REGULAMIN WIOSEK FANTASTYCZNYCH

Regulamin zgłaszania i organizowania wiosek tematycznych w Strefie Wiosek Fantastycznych w czasie Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2025.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Każda osoba lub podmiot zgłaszający wioskę tematyczną akceptuje niniejszy regulamin i zobowiązuje się jednocześnie przestrzegać jego warunków.

1.2. Poniższy regulamin funkcjonuje wspólnie z regulaminem ogólnym Festiwalu Fantastyki Pyrkon.

2. Definicje

2.1. Strefa (blok) Wiosek Fantastycznych – strefa programu halowego, w której prezentowane są wioski tematyczne, obejmująca również atrakcje na arenie widowiskowej podczas Festiwalu Fantastyki Pyrkon w dniach 13-15.06.2025.

2.2. Wioska tematyczna – scenografia, rekwizyty i atrakcje prezentowane na określonym wcześniej terenie, ustalone wcześniej na drodze komunikacji mailowej, telefonicznej i ustnej. Wszystkie jej elementy muszą być wcześniej uzgodnione z organizatorem.

2.3. Koordynator wioski – osoba lub podmiot odpowiedzialny za kontakt z organizatorem oraz wywiązanie się z ustaleń i umowy.

2.4. Członek wioski – osoba biorąca udział we współtworzeniu wioski tematycznej.

2.5. Twórca – koordynator wioski lub jej członek.

2.6. Pawilon 3/3A – pawilony na Międzynarodowych Targach Poznańskich, miejsce prezentowania wiosek tematycznych i areny widowiskowej.

2.7. Stoisko – Wyznaczone przez organizatora miejsce o powierzchni i wyposażeniu zgodnym z zawartą umową, odpowiednio oznaczone na mapie pawilonu.

2.8. Organizator Strefy Wiosek Fantastycznych – osoba wyznaczona do opieki nad strefą Wiosek Fantastycznych, z którą Twórcy kontaktują się przed, podczas i po Festiwalu w sprawie organizowania wiosek tematycznych. Podczas trwania Festiwalu nosi fioletową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach.

2.9. Przegżdacz Strefy Wiosek Fantastycznych – osoba wyznaczona do pomocy organizatorowi Strefy Wiosek Fantastycznych. Podczas trwania Festiwalu nosi pomarańczową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach. Wspiera organizatora, a w sytuacji losowej może go również zastąpić. Do jego obowiązków NIE należy wykonywanie zadań zleconych przez twórców wiosek.

2.10. Gżdacz Strefy Wiosek Fantastycznych – wolontariusz, który pomaga w strefie Strefy Wiosek Fantastycznych i dba o jej poprawne funkcjonowanie. Podobnie jak u Przegżdacza do jego obowiązków nie należy wykonywanie zadań zleconych przez twórców wiosek.

3. Zbieranie zgłoszeń oraz ich selekcja

3.1. Sposobem zgłoszenia wioski tematycznej jest wypełnienie formularza lub (w wyjątkowych i omówionych z organizatorem sytuacjach) przesłanie wymaganych danych bezpośrednio do organizatora na adres [email protected] w tytule podając [Wioski] oraz nazwę zgłaszanej atrakcji.

3.2. Formularz zgłoszeniowy wiosek tematycznych jest dostępny pod adresem:  https://tinyurl.com/ywsl43tc

Formularz zgłoszeniowy zawiera poniższe dane:

• adres e-mail i numer telefonu do koordynatora wioski;
• nazwę wioski;
• nazwę podmiotu zgłaszającego;
• dokładny opis stoiska wraz z załącznikami jak zdjęcia;
• dodatkowe wydarzenia i atrakcje, które będą miały miejsce na stoisku;
• przewidywany budżet;
• stronę internetową lub social media projektu, pozwalające na zapoznanie się z twórczością danej inicjatywy;
• projekt stoiska w formie rysunku.

Dane osobowe zgłoszonych mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadające odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (Privacy Shield). O takich przypadkach zgłaszający się zostaną odpowiednio poinformowani.

3.3. Dokonując selekcji zgłoszeń, organizator strefy kieruje się poniższymi kryteriami:

• nowatorstwo – mile widziane są inicjatywy, które chcą się zaprezentować po raz pierwszy. Organizator dołoży wszelkich starań, by pomóc w zorganizowaniu danej wioski niezależnie od stopnia doświadczenia twórców,
• rozwój – inicjatywy, które pojawiły się w zeszłych latach nie mogą osiąść na laurach i ograniczyć się tylko do prezentacji atrakcji z poprzednich edycji Pyrkonu,
• różnorodność – atrakcje wyróżniające się na tle innych będą chętniej przyjmowane,
• atrakcyjność – zależy nam przede wszystkim na jak najsprawniejszym wciągnięciu osób przechodzących obok wiosek do Waszego świata.

3.4. Organizator ma prawo do odmowy zgłoszonego zapotrzebowania.

3.5. Organizator ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie Twórcami.

4. Umowa dotycząca organizacji Wioski

4.1. Z każdym koordynatorem podpisywana jest umowa. Umowa dotyczy organizacji wioski, atrakcji, terenu i warunków zagospodarowania go, wypożyczonych sprzętów od organizatora i zasad, które należy przestrzegać w strefie.

4.2. Koordynator po podpisaniu umowy jest zobowiązany do przestrzegania postanowień w niej zawartych oraz w niniejszym regulaminie strefy. Co więcej, odpowiedzialny jest za dopilnowanie, by członkowie wioski za którą jest odpowiedzialny również go przestrzegali.

4.3. Dane potrzebne do skonstruowania umowy są zbierane poprzez e-mail organizatora. Wszystkie umowy oraz dane zebrane w ten sposób są przetwarzane zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępnych tutaj (https://pyrkon.pl/przetwarzanie-danych/).

5. Ogólne informacje dla koordynatorów Wiosek

5.1. Na terenie wiosek, jak i w całym pawilonie 3/3A, zabronione jest prowadzenie jakiejkolwiek sprzedaży.

5.2. Na terenie wioski w godzinach 08:00 – 22:00 znajdować musi się minimum połowa zgłoszonych członków. Odstępstwa od tej zasady muszą być konsultowane z organizatorem Strefy Wiosek Fantastycznych.

5.3. Koordynator i członkowie wioski są odpowiedzialni za porządek i czystość na stoisku zarówno podczas trwania Festiwalu jak i po jego zakończeniu a przed zdaniem stoiska.

5.4. Organizatorzy Pyrkonu nie oferują noclegów poza halą, jedzenia ani koszulek dla koordynatorów czy członków wioski.

5.5. Jeśli koordynator wypożycza zabudowę od organizatora, jest odpowiedzialny za utrzymanie jej w stanie niepogorszonym. Koordynator odpowiada za uszkodzenia będące skutkiem działania osób trzecich.

5.6. W przypadku zniszczenia wypożyczonego sprzętu Twórca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie organizatora.

5.7. Twórca nie może wykorzystywać gżdaczy Strefy Wiosek Fantastycznych lub innych wolontariuszy Pyrkonu do własnych celów, np. przenoszenia swoich eksponatów lub pilnowania stoiska. Wszelkie potrzeby tego typu mogą zostać uzgodnione między koordynatorem a organizatorem Strefy Wiosek Fantastycznych.

6. Magazyn oraz odbieranie stoisk i zabudowy przed trwaniem festiwalu

6.1. Twórca nie może samowolnie zmniejszać lub powiększać powierzchni swojego stoiska. Zabronione jest przesuwanie taśmy na podłodze, która wyznacza wielkość stoiska.

6.2. Twórca nie może pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów od sąsiadów i z innych hal bez porozumienia się z organizatorem.

6.3. Kiedy koordynator po raz pierwszy przybędzie na teren festiwalu, Organizator lub Przegżdacz wskaże mu jego stoisko na hali.

6.4. Twórca ma możliwość wjechania samochodem na halę jedynie w środę i czwartek przed rozpoczęciem Festiwalu oraz w niedzielę po jego zakończeniu, każdorazowo dopiero po uzyskaniu zgody organizatora strefy.

6.5. Twórca jest zobowiązany do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu i przedstawionego mu regulaminu wjazdówek.

7. Ogólne informacje dla uczestników

7.1. Na terenie całej strefy Strefy Wiosek Fantastycznych obowiązuje zakaz picia alkoholu, palenia papierosów (również elektronicznych) oraz zażywania substancji odurzających.

7.2. Nie należy zaśmiecać strefy. Kosze na odpady znajdują się w wyznaczonych miejscach.

7.3. Prezentowane wioski muszą być dostosowane do wieku nastoletnich uczestników Pyrkonu. Elementy scenografii lub eksponaty zawierające treści niestosowne dla osób poniżej 18 lat, zwłaszcza o charakterze nieprzyzwoitym bądź drastycznym, nie mogą być prezentowane w wioskach.

7.4. Każda próba kradzieży i/lub niszczenia eksponatów będzie zgłaszana odpowiednim służbom.

7.5. Strefa jest monitorowana przez członków służb porządkowych oraz profesjonalną firmę ochroniarską.

7.6. Strefa Wiosek Fantastycznych jest udostępniana odwiedzającym:

• w piątek 13 czerwca 2025 roku od godziny 14:00, do godziny 23:00
• w sobotę 14 czerwca 2025 roku od godziny 8:00, do godziny 23:00
• w niedzielę 15 czerwca 2025 roku od godziny 8:00, do godziny 18:00.

Hala 3 jest zamykana na noc, a uczestnicy powinni ją opuścić każdego dnia trwania Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2025 przed godziną 23:00. Godziny działania Strefy Wiosek Fantastycznych mogą ulec zmianie.

7.7. Uczestnicy przebywający w strefie są zobowiązani do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu.

8. Harmonogram

8.1. Organizator strefy odpowiada na zgłoszenia w ciągu dwóch tygodni od ich wypełnienia. Ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie inicjatywami.

8.2. Organizator strefy będzie weryfikował zgłoszenia zanim dojdzie do zamknięcia formularza.

8.3. Koordynator ma czas do 31 marca 2025 roku na wypełnienie formularza zgłoszeniowego lub wysłanie zgłoszenia na e-mail organizatora strefy. Zgłoszenia wysłane po tym terminie muszą być rozpatrywane.

8.4. Koordynator jest zobowiązany do przesłania podpisanej umowy do 17 maja 2025 roku na adres korespondencyjny siedziby Stowarzyszenia “Druga Era” (Słowackiego 13/116, 60-822 Poznań). O dacie przesłania decyduje stempel pocztowy. Przesłanie umowy po terminie może skutkować nieprzyjęciem wioski tematycznej do strefy Strefy Wiosek Fantastycznych, w tym zakresie decyzja należy do Organizatora.

8.5. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon zobowiązuje się do udostępnienia Twórcom miejsca na hali 3 w środę 11 czerwca 2025 roku i czwartek 12 czerwca 2025 roku w określonych wcześniej godzinach, by umożliwić montowanie elementów wiosek.

8.6. Koordynator jest zobowiązany do przygotowania wioski tematycznej w pełni i do udostępnienia jej zwiedzającym do piątku 13 czerwca 2025 roku do godziny 10:00.

8.7. Twórcy mogą przystąpić do demontażu najwcześniej w niedzielę 15 czerwca 2025 roku od godziny 18:00. Wszelkie odstępstwa od tej zasady muszą być wcześniej ustalone z organizatorem Strefy Wiosek Fantastycznych i przyjęcie ich nie jest gwarantowane. Wioska musi zostać zdemontowana, a jej części usunięte z miejsca ekspozycji do godziny 23:00. Twórca jest zobowiązany do pozostawienia swojego stoiska w stanie uporządkowanym.

8.8. Twórca jest zobowiązany do przekazania faktur lub innych dokumentów księgowych Stowarzyszeniu “Klub Fantastyki Druga Era” w terminie 10 dni kalendarzowych od zakończenia festiwalu.