Regulamin pokazu Cosplay podczas Pyrkonu 2022

I Postanowienia ogólne

1. Organizatorem pokazu Cosplay podczas Pyrkonu 2022 zwanego dalej „pokazem” jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era w Poznaniu (zwane dalej „organizatorem”). Koordynatorem Pokazu jest Aleksandra Tora.

2. Organizator oświadcza, że Pokaz nie jest grą losową, loterią fantową, zakładem wzajemnym, loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku, ani żadną inną formą gry losowej przewidzianej w ustawie z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U.2009.201.1540, wraz z późn. zm.).

3. Pokaz organizowany jest na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich 19.06.2022 r. w godzinach około południowych.

4. Zadaniem uczestników pokazu jest zaprezentowanie kostiumu cosplay na scenie w trakcie imprezy.

II Warunki uczestnictwa

1. Pokaz  jest przeznaczony dla osób, które samodzielnie lub przy pomocy osób trzecich tworzą stroje, przebierają się w nie i odgrywają wybrane przez siebie postacie. Dopuszczalne są wszystkie stroje kupne lub wykonane przez osoby trzecie. Nie ma ograniczeń w kwestii własnoręcznego wykonywania strojów.

2. Osoby nieletnie mogą wziąć udział w pokazie pod warunkiem przedstawienia pisemnej zgody rodziców lub prawnego opiekuna  (Formularz do pobrania tutaj, podpisany skan lub zdjęcie dokumentu  należy podpiąć do formularza zgłoszeniowego).

3. Prezentowane kostiumy powinny pochodzić z oficjalnych źródeł. Dozwolone jest czerpanie inspiracji z książek, komiksu ,gier, filmów (w tym animowanych), seriali, ilustracji. W razie wątpliwości czy postać kwalifikuje się do danych źródeł, prosimy o kontakt z koordynatorem.

4. Dopuszcza się zaprezentowanie kostiumu, który był już wcześniej prezentowany na innych konkursach lub pokazach oraz zdobywał w nim nagrody. Nie ma limitu czasowego od czasu premiery.

5. Prezentacja i strój nie mogą zawierać motywów powszechnie uważanych za wulgarne lub obraźliwe a także nie może zawierać odwołań politycznych, obrażać mniejszości seksualnych oraz etnicznych.

6. Organizator może wyrazić zgodę na użycie modela lub modelki celem prezentacji stroju, w przypadku gdy uczestnik ma udokumentowane problemy z poruszaniem się lub z występami publicznymi. Aby skorzystać z tej możliwości, należy skontaktować się z koordynatorem przed nadesłaniem zgłoszenia.

7. Każdy uczestnik może zgłosić jeden strój.

8. Przystępując do pokazu, uczestnicy akceptują postanowienia regulaminu.

III Przebieg pokazu

1. Konkurs podzielony jest na dwa etapy: Etap nadsyłania zgłoszeń i pokaz. Do pokazu  zostanie wytypowane 30 najlepszych kostiumów ze wszystkich nadesłanych zgłoszeń. 

2. Do 06.06.2022, do godziny 23:59 przyjmowane są zgłoszenia poprzez formularze dostępne na stronie internetowej : https://www.cognitoforms.com/ShappiWorkshop/pyrkon2022zg%C5%82oszeniepokazcosplay

Zgłoszenia powinny zawierać między innymi zdjęcia ukończonego kostiumu w formacie jpg lub png ( kostium musi być ukończony w co najmniej 70%) oraz grafiki referencyjne prezentujące postać, której kostium jest odtwarzany.

    Zgłoszenia niekompletne nie będą brane pod uwagę.  Prace zgłoszone po tym terminie nie będą brały udziału w Pokazie.

3. Do 12.06.2022 r. do godziny 23:59 Organizatorzy dokonują wyboru uczestników, którzy wezmą udział w pokazie. Wyniki tego etapu zostaną przekazane uczestnikom za pomocą e-maili.

4. W trakcie Pokazu uczestnicy biorą udział w Prezentacji scenicznej. Inaczej, występie na scenie typu catwalk, prezentującym kostium/postać przed publicznością. Uczestnik zostanie poproszony o zaprezentowanie najbardziej typowych póz dla swojej postaci oraz krótką rozmowę z konferansjerem. Pytania jakie zada uczestnikom konferansjer zostaną wysłane wcześniej drogą mailową, tak aby każdy mógł się z nimi zapoznać.

5. Indywidualny czas występu  podany uczestnikom w e-mailach przed konkursem, jest czasem przybliżonym i może ulec zmianie w zależności od przebiegu pokazu. Uczestnicy będą na bieżąco informowani o zmianach.

6. Jeżeli limity czasowe pokazu zezwolą na więcej występów, scena zostanie otwarta dla uczestników nie zgłoszonych uprzednio poprzez formularz zgłoszeniowy. Będą mogli oni dołączyć do pokazu po zakończeniu występów osób zakwalifikowanych. Wymóg występu  to składny kostium/stylizacja postaci. 

IV Występy sceniczne

1. Uczestnicy występują na scenie indywidualnie.

2. Każda prezentacja sceniczna skupi się na zaprezentowaniu co najmniej trzech najbardziej rozpoznawalnych póz dla postaci. Prezentacja ma charakterystykę przejścia typu „catwalk” z przystankami na pozowanie dla publiczności i fotografów.

3. Organizatorzy zapewniają pomoc w podawaniu rekwizytów oraz ich wnoszeniu. Jeśli uczestnik życzy sobie pomocy od osób innych niż obsługa konkursu, zaleca się, by osoby te ubrane były na czarno.

4. Do dyspozycji uczestników  w czasie pokazu jest  scena z wybiegiem, oświetlenie podstawowe oraz nagłośnienie wraz z obsługą techniczną. 

5. Uczestników obowiązuje bezwzględny zakaz używania ognia, świec dymnych i rozlewania wody na scenie.

6. Niedopuszczalne jest używanie wulgarnego języka oraz zachowanie obsceniczne lub naruszające dobra osób trzecich. Niezastosowanie się do niniejszego punktu grozi dyskwalifikacją.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowanie uczestnika pokazu.

V Dyskwalifikacje i upomnienia

1. W zależności od rangi przewinienia, organizatorzy mogą wystosować upomnienie lub dokonać dyskwalifikacji uczestnika (odmówić mu dalszego udziału w bieżącej edycji pokazu, nie uwzględnić w punktacji końcowej, zażądać natychmiastowego opuszczenia zaplecza scenicznego) i/lub odmówić udziału w kolejnych edycjach pokazu.

2. Upomnienia oraz dyskwalifikacja rozpatrywane są przez koordynatorkę pokazu w następujących przypadkach:

a) uczestnik w sposób celowy zniszczył lub uszkodził kostium, rekwizyty lub scenografię należące do innej osoby biorącej udział w pokazie,

b) uczestnik wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników pokazu, 

c) uczestnik nie stawił się na swoim występie scenicznym bez podania powodu lub za powód podając własne zaniedbanie (np. nieukończenie kostiumu na czas, zmianę zdania, nieprzygotowanie do występu scenicznego). Podpunkt ten nie dotyczy osób, u których wystąpiły poważne problemy zdrowotne lub względy losowe, uniemożliwiające kontynuowanie uczestnictwa.

3. Każdy przypadek upomnienia lub dyskwalifikacji rozpatrywany jest indywidualnie przez koordynatorkę pokazu

VI Nagrody

1. Nagrodami w pokazie są pamiątkowe dyplomy.

2. Organizator zastrzega sobie prawo, by w wyjątkowych sytuacjach zmienić wysokość nagrody lub jej nie przyznać.

3. Nagrody zostaną przekazane  na miejscu lub na prośbę Uczestnika, wysyłkowo w ciągu 30 dni od daty pokazu.

4. Uczestnik nie może przenieść prawa do uzyskania nagrody na osoby trzecie.

VII Dane osobowe

1. Wysyłając formularz zgłoszeniowy na pokaz uczestnik akceptuje fakt, że Organizator staje się administratorem jego danych osobowych oraz ma do nich dostęp, w tym: wglądu i przetwarzania jego danych osobowych ze starannością i zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

2. Dane osobowe przetwarzane przez organizatora to:

a) Imię i nazwisko.
b) Adres mailowy.
c) Zdjęcia prac nad strojem.
d) Zdjęcia i nazwa kont profili społecznościowych (jeśli dotyczy).

3. Zgoda na wszelkie, dodatkowe dane osobowe, niezbędne w przypadku prawidłowej organizacji Pyrkonu będą wysyłane do finalistów w wiadomości email.

4. Dane osobowe Uczestników, wymienione w punkcie 2, będą przetwarzane w celach:
a) organizacji oraz przeprowadzenia Pokazu
b) kontaktu z Uczestnikami przez maila.
d) sporządzenia statystyk dotyczących imprezy oraz celów księgowych.

Podanie tych danych jest dobrowolne, przy czym ich niepodanie uniemożliwi udział w Pokazie.

5. Każdy Uczestnik dokonując zgłoszenia do pokazu oświadcza, że został poinformowany o prawie:
a) wglądu do podanych niniejszym danych osobowych i uzyskania ich kopii.
b) prawie do ich modyfikacji.
c) prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie podanych danych osobowych, a także o tym, że podane dane osobowe będą przetwarzane przez okres potrzebny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone.
Powyższe prawo może być realizowane poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: [email protected]

5. Dane osobowe Uczestników pokazu  są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia pokazu oraz zakończenia wysyłki nagród,  w zakresie udokumentowania rozliczenia – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym przyznano nagrody.

6. Dane osobowe Uczestników pokazu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia nagród będą przetwarzane przez podmioty prawnie upoważnione przez Organizatora. 

VIII Postanowienia końcowe

1. Regulamin znajduje się do wglądu na stronie internetowej pyrkon.pl 

2. Wszelkie pytania i uwagi można kierować na adres e-mail: [email protected] gdzie odpowie na nie koordynator pokazu. 

3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z poniżej wskazanych ważnych przyczyn:
a) jeżeli zmiana Regulaminu jest konieczna ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub ze względu na uznanie postanowienia Regulaminu za niedozwolone – odpowiednio w tym zakresie.
b) realizacji obowiązku wynikającego z prawomocnego orzeczenia sądu lub decyzji organów administracji.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania wszelkich zmian w niniejszym Regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania o tym Uczestników, jeśli nie są to zmiany wskazane w punkcie 3. Najbardziej aktualna wersja niniejszego regulaminu dostępna jest na stronie imprezy.

5. Przystępując do udziału w pokazie i podczas wysyłki formularza zgłoszeniowe, Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z zasadami zawartymi w niniejszym Regulaminie i zobowiązuje się do ich przestrzegania. 

6. Uczestnicy poprzez przystąpienie do pokazu wyrażają zgodę na nieodpłatną prezentację, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny, wykonanych podczas Pyrkonu  w celach związanych z archiwizowaniem materiałów i promocją imprezy, koordynatora oraz organizatora.

7. Decyzje Organizatora po rozstrzygnięciu reklamacji są ostateczne i nie podlegają zaskarżeniu.

8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa. Regulamin podlega przepisom prawa powszechnie obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej.