizatora drukiem opisu paczki.

  Paczka musi zawierać listę zawartych w niej towarów oraz wycenę każdego towaru. Tę samą listę muszą Państwo przesłać organizatorowi drogą mailową przed wysłaniem paczki. Barter należy wysłać w terminie ustalonym indywidualnie z Państwa Opiekunem.

• Wysyłanie paczek na Pyrkon.

  Mogą Państwo przesłać na Pyrkon zarówno barter, jak i elementy stoiska. Informacje na temat wysyłki paczek zostaną zamieszczone na stronie w kwietniu.

INNE

• W jakich godzinach mogę przebywać na hali, a w jakich będą mieli na nią wstęp uczestnicy?

  Godziny otwarcia hali dla wystawców:
  17.05.2018 (czwartek) w godzinach od 9:30 do 20:00; dla stoisk w zabudowie dostarczanej przez Organizatora w godzinach od 15:00 do 20:00
  18.05.2018 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00
  19.05.2018 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00
  20.05.2018 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00

  Godziny otwarcia hali dla uczestników:
  18.05.2018 (piątek) w godzinach od 14:00 do 21:00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20:30)
  19.05.2018 (sobota) w godzinach od 10:00 do 21:00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20:30)
  20.05.2018 (niedziela) w godzinach od 10:00 do 16:00

  Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu wystawców drogą mailową – jeżeli zmiana nastąpi przed rozpoczęciem Festiwalu. Zaś jeśli zmiana wystąpi w trakcie trwania Festiwalu to poprzez rozwieszenie ogłoszeń przy wejściu do hali.

• Ile wejściówek może zakupić dodatkowo wystawca?

  Wystawcy mini i mini premium mogą dokupić maksymalnie jedną wejściówkę (maksymalna liczba wejściówek dla tych stoisk wynosi odpowiednio dwie i trzy wejściówki).

  Wystawcy wykupujący stoiska standard i maxi mogą wykupić dowolną liczbę wejściówek – wejściówka „wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. W przypadku uzasadnionego podejrzenia dystrybuowania wejściówek wśród osób nienależących do obsługi stoiska, Opiekun Wystawcy może narzucić ograniczenia.

• Chciałbym sprzedawać jedzenie - czy jest taka możliwość?

  Nie, na hali wystawców nie ma możliwości przygotowania i sprzedaży jedzenia.

• Okazało się, że nie mogę przyjechać i nie ma mnie kto zastąpić. Co robić?

  Należy jak najszybciej zgłosić to organizatorowi, z którym ustalało się warunki wystawiania na Festiwalu w celu anulowania bądź zmiany rezerwacji.

  Opłata całkowita zostaje zwrócona:

  • w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi w lutym 2018.
  • w wysokości 20% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi w marcu 2018.

  Wystawcy nie przysługuje zwrot wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi po 31.03.2018.

• Czy mogę używać pyrkonowego logotypu i/lub pyrkonowych grafik do celów promocyjnych lub sprzedażowych?

  Możliwe jest podpisanie umowy o użyczenie przez Organizatora licencji na wykorzystanie logotypu Pyrkonu. Koszt takiej licencji zależy od jej zakresu i zwykle wynosi kilkaset złotych. Szczegóły umowy są ustalane indywidualnie.

• Czy mogę zorganizować na Pyrkonie prelekcję?

  Oczywiście, organizacja prelekcji nie wpływa w żaden sposób na warunki umowy*. Zachęcamy wszystkich pasjonatów fantastyki do zgłoszenia punktu programu przez formularz, który dostępny będzie w styczniu na stronie pyrkon.pl.

  *Odrębnym tematem jest organizacja punktów programu na Bloku Dziecięcym lub ufundowanie materiałów do warsztatów – takie punkty programu mogą zostać rozliczone jako usługa barterowa.