Aby zostać wystawcą na Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2023, należy wypełnić formularz, który znajduje się u dołu strony.
Przed wypełnieniem formularza prosimy o zapoznanie się z Regulaminem i Cennikiem.
W formularzu należy uzupełnić swoje dane oraz zapotrzebowanie na stoisko. Jednocześnie pragniemy poinformować, że przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z otrzymaniem stoiska.
Harmonogram zgłoszeń
Zgłoszenia przyjmowane są w trzech turach, zgodnie z poniższym harmonogramem:
05 – 25.12.2022 – I tura zgłoszeń
26.12.2022 – 15.01.2023 – rozpatrzenie zgłoszeń; poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie.
Po dokonaniu rezerwacji skontaktuje się z Państwem opiekun wystawcy, który zajmie się ustaleniem dalszych warunków współpracy. Zgłoszenia wystawców, którzy trafią na listę rezerwowych, zostaną automatycznie przeniesione do drugiej tury zgłoszeń. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego rozpatrzenia wybranych zgłoszeń.
26.12.2022 – 15.01.2023- II tura zgłoszeń
16.01- 05.02.2023 – rozpatrzenie zgłoszeń; poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie.
Zgłoszenia wystawców, którzy trafią na listę rezerwowych, zostaną automatycznie przeniesione do trzeciej tury zgłoszeń.
16.01 – 05.02.2023 – III tura zgłoszeń
06 – 26.02.2023 – rozpatrzenie zgłoszeń; poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie Wystawcy.
Zgłoszenia wystawców, którzy trafią na listę rezerwowych, zostaną automatycznie przeniesione do trzeciej tury zgłoszeń.
06 – 26.02.2023 – IV tura zgłoszeń
27.02-12.03.2023 – rozpatrzenie zgłoszeń; poinformowanie wystawców o dokonanych rezerwacjach, miejscu na liście rezerwowych bądź odmowie Wystawcy. Wystawcy którzy trafią na listę rezerwowych po IV turze zgłoszeń, mają możliwość otrzymania rezerwacji w przypadku rezygnacji innego wystawcy.
Wystawcy, którzy zgłoszą się po wyczerpaniu puli dostępnych miejsc, trafią na listę rezerwową z możliwością otrzymania rezerwacji w przypadku rezygnacji innego wystawcy.
Rezerwacja miejsc
W zależności od wybranego typu stoiska, przewidujemy dwa sposoby rezerwacji miejsc:
1) dla stoisk typu standard: w dołączonym do formularza pliku zgłoszeniowym znajduje się mapa hali z wyznaczonymi sektorami. Z pól poniżej mapki należy wybrać trzy sektory zgodnie z preferencjami oraz zaznaczyć typ (w szeregu, narożne itd.) Na tej podstawie Koordynator Pionu przyznaje Państwu miejsce. Informację o zarezerwowanym miejscu otrzymujecie Państwo od swojego opiekuna wystawcy w ciągu trzech tygodni od zamknięcia tury.
2) dla stoisk typu mini: po wysłaniu zgłoszenia skontaktuje się z Państwem Organizator.
Rezerwacja miejsca uzgodniona z Organizatorem jest ważna 30 dni, jeżeli w tym okresie nie zostanie podpisana umowa między Wystawcą a Pyrkonem, rezerwacja wygasa. Kolejność zgłoszeń nie ma znaczenia podczas wykonywania rezerwacji.
Opiekun wystawcy
W terminie wskazanym w harmonogramie skontaktuje się z Państwem Organizator/ka, który/a zostanie Państwa opiekunem – to z nim/nią należy uzgodnić wszystkie szczegóły dotyczące wielkości i umiejscowienia stoiska, jego ceny oraz wszystkie dodatkowe pomysły, którymi chcieliby Państwo wzbogacić swoje stoisko i nasz Festiwal. Do Opiekuna można kierować również wszelkie pytania dotyczące formalności czy uczestnictwa w Pyrkonie.
Wejściówki i przyjazd na Pyrkon
Przed Festiwalem wysyłamy Państwu wejściówki pocztą, dzięki temu wystawcy nie muszą stać w kolejkach do kas. Kiedy otrzymujemy potwierdzenie odbioru, wejściówki są oznaczane w naszym systemie jako odebrane i opłacone. Na ich podstawie będą mogli Państwo wejść na teren Festiwalu, dlatego prosimy o zabranie ich ze sobą. Istnieje możliwość wjechania na teren Festiwalu samochodem dokładny opis działania wjazdówek będzie dostępny na stronie. Przed Festiwalem otrzymają Państwo od nas niezbędnik z wszystkimi najważniejszymi informacjami – godzinami otwarcia hali, mapkami i numerem kontaktowym do Punktu Obsługi Wystawców.
Przed wypełnieniem formularza prosimy o zapoznanie się z Regulaminem i Cennikiem.