Działalność gospodarcza nie jest wymagana, aby zostać Wystawcą. Należy jednak pamiętać, że w przypadku prowadzenia stoiska sprzedażowego to na Wystawcy spoczywa odpowiedzialność za przestrzeganie odpowiednich przepisów (w szczególności dotyczących podatków oraz działalności gospodarczej).

Po ustaleniu szczegółów dotyczących stoiska otrzymają Państwo mailowo wystawioną umowę w pliku PDF. Należy uważnie sprawdzić, czy zgadzają się wszystkie dane osobowe oraz dane stoiska. Jeżeli są jakieś zastrzeżenia, prosimy o kontakt z Państwa Opiekunem. Jeżeli wszystko się zgadza, umowę należy wydrukować w dwóch egzemplarzach, podpisać oraz przesłać na adres:

Pyrkon – Klub Fantastyki Druga Era
ul. Słowackiego 13/116
60-822 Poznań
(polecamy wysyłkę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, dla Państwa bezpieczeństwa)

My odsyłamy Państwu jeden egzemplarz umowy podpisanej przez Organizatora.

W marcu 2024r. otrzymacie Państwo fakturę pro forma, którą należy opłacić zgodnie ze wskazanym terminem – najczęściej w ciągu 2 tygodni.

Nazwa przelewu: Pyrkon 2024  <<nazwa stoiska>>
np. Pyrkon 2024 Kolorowe jarmarki

Nazwa odbiorcy: Stowarzyszenie Klub Fantastyki Druga Era
Nr konta: 43 1050 1520 1000 0090 3081 0148

Wystawcy mogą zgłaszać chęć wystawienia stoiska w terminie od 11 grudnia 2023 do 11 lutego 2024r.

Zgłoszenia będziemy przyjmować w III turach:

• I tura:  11 – 31.12.2023
• II tura: 01.01.2024 – 21.01.2024
• III tura: 22.01 – 11.02.2024

Warto nie zwlekać z wypełnieniem formularza zgłoszeń. W przypadku wyczerpania puli dostępnych na hali miejsc, wystawca trafia na listę rezerwową.

Nie. Prosimy o nie wypełnianie kolejnego formularza w celu zgłoszenia tego samego stoiska. Jeśli Państwa stoisko trafiło na listę rezerwową (lub zostało przesunięte z I na II lub z II na III turę zgłoszeń) oznacza to, że widnieje na naszej liście stoisk oczekujących na przyznanie miejsca.

Dopuszczamy możliwość współdzielenia stoiska wyłącznie w przypadku wcześniejszego zgłoszenia tego zamiaru Opiekunowi stoiska. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy możliwości współdzielenia stoiska ze wskazaną przez wystawcę firmą/osobą.

Tak. Wypełniając formularz wystawca ma do wyboru dwie opcje:

• bezpłatną wjazdówkę umożliwiającą wjazd na teren MTP w czwartek oraz w piątek do godz. 11.30 oraz w niedzielę po godz. 16.00
• płatną wjazdówkę, która umożliwia pozostawienie auta na terenie MTP przez cały czas trwania Festiwalu (tj. od czwartku do poniedziałku).

Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc parkingowych dla wszystkich
wystawców.

Parking na terenie MTP jest ograniczony i niestety co roku zdarza nam się, że brakuje miejsc parkingowych. W związku z tym na jednego wystawcę przypada jedna płatna wjazdówka. Na czas rozładunku i załadunku towaru możecie Państwo otrzymać dodatkowo tzn. wjazdówki czasowe.

Cena netto to cena bez podatku VAT. Aby obliczyć koszt należy do ceny netto dodać 23% podatku VAT. Najprostszy przelicznik: cena stoiska netto*1,23 = cena brutto.

Wyjątek stanowią dodatkowe wejściówki (bilety dla obsługi stoiska), w ich przypadku VAT wynosi 8%.

Za wykupione stoisko wystawca rozlicza się wpłatą na konto. Istnieje możliwość rozliczenia części kosztów bezgotówkowo tj. poprzez barter (polegający na rozliczeniu w voucherach/zorganizowaniu warsztatów dla uczestników/współudziale w sprowadzaniu gości).

Opcja rozliczenia barterowego jest dostępna wyłącznie dla firm będących płatnikami VAT. Stosunek płatności przelewu do barteru jest ustalany dla każdego wystawcy indywidualnie.

Wpłat należy dokonywać w terminie wskazanym na fakturze proforma.

Faktury proforma zostaną wystawione w marcu z 14-dniowym terminem płatności. Wyjątek mogą stanowić faktury proforma wystawiane dla firm przyjętych w późniejszym terminie (z listy rezerwowej).

Stoiska w strefie mini mogą wynająć wyłącznie rękodzielnicy oraz artyści. Oferowany towar musi być tworzony bezpośrednio przez wystawcę w sposób nieprzemysłowy, tj. musi zostać wykonany własnoręcznie i powinien być autorskim projektem sprzedającego. W strefie mini nie mogą wystawiać się sprzedawcy oferujący asortyment hurtowy (w tym składający się w znacznej mierze z półfabrykatów).

Wystawcy w Strefie Mini są zobowiązani do korzystania z wyposażenia dostarczonego przez Organizatora (tj. stoły i krzesła). Nie ma możliwości rezygnacji z wyposażenia zawartego w pakiecie.

Nie. W celu utrzymania różnorodności asortymentu w tej sekcji nie przewidujemy możliwości wykupienia dwóch stoisk mini przez dwóch reprezentantów tego samego podmiotu. Jeśli zależy Państwu na większym stoisku, polecamy stoiska typu standard.

W cenę stoiska typu mini wliczona jest jedna wejściówka, mini premium – dwie. Do każdego z tych stoisk można dokupić jedną dodatkową wejściówkę w promocyjnej cenie.

Stoiska mini będzie można odbierać w piątek 14 czerwca od godziny 9:00. Wcześniej (np. w czwartek) stoiska mini nie będą wydawane.

Do stoisk mini można dokupić dodatkowe krzesło, ale nie można dokupić dodatkowego stołu.

To konkurs na najładniejsze stoiska w strefie.

Komisja Konkursowa podczas oceny poszczególnych ekspozycji wraz z prezentowaną ofertą będzie brała pod uwagę następujące elementy:

1. 1. ogólne wrażenie stoiska;
   2. oryginalność aranżacji stoiska, unikalność asortymentu;
   3. estetykę i porządek na stoisku, ekspozycję towaru;
   4. uprzejmość i kompetencje osób obsługujących stoisko;

Zwycięzcy konkursu otrzymają:

• gwarancję przyjęcia stoiska na kolejną edycję Festiwalu
• zniżkę na stoisko na kolejnej edycji Festiwalu (60/40/20/10% – zależnie od przyznanego przez komisje miejsca/wyróżnienia)
• umieszczenie informacji o wystawcy na fanpage’u Pyrkonu w portalu Facebook

Tak. Należy jednak mieć na uwadze, by nie zniszczyć lub nie ubrudzić zabudowy – koszt uszkodzonej ścianki pokrywa wystawca.

Tak, ale należy to najpierw ustalić z opiekunem wystawcy. Jednocześnie zaznaczamy, iż nie ma możliwości rezygnacji z mebli zawartych w pakiecie stoiska mini bądź mini premium. Elementy zabudowy nie mogą wystawać poza stoisko.

Nasze stoły mają wymiary 120x45x75 cm (długość x szerokość x wysokość).

Nie. Chęć wykupienia gniazdka należy zgłosić swojemu Opiekunowi Wystawcy.

W przypadku mocniejszych sprzętów może być konieczne wykupienie mocniejszego przyłącza.

Są to stoiska ze standardową zabudową targową, czyli z dwóch lub trzech stron ścianki typu octanorm – cienkie, sztywne ścianki w białym kolorze.

Zachęcamy do wyboru ścianek z nadrukiem – firma wynajmująca zabudowę oferuje taką usługę. Poniżej przykład takiego wydruku.

Jak najbardziej. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą zabudowy, zamieszczoną w pliku zgłoszeniowym w formularzu dla wystawców, gdzie znajdują się dostępne elementy.

W celu uzyskania wyceny na inne wyposażenie należy kontaktować się bezpośrednio z Opiekunem stoiska.

Tak, w ramach wykupionego stoiska można swobodnie ustawiać regały, manekiny i stojaki. Elementy zabudowy nie mogą wystawać poza obręb stoiska.. Należy też zadbać o to by ustawione przedmioty nie stwarzały zagrożenia (stały stabilnie, poza ciągami komunikacyjnymi).

W obrębie stoiska można położyć własny dywan lub wykładzinę. Nie wolno natomiast przynosić materiałów sypkich np. piasku, ponieważ rozniesie się on po całej hali.

Tak, jeżeli w całości będzie mieścił się na wykupionej powierzchni. Należy jednak zgłosić to wcześniej opiekunowi wystawcy, który prześle Państwu stosowne dokumenty związane z bezpieczeństwem konstrukcji.

Po zamknięciu hali wystawienniczej dla uczestników Festiwalu i opuszczeniu jej przez wystawców, hala zostanie komisyjnie zamknięta i otwarta dopiero w dniu następnym. W godzinach otwarcia hali muszą Państwo zapewnić obsługę swojego stoiska.

Nie, pyrkonowi wolontariusze nie pomagają w rozstawianiu stoisk na hali wystawców. Muszą Państwo zapewnić osoby do rozstawienia i spakowania stoiska.

Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać banery i plakaty. Poza stoiskiem mogą to robić jedynie po uprzednim uzgodnieniu tego z Opiekunem wystawcy (za dodatkową opłatą ustaloną w umowie, rozwieszanie plakatów dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez Organizatora).

Możliwość opublikowania posta na temat wystawcy na FB rezerwujemy dla naszych największych kontrahentów – jeśli są Państwo zainteresowani, prosimy o kontakt z Opiekunem. Nie zamieszczamy newsów informacyjnych, posty muszą angażować lub dawać coś uczestnikom – zniżkę, konkurs, promocję. Szczegółowych informacji na temat warunków i kosztów reklam udzieli Opiekun.

Paczki oraz palety należy wysyłać na teren Międzynarodowych Targów Poznańskich z terminem doręczenia od wtorku 11.06.2024. Każda przesyłka musi być oklejona odpowiednim drukiem adresowym, jego wzór zostanie Państwu dosłany przez Opiekuna Wystawcy w późniejszym terminie.

Adres wysyłki:

Pyrkon
Międzynarodowe Targi Poznańskie / Pawilon 5
Głogowska 14
60-734 Poznań

Godziny otwarcia dla wystawców:

Hale 5 oraz 5A Organizator zobowiązuje się udostępnić:

• 13.06.2024 (czwartek) w godzinach 10:00-21:00. W czwartek mogą się rozstawiać tylko Wystawcy stoisk maxi i standard. Wystawców stoisk mini zapraszamy na halę od piątku;
• 14.06.2024 (piątek) w godzinach od 9:00 do 22:00;
• 15.06.2024 (sobota) w godzinach od 9:00 do 22:00;
• 16.06.2024 (niedziela) w godzinach od 9:00 do 20:00.

Halę wystawienniczą 7A Organizator zobowiązuje się udostępnić:

• 13.06.2024 (czwartek) w godzinach 10:00-21:00.
• 14.06.2024 (piątek) w godzinach od 09:00 do godziny 22:00
• 15.06.2024 (sobota) w godzinach od 9:00 do godziny 22:00
• 16.06.2024 (niedziela) w godzinach 9:00 do godziny 20:00

Godziny otwarcia dla uczestników:

Hale wystawiennicze (pawilon 5 i 5A) będą dostępna dla uczestników Festiwalu:

• 14.06.2024 (piątek) w godzinach od 14.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
• 15.06.2024 (sobota) w godzinach od 10.00 do 21.00 (zamknięcie drzwi dla osób wchodzących o godzinie 20.30);
• 16.06.2024 (niedziela) w godzinach od 10.00 do 16.00

Hala wystawiennicza 7A będzie dostępna dla uczestników Festiwalu:

• 16.06.2024 (piątek) w godzinach od 12:00 do godziny 21:00
• 17.06.2024 (sobota) w godzinach od 10:00 do godziny 21:00
• 18.06.2024 (niedziela) w godzinach 10:00 do godziny 16:00

Ewentualne informacje o zmianach godzin zamieścimy w naszym Regulaminie.

Wystawcy mini i mini premium mogą dokupić maksymalnie jedną wejściówkę w niższej cenie. Z kolei Wystawcy wykupujący stoiska standard i maxi otrzymują pewną pulę wejściówek w cenie stoiska, w zależności od zamówionego metrażu. Stoiska o powierzchni 4 m2 mogą dokupić jedną, a pozostałe stoiska – dwie wejściówki w specjalnej, niższej cenie. Każda kolejna wejściówka liczona jest w pełnej cenie.

Wejściówka „wystawca” jest przeznaczona wyłącznie dla obsługi stoiska, ponieważ umożliwia wstęp na halę wystawienniczą w godzinach niedostępnych dla uczestników. W przypadku podejrzenia dystrybuowania wejściówek wśród osób nienależących do obsługi stoiska, Opiekun Wystawcy może narzucić dalsze ograniczenia.

Tak, jeśli żywność jest oryginalnie zapakowana.

Na hali wystawców nie ma możliwości przygotowania i sprzedaży jedzenia. We wszelkich kwestiach dotyczących gastronomii należy kontaktować się bezpośrednio z MTP Cafe.

Należy jak najszybciej zgłosić to organizatorowi, z którym ustalało się warunki wystawiania na Festiwalu w celu anulowania bądź zmiany rezerwacji.

Opłata całkowita zostaje zwrócona:

w wysokości 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 01 kwietnia 2024 r.
w wysokości 75% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 15 kwietnia 2024 r.
w wysokości 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 1 maja 2024 r.

Wystawcy nie przysługuje zwrot wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi po 1 maja 2024 r.

Możliwe jest podpisanie umowy o użyczenie przez Organizatora licencji na wykorzystanie logotypu Pyrkonu. Koszt takiej licencji zależy od jej zakresu, szczegóły umowy są ustalane indywidualnie.

Nie jest to konieczne w przypadku wykorzystania loga wyłącznie informacyjnie (np. w grafice na Facebooku informującej o udziale firmy jako wystawca).