Regulamin konkursu “Pyrkon K-pop Dance Cover Festival” Pyrkon 2025

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 

1. Organizatorem konkursu jest Stowarzyszenie Klub Fantastyki “Druga Era” z siedzibą w Poznaniu (61-131), ul. Kaliska 22 A/23, NIP 9721098695, organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon (nazywany dalej “Pyrkon”), reprezentowany przez Remigiusza Zygarowicza – dyrektora artystycznego, Tomasza Misiaka – specjalistę ds. atrakcji integracyjnych oraz Aleksandrę Nowaczyk – specjalistę ds. sceny plenerowej, (nazywani dalej “Reprezentantami Organizatora Pyrkonu”)
2. Konkurs nazwany jako “Pyrkon K-pop Dance Cover Festival” (nazywany dalej “Konkursem”) trwa od jego ogłoszenia w kanałach komunikacji Pyrkonu do zakończenia rundy finałowej w dniu 14.06.2025. 
3.  Konkurs składa się z dwóch etapów: eliminacji i finału. 
4.  Celem Konkursu jest wyłonienie najlepszego wykonania tanecznego (“dance cover”) do koreańskiej muzyki popularnej (k-pop). 
5.  W Konkursie nie mogą brać udziału Reprezentanci Organizatora  Pyrkonu oraz ich osoby najbliższe.
6.  Osobami najbliższymi w rozumieniu Regulaminu są osoby, z którymi Reprezentanci Organizatora Pyrkonu pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej pierwszego stopnia.

II. ETAP ELIMINACJI

1. Etap eliminacyjny będzie miał formę konkursu zgłoszeń internetowych. 
2. Uczestnicy w celu zgłoszenia udziału w etapie eliminacyjnym Konkursu zobowiązani są do wypełnienia formularza zgłoszeniowego dostępnego online pod adresem: https://docs.google.com/forms/d/1Qvn7nimlx_z2EXzT3dGtw9c_yo_dXqdV2tmdXUsmduE
3.  Niezbędne jest wypełnienie zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie 

niezbędnym do realizacji Konkursu oraz zgody na wykorzystanie wizerunku i akceptację ich w powyższym formularzu. 

4.  W formularzu muszą się zawrzeć: dane osobowe członków zespołu (imię, nazwisko, data urodzenia, adres e-mail, telefon kontaktowy), nazwa grupy, wykonawca i nazwa wykonywanego utworu oraz link do wideo.
5. Etap eliminacyjny Konkursu zakończy się z momentem wytypowania  zespołów, którzy wystąpią w etapie finałowym. Liczba osób zakwalifikowanych do finału będzie zależna od jakości oraz ilości zgłoszeń. 
6.  Do fazy finałowej zakwalifikowane zostanie w etapie eliminacji maksymalnie 16 zgłoszeń.
7.  Zgłoszenia do etapu eliminacji zamknięte zostaną 10.04.2025.
8.  O wynikach etapu eliminacyjnego Reprezentanci Organizatora Pyrkonu  powiadomią uczestników eliminacji drogą mailową na podane w zgłoszeniu adresy e-mail najpóźniej do 20.04.2025
9.  Do dnia 30.04.2025 uczestnik Konkursu zobowiązany jest potwierdzić udział  w fazie finałowej konkursu, brak potwierdzenia w powyższym terminie będzie jednoznaczny z rezygnacja z udziału w konkursie.
10. Jedna osoba może wystąpić maksymalnie w jednym zespole.

III. WYTYCZNE ZGŁOSZEŃ

1. Uczestnikami konkursu mogą być osoby, które ukończyły 13 lat. Osoby poniżej 18 roku życia, aby uczestniczyć w etapie finałowym, zobowiązane są dostarczyć w dniu Konkursu zgodę podpisaną przez swoich rodziców lub opiekunów prawnych na udział w wydarzeniu zgodnie z Regulaminem Festiwalu Fantastyki Pyrkon dostpnym pod adresem – https://pyrkon.pl/regulamin-festiwalu-fantastyki-pyrkon/
2. Każda z grup wytyczy lidera zespołu, który odpowiedzialny będzie za komunikację z Reprezentantami Organizatora Pyrkonu w trakcie etapu eliminacyjnego.
3. Zespół może liczyć od 3 do maksymalnie 8 osób.
4. Przedmiotem zgłoszenia jest cover taneczny do niezmodyfikowanej (oryginalnej) piosenki z gatunku k-pop wraz z oryginalną choreografią. Dopuszcza się niespójność choreografii nie większą niż około 10%, ocena w tym zakresie należy do jury.
5. Dopuszcza się przedstawienie choreografii wraz z intro, o ile takowe jest częścią oficjalnego występu coverowanej grupy.
6. Liczba członków zespołu  na filmie zgłoszeniowym musi odpowiadać liczbie osób, które wystąpią w finale w przypadku zakwalifikowania się do kolejnego etapu. 
7.  Dopuszcza się zmianę ilości tancerzy w stosunku do oryginału układu tanecznego.
8.  W sytuacjach niezależnych od uczestników (np. w przypadku wystąpienia siły wyższej) dopuszcza się możliwość wprowadzenia zastępstwa tancerzy w fazie finałowej po wcześniejszym ustaleniu tego z Reprezentantami Organizatora Pyrkonu.
9.  W zgłoszeniu można przesłać maksymalnie 2 utwory (będące oryginałami coverów tanecznych) proponowane do występu.
10.  W przypadku dużej ilości zgłoszeń tego samego utworu, Reprezentanci Organizatora Pyrkonu  zastrzegają  sobie prawo zakwalifikować maksymalnie 2 grupy z tym samym utworem w celu zachowania jakości wydarzenia. 
11.  Wymagany format wideo to link do platformy YouTube lub dysku Google z zamieszczonym filmem o minimalnej rozdzielczości 1080p. Film nie musi być publiczny.
12.  Nagranie nie musi być w finalnych strojach, jednak twarze członków powinny być widoczne. 
13.  Zgłoszenie ograniczone jest do 1 na zespół, kolejne nie będą rozpatrywane.
14. Jedna osoba może wystąpić tylko w jednym zespole.

IV. FINAŁ

1.  Etap finałowy Konkursu odbędzie się dnia 14.06.2025 (sobota) w Poznaniu, ul. Głogowska 14 (MTP Poznań) podczas Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2025. 
2.  Finaliści zobowiązani są do obecności na miejscu Konkursu od godziny 10:00 do 16:00. 
3.  Finaliści zobowiązani są do zakupu karnetu wstępu na Festiwal na dzień konkursu.
4. Organizator Konkursu oferuje finalistom możliwość zakupu karnetu 3-dniowego w połowie ceny bazowej karnetu w dniu wydarzenia.

4.  Występy finałowe odbędą się w godzinach 12:00 – 15:00. 
5.  Reprezentanci Organizatora Pyrkonu  zastrzegają  sobie prawo do zmiany godzin występów lub odwołania Konkursu z przyczyn niezależnych od Organizatora.
6.  Występy finałowe oceniane będą przez zespół jury powołany przez Reprezentantów Organizatora Pyrkonu.
7.  Kryteria oceny występów finałowych znajdują się w poniższej tabelce. 

V. NAGRODY 

1. Nagrody są przekazywane w formie przelewu na konto bankowe laureatów w terminie 14 dni od zakończenia Konkursu.
2. Organizator zobowiązuje się do rozliczenia ustawowego podatku w wysokości 10% od nagrody w imieniu finalistów Konkursu.
3. Warunkiem wypłaty nagrody jest dostarczenie wypełnionych dokumentów umożliwiających rozliczenie ww. podatku.
4. Organizator przewiduje dodatkowe nagrody rzeczowe w formie wyróżnień, które zostaną ogłoszone w dniu finału.
5. Wysokość nagród pieniężnych za zajęcie kolejnych miejsc znajdują się w tabelce poniżej. 

VI. Dane osobowe

1.  Wysyłając formularz zgłoszeniowy na konkurs uczestnik akceptuje fakt, że Organizator staje się administratorem jego danych osobowych oraz ma do nich dostęp, w tym: wglądu i przetwarzania jego danych osobowych ze starannością i zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
2.  Dane osobowe przetwarzane przez organizatora to:

1. Imię i nazwisko
2. Adres mailowy
3. Numer telefonu
4. Nagrania przekazane w zgłoszeniu
5. Wizerunku, zdjęcia i nazwy kont w portalach społecznościowych przekazanych w zgłoszeniu
6. Numeru rachunku bankowego przekazanego do wypłaty Nagrody

3.  Zgoda na wszelkie, dodatkowe dane osobowe, niezbędne w przypadku prawidłowej organizacji Pyrkonu będą wysyłane do finalistów w wiadomości email.
4.  Dane osobowe Uczestników, wymienione w punkcie 2, będą przetwarzane w celach:

organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu.

wyłaniania Laureatów i przyznawania, wydawania, odbioru i rozliczania nagród.

kontaktu z Uczestnikami telefonicznie i mailowo

sporządzenia statystyk dotyczących Konkursu

5.  Podanie tych danych jest dobrowolne, przy czym ich niepodanie uniemożliwia udział w Konkursie.
6.  Każdy Uczestnik dokonując zgłoszenia do Konkursu oświadcza, że został poinformowany o prawie:wglądu do podanych niniejszym danych osobowych i uzyskania ich kopii.

1. prawie do ich modyfikacji.
2. prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie podanych danych osobowych, a także o tym, że podane dane osobowe będą przetwarzane przez okres potrzebny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone.
3. Powyższe prawo może być realizowane poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: [email protected]

7.  Dane osobowe Uczestników Konkursu są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Konkursu oraz zakończenia wysyłki nagród,  w zakresie udokumentowania rozliczenia Konkursu – przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym przyznano nagrody a także w okresie niezbędnym dla udokumentowania zobowiązań powstałych w związku z konkursem, przez okres wskazany w przepisach dla przedawnienia potencjalnych roszczeń.
8. Każdy z Uczestników konkursu zobowiązany jest przesłać do zgłoszenia podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby konkursu na adres e-mail [email protected], w przypadku osób niepełnoletnich, zgoda ta podpisana powinna być przez prawnego opiekuna.
9. Dane osobowe Uczestników konkursu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia zwycięzcy Nagrody będą przetwarzane przez podmioty prawnie upoważnione przez Organizatora, w szczególności świadczące usługi informatyczne, prawne, księgowe.
10. Dane przetwarzanie będą poza Europejskim Obszarze Gospodarczyn (EOG),  u sprawdzonych partnerów, którzy spełniają najwyższe standardy ochrony danych osobowych.
11. Dane osobowe Uczestników nie będą wykorzystywane w celach profilowania.
12. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie pytania i uwagi można kierować na adres e-mail: [email protected] gdzie odpowie na nie jeden z Reprezentantów Organizatora konkursu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian Regulaminu, jednak zmiana Regulaminu może nastąpić wyłącznie przed upływem terminu do składania zgłoszeń do udziału w Konkursie, chyba, że zmiany są na korzyść uczestników Konkursu. 
3. Zmiany Regulaminu będą ogłaszane na stronie internetowej Organizatora: https://pyrkon.pl/regulaminy/
4. Przystępując do udziału w Konkursie i podczas wysyłki formularza zgłoszeniowego, Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z zasadami zawartymi w niniejszym Regulaminie i zobowiązuje się do ich przestrzegania.
5. Uczestnicy poprzez przystąpienie do Konkursu wyrażają zgodę na nieodpłatną prezentację, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny, wykonanych podczas Pyrkonu w celach związanych z archiwizowaniem materiałów i promocją imprezy oraz organizatora.
6. Reklamacje co do przebiegu Konkursu mogą być składane w terminie nie przekraczającym 14 dni od daty zakończenia Konkursu na adres mailowy [email protected] gdzie rozpatrywane będą przez jednego z Reprezentantów Organizatora. Reklamacje przesłane po upływie powyższego terminu nie będą rozpatrywane.
7. Reklamacja powinna zawierać dane Uczestnika takie jak: imię, nazwisko, adres do korespondencji (do doręczania listów), jak również dokładny opis i powód reklamacji. W przypadku braku potrzebnych informacji, Organizator zastrzega sobie prawo wezwania Uczestnika do uzupełnienia braków w terminie 7 (siedmiu) dni od daty takiego wezwania. Nieuzupełnienie przez Uczestnika braków uprawnia Organizatora do pozostawienia zgłoszenia bez rozpoznania.
8. Reklamacje rozpatrywane będą w ciągu 14 dni kalendarzowych od momentu złożenia. Brak odpowiedzi na reklamację jest jednoznaczny z jej uznaniem.
9. O sposobie rozpatrzenia reklamacji przez Organizatora  Uczestnik zostanie powiadomiony informacją e-mail przesłaną na adres e-mail, z którego została zgłoszona reklamacja.
10. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa. Regulamin podlega przepisom prawa powszechnie obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej.