Instrukcja wnioskowania o wydanie zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego

W związku ze zmianami w ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U.2024.1802 t.j. z dnia 6 grudnia 2024), nałożyła na personel obowiązek przedłożenia zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Mając na uwadze fakt, że w wydarzeniu Festiwal Fantastyki Pyrkon dużą grupą odbiorców są osoby nieletnie, osoby, z którymi Pyrkon podejmuje współpracę także potrzebują uzyskać wyżej wspomniany dokument i przedłożyć go organizacji przed dopuszczeniem do realizacji swoich zadań na FF Pyrkon. 

Zanim pokażemy Ci jak poprawnie złożyć wniosek o wydanie ww. dokumentu, podajemy krótki skrót informacji:

1. Jeżeli posiadasz zaświadczenie wydane przez sąd, wyrobione w innym celu, niż praca z dziećmi (lub jeżeli takie zaświadczenie zostało wydane w ramach pełnienia funkcji wychowawcy kolonijnego) z powodu różnicy zakresu weryfikowanych danych, musimy prosić Cię o wyrobienie go ponownie, zgodnie z instrukcjami z tego poradnika.
2. Wydawane przez Sąd zaświadczenia o niekaralności nie posiadają limitu czasowego, tym samym są bezterminowe do czasu zmiany statusu karalności. Oznacza to, że procedurę wystarczy przejść jeden raz, aby zostać dopuszczonym do wolontariatu lub zatrudnienia na terenie kraju. Należy jednak zaznaczyć, że każdy podmiot ma prawo dowolnie regulować wymagania dotyczące daty wydania zaświadczenia.  Stowarzyszenie Klub Fantastyki “Druga Era” będzie akceptowało każde zaświadczenie poprawnie wydane, nie starsze niż 4 lata.
3. Jeżeli w celu zamieszkania znajdowałeś się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, także będziemy potrzebowali od ciebie zaświadczenia o niekaralności z kraju w którym rezydujesz/rezydowałeś. Według kodeksu cywilnego miejscem zamieszkania jest “miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu.” W związku z tą definicją, nie wliczają się w to krótkoterminowe pobyty zagraniczne, np. w celach turystycznych czy edukacyjnych. 

Wyrabianie zaświadczenia drogą elektroniczną.

Wymagania:  

• Posiadanie Profilu Zaufanego; 
• Ukończenie 18 roku życia;
• Koszt wydania zaświadczenia: 20 zł (+ opłata transakcyjna);
• Czas oczekiwania: 14 dni.

1. Stwórz konto na platformie e-KRK pod adresem https://ekrk.ms.gov.pl/. W trakcie zakładania konta zaznacz pola “Osoba fizyczna” oraz “Nadaj identyfikator użytkownika”. Na adres e-mail dostaniesz link aktywacyjny do konta. 

2. Po aktywacji konta zaloguj się do systemu i w zakładce “Wnioski i Zapytania” wybierz “Wniosek o osobę”. 

3. Wyświetlony wniosek wypełnij swoimi danymi. Część danych system uzupełnia automatycznie, część należy wpisać samodzielnie. Miej na uwadze, by:

•  W pkt. 11 “Rodzaj danych, które mają być przedmiotem informacji o osobie” zaznaczyć “Kartoteka Karna” oraz “Kartoteka Nieletnich”
• W pkt. 12, w polu “Zakres danych, które mają być przedmiotem informacji o osobie” wpisać: „Art. 21 ust. 3 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. z 2024 r. poz. 1802)”.

Przykładowy poprawnie wypełniony wniosek:

4. Po wypełnieniu wniosku, pod wnioskiem klikamy przycisk “Zapisz”, a następnie

5. Po kliknięciu przycisku „Podpisz”, zostaniesz przeniesiony na stronę podpisywania dokumentu. Użyj funkcji “Podpisz przy użyciu profilu zaufanego”.

6. Zostaniesz poproszony o zalogowanie się, na swoje konto e-PUAP. Po zalogowaniu podpisz swój wniosek.

7. Pojawi się komunikat, o możliwości wydania wielojęzycznego formularza. Będziemy wymagać wyłącznie wersji w języku polskim, więc, o ile nie potrzebujego go do celów prywatnych, naciśnij “Nie”.

8. Po podpisaniu wniosku, zostaniesz poproszony o opłacenie. Kliknij “Zapłać i wyślij”, następnie opłać go wybranym sposobem płatności. 

9. Po około 14 dniach dostaniesz powiadomienie na podany przy rejestracji adres e-mail, o wydaniu odpowiedzi dla twojego wniosku.

10. U góry strony e-KRK kliknij w zakładkę “Odpowiedzi”.

11. Poprawnie złożony wniosek, po otrzymaniu odpowiedzi, zostanie podpisany „Odpowiedź do pobrania” w zakładce „status wniosku”. By pobrać odpowiedź, kliknij przycisk “Pobierz w formacie zip” (wygląda jak ikona dokumentu).

12. Potwierdź dostarczenie odpowiedzi, poprzez podpis profilem zaufanym.

13. Po powrocie na stronę E-krk, ponownie kliknij zakładkę „odpowiedzi”.

14. Kliknij ponownie przycisk “Pobierz w formacie zip” (ikona dokumentu).

15. W miejscu docelowym, zostanie pobrane archiwum .zip, w którym znajdziesz:

• plik w formacie .pdf będący jedynie podglądem zaświadczenia; 
• pliki .xml oraz .xml.xades będące faktycznymi zaświadczeniami o niekaralności.

Zachowaj archiwum .zip – dopiero po uzyskaniu pełnej zawartości pakietu, będziemy w stanie podjąć z tobą współpracę.

Wydanie offline wniosku w formie papierowej

Wymagania:

• Ukończenie 18 roku życia
  • lub, jeżeli nie ukończyłeś 18 roku życia, wniosek może złożyć twój opiekun prawny;
• Czas oczekiwania: natychmiastowy;
• Koszt: 30 złotych.

1. Udaj się do najbliższego Punktu Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego. Listę punktów znajdziesz na stronie https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/materialy. Pobierz niżej zaznaczony link z listą działających punktów.

2. Podejdź do kasy lub automatu i zakup “znak opłaty sądowej” o wartości 30 złotych.

3. Wypełnij wniosek swoimi danymi (lub podopiecznego) 

• w pkt 11 “wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji o osobie” wpisz “Art. 21 ust. 3 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. z 2024 r. poz. 1802)”;
• W pkt. 12 “Rodzaj danych, które mają być przedmiotem informacji o osobie” zaznacz “Kartoteka Karna” oraz “Kartoteka Nieletnich”.

Przykładowo wypełniony formularz wygląda następująco:

W przypadku osoby nieletniej wniosek podpisuje opiekun prawny.

4. Zanieś uzupełniony i podpisany wniosek wraz ze znakiem opłaty sądowej do Punktu Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego. Możesz zostać poproszony o dowód tożsamości, więc przygotuj fizyczny dokument. Wniosek zostaje natychmiastowo przetworzony i podbity poniższymi pieczęciami:

Przynieś wyrobiony dokument do biura akredytacji, które znajduje się nad Wejściem Północnym. Tam stworzymy jego kopię, która zostanie zarchiwizowana i będzie przetrzymywana zgodnie z polityką RODO organizacji.