Regulamin konkursu Cosplay podczas Pyrkonowego Targu Letniego

I Postanowienia ogólne

1. Organizatorem konkursu Cosplay podczas Pyrkonowego Targu Letniego zwanego dalej „konkursem” jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era w Poznaniu (zwane dalej „organizatorem”). Koordynatorem konkursu jest Aleksandra Tora.

2. Organizator oświadcza, że Konkurs nie jest grą losową, loterią fantową, zakładem wzajemnym, loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku, ani żadną inną formą gry losowej przewidzianej w ustawie z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U.2009.201.1540, wraz z późn. zm.).

3. Konkurs organizowany jest na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich 14.08.2021 r.

4. Zadaniem uczestników konkursu jest własnoręczne wykonanie kostiumu i zaprezentowanie go na scenie w trakcie konkursu oraz przed jurorami w trakcie oceny indywidualnej.

II Warunki uczestnictwa

1. Konkurs  jest przeznaczony dla osób, które samodzielnie tworzą stroje, przebierają się w nie i odgrywają wybrane przez siebie postacie. Dopuszczalne są elementy kupne (np. peruki, soczewki, baza obuwia), jednak powinny stanowić jedynie dodatek do pracy własnej:

a) Elementy takie jak peruki czy buty mogą być  kupne, jednak oczekuje się, że uczestnik sam je wystylizuje i wykończy. Jeśli korzysta z pomocy osoby trzeciej, koniecznie powinien to zaznaczyć podczas rundy jury.

b) Dopuszcza się użycie przy tworzeniu kostiumu technik maszynowych (np. druk 3D, laserowe wycinanie, haftowanie, frezowanie, czy druk na tkaninie). Jeżeli uczestnik jest autorem wykrojów , blueprintów, modeli 3D itd. to mogą one pozytywnie wpłynąć na punktacje. Elementy w całości wykonane przez osoby trzecie są niewskazane i mogą obniżyć ocenę. Zachęcamy do wykonywania zdjęć z postępów prac nad kostiumem aby udokumentować swoje umiejętności.

c) Dopuszczone jest przyniesienie na rundę jury wydrukowanego zbioru zdjęć z prac nad kostiumem, opisu użytych technik, grafik referencyjnych. Taka książka może zostać pozostawiona u sędziów i będzie służyć jako materiał przypominający pracę uczestnika podczas finalnej narady jury.

2. Osoby nieletnie mogą wziąć udział w konkursie pod warunkiem przedstawienia pisemnej zgody rodziców lub prawnego opiekuna  (Formularz do pobrania na stronie www.pyrkon.pl  w dziale Pyrkonowy Targ Letni, podpisany skan lub zdjęcie dokumentu  należy podpiąć do formularza zgłoszeniowego).

3. Prezentowane kostiumy powinny pochodzić z oficjalnych źródeł. Dozwolone jest czerpanie inspiracji z książek, komiksu (w tym mangi), gier, filmów (w tym animowanych), seriali, ilustracji. W razie wątpliwości czy postać kwalifikuje się do danych źródeł, prosimy o kontakt z koordynatorem.

4. Dopuszcza się zaprezentowanie kostiumu, który był już wcześniej prezentowany na innych konkursach oraz zdobywał w nim nagrody. Nie ma limitu czasowego od czasu premiery.

5. Prezentacja i strój nie mogą zawierać motywów powszechnie uważanych za wulgarne lub obraźliwe a także nie może zawierać odwołań politycznych, obrażać mniejszości seksualnych oraz etnicznych.

6. Organizator może wyrazić zgodę na użycie modela lub modelki celem prezentacji stroju, w przypadku gdy uczestnik ma udokumentowane problemy z poruszaniem się lub z występami publicznymi. Aby skorzystać z tej możliwości, należy skontaktować się z koordynatorem przed nadesłaniem zgłoszenia.

7. Każdy uczestnik może zgłosić jeden strój.

8. Przystępując do konkursu, uczestnicy akceptują postanowienia regulaminu.

III Przebieg konkursu

1. Konkurs podzielony jest na dwa etapy: Etap nadsyłania zgłoszeń i Finał. Do Finału konkursu zostanie wytypowane 30 najlepszych kostiumów ze wszystkich nadesłanych zgłoszeń.

2. Do 06.08.2021 r. do godziny 23:59 przyjmowane są zgłoszenia poprzez formularze dostępne na stronie internetowej pyrkon.pl. Zgłoszenia powinny zawierać między innymi:

a) zdjęcia ukończonego kostiumu w formacie jpg lub png ( kostium musi być ukończony w co najmniej 90%) oraz grafiki referencyjne prezentujące postać, której kostium jest odtwarzany

b) krótki opis wykonania technicznego kostiumu,

    Zgłoszenia niekompletne nie będą brane pod uwagę.  Prace zgłoszone po tym terminie nie będą brały udziału w Konkursie.

3. Do 08.08.2021 r. do godziny 23:59 Organizatorzy dokonują wyboru uczestników, którzy wezmą udział w dalszej rywalizacji. Głównym kryterium wyboru jest jakość wykonania technicznego  kostiumu. Wyniki tego etapu zostaną przekazane uczestnikom za pomocą e-maili.

4. W trakcie Finałów uczestnicy biorą udział w:

a) Rundzie jury : indywidualnym spotkaniu z jury, trwającym nie więcej niż 5 minut na uczestnika, służącym do obejrzenia prezentowanego kostiumu z bliska przez sędziów oraz zadaniu pytań dodatkowych dotyczących jego wykonania. Podczas tej części sędziowie (niejawnie) przyznają punkty związane z oceną kostiumu. Kolejność prezentacji podczas rundy jury zależy od rozmiarów i czasu zakładania kostiumu przez uczestnika. O indywidualnej godzinie rundy uczestnicy zostaną poinformowani drogą e-mailową przed finałami.

b) Prezentacji scenicznej : występie na scenie typu catwalk, prezentującym kostium/postać przed publicznością. Uczestnik zostanie poproszony o zaprezentowanie najbardziej typowych póz dla swojej postaci oraz krótką rozmowę z konferansjerem. Pytania jakie zada uczestnikom konferansjer zostaną wysłane wcześniej drogą mailową, tak aby każdy mógł się z nimi zapoznać.

5. Indywidualny czas występu i rundy, podany uczestnikom w e-mailach przed konkursem, jest czasem przybliżonym i może ulec zmianie w zależności od przebiegu konkursu. Uczestnicy będą na bieżąco informowani o zmianach.

6. W skład jury wchodzą znani specjaliści związani z cosplayem, tworzeniem kostiumów i rekwizytów, projektowaniem, charakteryzacją, występami scenicznymi. W skład jury wchodzą trzy osoby.  Runda jury przebiega w języku polskim.

7. Nieobecność uczestnika na jednej z ocenianych części skutkuje dyskwalifikacją.

8. Rozdanie nagród odbywa się na scenie około pół godziny po występach scenicznych. Wyłonienie zwycięzców odbywa się na podstawie sumy przyznanych punktów oraz dyskusji jury.

9. Po zakończeniu konkursu jury będzie dostępne za sceną dla zainteresowanych uczestników, celem udzieleniu informacji związanych  z ich udziałem w konkursie oraz wskazówek i rad dotyczących ich pracy.

IV Występy sceniczne

1. Uczestnicy występują na scenie indywidualnie.

2. Każda prezentacja sceniczna skupi się na zaprezentowaniu co najmniej trzech najbardziej rozpoznawalnych póz dla postaci. Prezentacja ma charakterystykę przejścia typu „catwalk” z przystankami na pozowanie dla publiczności i fotografów.

3. Organizatorzy zapewniają pomoc w podawaniu rekwizytów oraz ich wnoszeniu. Jeśli uczestnik życzy sobie pomocy od osób innych niż obsługa konkursu, zaleca się, by osoby te ubrane były na czarno.

4. Do dyspozycji uczestników  w czasie konkursu jest scena (scena 6×8 metrów w kształcie litery T) oświetlenie podstawowe oraz nagłośnienie wraz z obsługą techniczną.

5. Uczestników obowiązuje bezwzględny zakaz używania ognia, świec dymnych i rozlewania wody na scenie.

6. Niedopuszczalne jest używanie wulgarnego języka oraz zachowanie obsceniczne lub naruszające dobra osób trzecich. Niezastosowanie się do niniejszego punktu grozi dyskwalifikacją.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowanie uczestnika konkursu.

V Dyskwalifikacje i upomnienia

1. W zależności od rangi przewinienia, organizatorzy mogą wystosować upomnienie lub dokonać dyskwalifikacji uczestnika (odmówić mu dalszego udziału w bieżącej edycji konkursu, nie uwzględnić w punktacji końcowej, zażądać natychmiastowego opuszczenia zaplecza scenicznego) i/lub odmówić udziału w kolejnych edycjach konkursu.

2. Upomnienia oraz dyskwalifikacja rozpatrywane są przez koordynatorkę konkursu w następujących przypadkach:

a) uczestnik w sposób celowy zniszczył lub uszkodził kostium, rekwizyty lub scenografię należące do innej osoby biorącej udział w konkursie,

b) uczestnik wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników konkursu,

c) uczestnik nie stawił się na rundzie jury oraz swoim występie scenicznym bez podania powodu lub za powód podając własne zaniedbanie (np. nieukończenie kostiumu na czas, zmianę zdania, wycofanie się części grupy, nieprzygotowanie do występu scenicznego). Podpunkt ten nie dotyczy osób, u których wystąpiły poważne problemy zdrowotne lub względy losowe, uniemożliwiające kontynuowanie uczestnictwa.

3. Każdy przypadek upomnienia lub dyskwalifikacji rozpatrywany jest indywidualnie przez koordynatorkę konkursu

VI Nagrody

1. Nagrodami w konkursie są nagrody rzeczowe od sponsorów Konkursu ( materiały cosplayowe i bony do wykorzystania w sklepach) oraz pamiątkowe dyplomy i statuetki. Dokładne wartości nagród zostaną ogłoszone w późniejszym terminie.

2. Organizator zastrzega sobie prawo, by w wyjątkowych sytuacjach zmienić wysokość nagrody lub jej nie przyznać.

3. Nagrody zostaną przekazane  na miejscu lub w ciągu 30 dni od daty konkursu.

4. Uczestnik nie może przenieść prawa do uzyskania nagrody na osoby trzecie.

VII Dane osobowe

1. Wysyłając formularz zgłoszeniowy na konkurs uczestnik akceptuje fakt, że Organizator staje się administratorem jego danych osobowych oraz ma do nich dostęp, w tym: wglądu i przetwarzania jego danych osobowych ze starannością i zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

2. Dane osobowe przetwarzane przez organizatora to:

a) Imię i nazwisko.
b) Adres mailowy.
c) Zdjęcia prac nad strojem.
d) Zdjęcia i nazwa konta Instagram (jeśli dotyczy).

3. Zgoda na wszelkie, dodatkowe dane osobowe, niezbędne w przypadku prawidłowej organizacji Pyrkonowego Targu Letniego będą wysyłane do finalistów w wiadomości email.

4. Dane osobowe Uczestników, wymienione w punkcie 2, będą przetwarzane w celach:
a) organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu.
b) wyłaniania Zwycięzców i przyznawania, wydawania, odbioru i rozliczania nagród.
c) kontaktu z Uczestnikami przez maila.
d) sporządzenia statystyk dotyczących turnieju oraz celów księgowych.

Podanie tych danych jest dobrowolne, przy czym ich niepodanie uniemożliwi udział w Konkursie.

5. Każdy Uczestnik dokonując zgłoszenia do Konkursu oświadcza, że został poinformowany o prawie:
a) wglądu do podanych niniejszym danych osobowych i uzyskania ich kopii.
b) prawie do ich modyfikacji.
c) prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie podanych danych osobowych, a także o tym, że podane dane osobowe będą przetwarzane przez okres potrzebny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone.
Powyższe prawo może być realizowane poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: [email protected]

5. Dane osobowe Uczestników Konkursu są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Konkursu oraz zakończenia wysyłki nagród,  w zakresie udokumentowania rozliczenia Konkursu – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym przyznano nagrody.

6. Dane osobowe Uczestników konkursu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia zwycięzcy Nagrody będą przetwarzane przez podmioty prawnie upoważnione przez Organizatora.

VIII Postanowienia końcowe

1. Regulamin znajduje się do wglądu na stronie internetowej www.pyrkon.pl

2. Wszelkie pytania i uwagi można kierować na adres e-mail: [email protected] gdzie odpowie na nie koordynator konkursu.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z poniżej wskazanych ważnych przyczyn:
a) jeżeli zmiana Regulaminu jest konieczna ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub ze względu na uznanie postanowienia Regulaminu za niedozwolone – odpowiednio w tym zakresie.
b) realizacji obowiązku wynikającego z prawomocnego orzeczenia sądu lub decyzji organów administracji.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania wszelkich zmian w niniejszym Regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania o tym Uczestników, jeśli nie są to zmiany wskazane w punkcie 3. Najbardziej aktualna wersja niniejszego regulaminu dostępna jest na stronie konkursu

5. Przystępując do udziału w Konkursie i podczas wysyłki formularza zgłoszeniowe, Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z zasadami zawartymi w niniejszym Regulaminie i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

6. Uczestnicy poprzez przystąpienie do konkursu wyrażają zgodę na nieodpłatną prezentację, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny, wykonanych podczas Pyrkonowego Targu Letniego  w celach związanych z archiwizowaniem materiałów i promocją imprezy, koordynatora oraz organizatora.

7. Decyzje Organizatora po rozstrzygnięciu reklamacji są ostateczne i nie podlegają zaskarżeniu.

8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa. Regulamin podlega przepisom prawa powszechnie obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej.