Regulamin Grodu Inicjatyw Fanowskich

Regulamin Grodu Inicjatyw Fanowskich na Pyrkonie 2025

1. Niniejszy Regulamin Grodu Inicjatyw Fanowskich, zwanej dalej GIF lub Strefą, reguluje zasady działania tej Strefy na Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2025. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem obowiązuje Regulamin Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2025. Stosowane poniżej definicje są spójne z definicjami wyjaśnionymi w regulaminie głównym.
2. GIF jest przestrzenią, której celem jest umożliwienie ugrupowaniom związanym z fantastyką (zwanymi dalej Grupami) promocji prowadzonych przez nie działań.
3. Podstawą przyjęcia zgłoszenia Grupy jest bezpośredni kontakt mailowy z organizatorem GIF (zwanym dalej Organizatorem), który może zostać zainicjowany poprzez wypełnienie formularza na stronie internetowej Pyrkonu. Organizator zastrzega sobie prawo do przyjęcia tylko wybranych zgłoszeń. Na decyzję o przyjęciu Grupy wpływa:
   • Zgodność działalności grupy z profilem działalności Pyrkonu;
   • Przedstawienie planu atrakcji, wydarzeń i/lub stoiska, które Grupa chciałaby zorganizować w ramach GIF;
   • Poinformowanie Organizatora o zapotrzebowaniach Grupy i ustalenie możliwości zapewnienia ich przez Organizatora, w szczególności na stoły, krzesła, zabudowę oraz przyłącza elektryczne najpóźniej do dnia 7.04.2025;
4. Grupie, której zgłoszenie zostało przyjęte, przysługują wejściówki dla osób organizujących stoisko, atrakcje lub wydarzenia, w liczbie ustalonej z Organizatorem. Liczba ta jest wyliczana na podstawie ilości i wielkości atrakcji i wydarzeń organizowanych przez Grupę.
5. Grupie, której zgłoszenie zostało przyjęte, zostaną przydzielone miejsca, w których powinno zostać rozstawione jej stoisko lub w których powinny zostać zorganizowane tworzone przez Grupę wydarzenia i atrakcje.
6. Grupa zobowiązuje się do zapewnienia atrakcji, wydarzeń i stoiska w zakresie i koncepcie ustalonym z Organizatorem.
7. Grupa wystawiająca stoisko w ramach Strefy zobowiązuje się, że stoisko będzie otwarte minimum od 12:00 do 23:00 w piątek, od 9:00 do 23:00 w sobotę i od 9:00 do 17:00 w niedzielę. Otwarte stoisko to stoisko w pełni rozłożone (zgodnie z jego konceptem ustalonym z Organizatorem), przy którym przebywa co najmniej połowa osób z Grupy (lub liczba ustalona pisemnie z Organizatorem w drodze ustaleń). Wszelkie odstępstwa od tego punktu muszą zostać ustalone z organizatorem Grodu Inicjatyw Fanowskich.
8. Grupa zobowiązuje się nie zakłócać działania innych stoisk, wydarzeń i atrakcji, w szczególności poprzez zbyt głośne dźwięki dobiegające do stoiska.
9. Grupy starają się polubownie i z wzajemnym szacunkiem rozwiązać konflikty, w szczególności wynikające z zakłócania działania innych stoisk przez Grupę lub działania stoiska Grupy przez inne. Jeżeli dojście do porozumienia nie wydaje się możliwe, Grupy zwracają się o pomoc do Organizatora i zobowiązują się dostosować się do jego werdyktu.
10. Grupa zobowiązuje się nie używać na stoisku przyłączy prądu w innych celach, niż tych ustalonych i zatwierdzonych przez Organizatora.
11. Grupa odpowiedzialna jest za porządek i reprezentacyjny wygląd stoiska.
12. Zabroniony jest jakikolwiek handel w ramach stoiska.
13. Zabronione jest rozdawanie ulotek. W przypadku Grup, które nie posiadają stoiska, dozwolone jest rozdawanie ulotek tylko w miejscu i czasie organizowanej przez grupę atrakcji lub wydarzenia, jeżeli Organizator wyraził na to bezpośrednią zgodę. W razie stwierdzenia faktu nielegalnego rozdawania ulotek, organizator może nałożyć na rozdającego karę w wysokości nie mniejszej niż 1500 złotych..
14. Zabroniona jest sprzedaż lub nieodpłatne wydawanie jedzenia oraz napojów przez Grupy, za wyjątkiem fabrycznie zapakowanych przekąsek.
15. Osoby, które w danym momencie obsługują stoisko, atrakcję lub wydarzenie organizowane przez Grupę nie mogą znajdować się pod wpływem alkoholu lub innych substancji odurzających pod rygorem usunięcia z terenu Festiwalu takowych osób a w szczególnych wypadkach – całej grupy.
16. Grupy zobowiązują się informować telefonicznie Organizatora Grodu Fantastycznych Inicjatyw o nagłych sytuacjach i zdarzeniach w trakcie Festiwalu, które mogą mieć wpływ na działanie GIF, zakłócać przebieg Pyrkonu, a w szczególności gdy mogą one stanowić niebezpieczeństwo.
17. Grupy zobowiązują się do stosowania się do poleceń hall mastera, organizatorów oraz wolontariuszy.
18. Organizator nie zapewnia Grupie koszulek ani gadżetów.
19. Organizator zapewnia Grupie nocleg na hali, na której znajduje się Strefa, w miejscu do tego wyznaczonym.
20. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Aktualne brzmienie regulaminu jest dostępne na stronie internetowej Pyrkonu.
21. Grupa zobowiązuje się do wysłania kopii umowy podpisanej podpisem kwalifikowanym lub epuap na email [email protected], albo 2 kopii podpisanej umowy pocztą na adres Słowackiego 13/116, 60-822 Poznań w ciągu 2 tygodni od otrzymania dokumentu drogą elektroniczną.
22. Opłata za wystawienie Grupy w ramach GIF wynosi dwukrotność cen wejściówek, które otrzymała grupa (cena jednej wejściówki to 339 zł). Grupa, której zgłoszenie zostało przyjęte, zobowiązuje się uiścić opłatę do 45 dni po zakończeniu czasu trwania Festiwalu.
23. Powyższa opłata może zostać zmniejszona o maksymalnie 100% jej wartości, jeżeli Grupa wywiąże się ze wszystkich postanowień zawartej umowy. O zmniejszeniu kwoty Opłaty decyduje Organizator, a Grupa zostanie poinformowana o ostatecznej kwocie Opłaty w ciągu 15 dni od zakończenia czasu trwania Festiwalu. W przypadku braku przekazania na czas informacji o ostatecznej kwocie przez Organizatora uznaje się zniżkę 100%
24. Wydarzenia i atrakcje tworzone przez Grupę mogą być promowane podczas Festiwalu poprzez wywieszenie ogłoszenia na przeznaczonej do tego Tablicy. Ogłoszenia wywiesza tylko Organizator lub osoby przez niego wyznaczone. Warunkiem wywieszenia ogłoszenia jest zgoda Organizatora oraz przygotowanie wzoru ogłoszenia przez Grupę i dostarczenie go przed rozpoczęciem Festiwalu.