Przeskocz do treści
Instagram Twitter Facebook Search Arrow right YouTube Sign In Sign Out Register User Print Arrow left Logo Date Slogan PL Slogan EN Discord
Strona główna » REGULAMIN STREFY FESTIWALOWEJ – Wystawy 2022

REGULAMIN STREFY FESTIWALOWEJ – Wystawy 2022

Regulamin zgłaszania i przeprowadzania wystaw w Strefie Festiwalowej w czasie trwania Pyrkonu 2022.

1. Warunki ogólne

1.1. Każda osoba lub podmiot zgłaszający wystawę akceptuje niniejszy regulamin oraz zobowiązuje się jednocześnie do przestrzegania jego warunków.

2. Definicje

2.1. Strefa Festiwalowa – wystawy – strefa programu halowego, gdzie podczas trwania Festiwalu Fantastyki Pyrkon (17 – 19.06.2022), prezentowane są wystawy utrzymane w konwencji fantastyki. Zwana inaczej Strefą Wystaw.

2.2. Wystawa – prezentowanie prac oraz przedmiotów związanych z fantastyką według koncepcji własnej Twórcy potwierdzonej u organizatora i uzgodnionej drogą e-mailową.

2.3. Twórca – osoba lub podmiot zgłaszający wystawę.

2.4. Pawilon 15, parter – pawilon na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, miejsce prezentowania wystaw.

2.5. Stoisko – wyznaczone przez organizatora miejsce o powierzchni i wyposażeniu zgodnym z zawartą umową, odpowiednio oznaczone na mapie pawilonu.

2.6. Magazyn Strefy Festiwalowej – pomieszczenie techniczne przeznaczone dla organizatora bloku oraz wolontariuszy opiekujących się Strefą Festiwalową.

2.7. Organizator Strefy Wystaw – osoba wyznaczona do opieki nad strefą wystaw, z którą Twórcy kontaktują się przed, podczas i po Festiwalu w sprawie przeprowadzenia wystaw. Podczas trwania Festiwalu nosi fioletową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach oraz identyfikator, a w umowie wpisana jest jako osoba kontaktowa.

2.8. Przegżdacz Strefy Wystaw – osoba wyznaczona do pomocy organizatorowi Fantasium Creatium. Podczas trwania Festiwalu nosi pomarańczową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach oraz identyfikator. W sytuacji losowej może zastąpić organizatora Strefy Wystaw w wykonywaniu jego obowiązków.

2.9. Gżdacz Strefy Wystaw – wolontariusz, który pomaga w Strefie Wystaw i dba o jej poprawne funkcjonowanie.

3. Zbieranie zgłoszeń oraz ich selekcja

3.1. Sposobem zgłoszenia wystawy jest wypełnienie formularza lub przesłanie wymaganych danych bezpośrednio do organizatora na adres [email protected]

3.2. Formularz zgłoszeniowy Strefy Wystaw zbiera poniższe dane:

  • e-mail kontaktowy do Twórcy
  • nazwa wystawy
  • dokładny opis stoiska
  • strefę tematyczną wystawy, do wyboru z podanych: sci-fi, fantasy, postapo, rękodzielnicza, początkujących twórców i naukowa.
  • dodatkowe wydarzenia oraz atrakcje, które będą miały miejsce na stoisku
  • fanpage lub adres strony internetowej, gdzie umieszczone są dzieła, które będą prezentowane na stoisku
  • data przyjazdu Twórcy, uwzględniająca czas montażu Stoiska
  • lista osób niezbędnych do przeprowadzenia Wystawy oraz liczba samochodów potrzebnych do jej transportu z magazynu Twórcy
  • ilość potrzebnego miejsca oraz wykaz niezbędnego wyposażenia (ławki, krzesła, ścianka targowa, gabloty, manekiny krawieckie lub pełnopostaciowe, antyramy, dostęp do prądu lub inne elementy sprowadzane na specjalne zamówienie) wraz z wyjaśnieniem w jakim celu są one potrzebne.
  • projekt Stoiska w formie rysunku
  • zdjęcie wystawy lub eksponatu w wysokiej rozdzielczości, służące do celów promocyjnych.

3.3. Dane osobowe wystawców mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadające odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (Privacy Shield). O takich przypadkach wystawcy zostaną odpowiednio poinformowani.

3.4. Organizator ma prawo do odmowy zamówienia zabudowy targowej, jeśli uzna, że jest ona zbędna. 

3.5. Dokonując selekcji zgłoszeń, organizator strefy kieruje się poniższymi kryteriami:

  • nowość na Pyrkonie: na Pyrkonie cenione są nowe inicjatywy. Większe szanse na zaakceptowanie zgłoszenia mają wystawy, które nigdy wcześniej nie były nigdzie pokazywane,
  • powiększenie wystawy: chcąc pojawić się na Pyrkonie ponownie z wystawą, należy powiększyć stoisko w porównaniu z poprzednim rokiem oraz wykazać, jakie nowe eksponaty weszły w jej skład,
  • poziom i estetyka prac, technika, oryginalność oraz ogólny wyraz artystyczny,
  • atrakcje na stoisku: na Pyrkonie cenione są interaktywne stoiska, gdzie uczestnicy mogą wykonać coś samodzielnie lub zobaczyć artystę w trakcie pracy. Większe szanse na zaakceptowanie zgłoszenia mają wystawy, które przedstawią bogaty plan atrakcji na stoisku.

3.6. Organizator ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie Twórcami.

4. Umowa dotycząca przeprowadzenia wystawy

4.1. Z każdym Twórcą podpisywana jest umowa. Umowa dotyczy wystawy, warunków jej zagospodarowania, ilości i rodzaju wypożyczonych od organizatora sprzętów oraz zasad obowiązujących w Strefie.

4.2. Twórca po podpisaniu umowy jest zobowiązany do przestrzegania postanowień w niej zawartych oraz niniejszego regulaminu Strefy.

4.3. Dane potrzebne do skonstruowania umowy są zbierane poprzez e-mail organizatora. Wszystkie dane zebrane w ten sposób są trzymane na dysku Pyrkonu do momentu stworzenia umowy.

5. Ogólne informacje dla Twórcy

5.1. Twórcy Wystawy mogą promować swoje Stoiska przy udziale Gości Pyrkonu za stosowną opłatą. Wysokość opłaty i zasady promocji muszą zostać ustalone indywidualnie z Organizatorem oraz potwierdzone co najmniej w korespondencji mailowej lub na piśmie.

5.2. Twórcy Wystaw nie mogą prowadzić sprzedaży na swoich stoiskach.

5.3. Przy Stoisku zawsze musi znajdować się co najmniej 1 osoba. Z tego obowiązku są zwolnione wystawy sztuki, za które uważa się wystawy obrazów i fotografii, eksponowane na ściankach lub sztalugach.

5.4. Twórca i osoby obsługujące Stoisko są odpowiedzialne za porządek i czystość na Stoisku, są także proszone o spożywanie dużych posiłków poza przestrzenią wystawy. Spożywanie przekąsek jest dozwolone jedynie pod warunkiem, że nie roztaczają one intensywnych zapachów, które mogą być uciążliwe dla zwiedzających oraz nie będą źródłem brudnych plam bądź zacieków.

5.5. Na Stoisku nie mogą znajdować się osoby będące pod wpływem alkoholu lub innych substancji odurzających.

5.6. Organizatorzy Pyrkonu nie oferują noclegów, jedzenia oraz koszulek dla Twórców.

5.7. Jeśli Twórca wypożycza zabudowę od Organizatora, jest odpowiedzialny za utrzymanie jej w stanie niepogorszonym. Twórca odpowiada za uszkodzenia będące skutkiem działania osób trzecich.

5.8. W przypadku zniszczenia wypożyczonego sprzętu Twórca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie organizatora.

5.9. Twórca nie może wykorzystywać gżdaczy Strefy Wystaw lub innych wolontariuszy Pyrkonu do własnych celów, np. przenoszenia swoich eksponatów lub pilnowania stoiska.

6. Magazyn, odbieranie Stoisk oraz zabudowy przed trwaniem Festiwalu

6.1. Do Magazynu Strefy Festiwalowej wstęp mają wyłącznie osoby uprawnione: Organizatorzy Strefy oraz gżdacze pracujący przy strefie, inni organizatorzy oraz koordynatorzy. Organizator lub przegżdacz (osoby wyznaczone) mają prawo udzielić jednorazowego pozwolenia na wejście na teren magazynu osobom organizującym wystawy oraz innym gżdaczom. Jeśli organizatora lub przegżdacza nie ma w tym czasie w magazynie, osoby chcące do niego wejść muszą poczekać na ich powrót. Przy wejściu do magazynu znajduje się kartka z numerami kontaktowymi do organizatorów strefy. Osoby postronne nie mają prawa wstępu do magazynu. 

6.2. Z magazynu, bez pozwolenia organizatora lub przegżdacza, nie można pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów (np. taśmy, nożyczek).

6.3. Twórca nie może samowolnie zmniejszać lub powiększać powierzchni swojego stoiska. Zabronione jest przesuwanie taśmy na podłodze, która wyznacza wielkość stoiska.

6.4. Twórca nie może pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów od sąsiadów oraz z innych hal bez porozumienia się z organizatorem.

6.5. Kiedy Twórca po raz pierwszy przybędzie na teren Festiwalu organizator lub przegżdacz wskaże mu jego stoisko na hali.

6.6. Na stoisku Twórcy znajduje się zamówiona zabudowa, ułożona według nadesłanego projektu.

6.7. Twórca musi wykorzystać zamówioną zabudowę w całości. Organizator ustala, czy została ona wykorzystana w sposób odpowiedni. Jeśli Twórca tego nie zrobi, poniesie koszty wynajmu na podstawie faktur wystawionych na Stowarzyszenie Klub Fantastyki “Druga Era”. Podstawą rozliczenia jest cennik wystawców dostępny pod tym adresem.

6.8. Twórca jest zobowiązany do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu i regulaminu wjazdówek.

7. Ogólne informacje dla uczestników

7.1. Na terenie całej Strefy Wystaw obowiązuje zakaz picia alkoholu, palenia papierosów (również elektronicznych) oraz zażywania substancji odurzających.

7.2. Nie należy zaśmiecać Strefy. Kosze na odpady znajdują się w wyznaczonych miejscach.

7.3. Prezentowane Wystawy muszą być dostosowane do wieku nastoletnich uczestników Pyrkonu. Sztuka lub eksponaty zawierające treści niestosowne dla osób poniżej 18 roku życia, zwłaszcza o charakterze nieprzyzwoitym bądź drastycznym, nie będą eksponowane na wystawie, ani przyjmowane do ekspozycji.

7.4. Eksponatów na stoiskach nie wolno dotykać, o ile Twórca nie postanowi inaczej.

7.5. Każda próba kradzieży lub niszczenia eksponatów będzie zgłaszana odpowiednim służbom.

7.6. Strefa jest monitorowana przez członków służb porządkowych oraz profesjonalną firmę ochroniarską.

7.7. Strefa Wystaw jest udostępniana odwiedzającym w piątek 17 czerwca 2022 od godziny 13:00 do 24:00 (zamknięcie drzwi o godzinie 23:00), w sobotę 18 czerwca 2022 od godziny 10:00 do 24:00 (zamknięcie drzwi o go

dzinie 23:00) oraz w niedzielę 19 czerwca 2022 od godziny 10:00 do 18:00. W pozostałych godzinach hala jest zamknięta dla odwiedzających.

7.8. Uczestnicy przebywający w strefie są zobowiązani do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu.

8. Harmonogram

8.1. Organizator Strefy odpowiada na zgłoszenia w ciągu tygodnia od zamknięcia formularza. Ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie Twórcami.

8.2. Organizator Strefy weryfikuje zgłoszenia na bieżąco.

8.3. Twórca ma czas do 3 kwietnia 2022 na wypełnienie formularza zgłoszeniowego lub wysłania zgłoszenia na e-mail Organizatora Strefy. Zgłoszenia wysłane po tym terminie nie będą przyjmowane.

8.4. Twórca jest zobowiązany do przesłania drogą mailową do Organizatora Strefy do 10 kwietnia 2022 projektu, danych potrzebnych do skonstruowania umowy, oraz opisu i zdjęcia promującego stoisko.

8.5. Twórca jest zobowiązany do przesłania podpisanej umowy do 25 kwietnia 2022 na adres korespondencyjny siedziby Stowarzyszenia “Druga Era” (Słowackiego 13/116, 60-822 Poznań). O dacie przesłania decyduje stempel pocztowy. Przesłanie umowy po terminie może skutkować nieprzyjęciem wystawy do Strefy Wystaw, w tym zakresie decyzja należy do Organizatora.

8.6. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon jest zobowiązany do przesłania na adres Twórcy podpisanej umowy, identyfikatorów i wjazdówek w pierwszej połowie czerwca.

8.7. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon udostępnia Twórcom miejsce na hali w czwartek 16 czerwca 2022 w godzinach 10:00 – 20:00 oraz w piątek 17 czerwca 2021 w godzinach 9:00 – 13:00, aby zmontować elementy Wystawy.

8.8. Twórca zobowiązany jest do przygotowania Wystawy tak, by udostępnienie jej było możliwe od piątku 17 czerwca 2022, od godziny 13:00.

8.9. Strefa Wystaw jest udostępniana odwiedzającym w piątek 17 czerwca 2022 od godziny 13:00 do 23:00 (zamknięcie drzwi o godzinie 24:00), w sobotę 18 czerwca 2022 od godziny 10:00 do 23:00 (zamknięcie drzwi o godzinie 24:00) oraz w niedzielę 19 czerwca 2022 od godziny 10:00 do 18:00. W pozostałych godzinach hala jest zamknięta dla odwiedzających.

8.10. Twórca może przygotować swoją wystawę na ponowne udostępnienie jej odwiedzającym w sobotę 18 lipca 2022 w godzinach od 9:00 do 10:00 oraz w niedzielę 19 lipca 2022 od 9:00 do 10:00.

8.11. Twórca podczas zamykania hali na noc w piątek 17 czerwca 2022 od godziny 23:00 oraz sobotę 18 czerwca 2022 od godziny 23:00 jest zobowiązany do uporządkowania stoiska i opuszczenia hali razem z ostatnim uczestnikiem wychodzącym z niej – tj. nie później niż przed godziną 24:00.

8.12. Twórca może przystąpić do demontażu Wystawy najwcześniej w niedzielę 19 czerwca 2022 od godziny 17:00. Wystawa zostanie zdemontowana, a jej części usunięte z hali do godziny 22:00. Twórca jest zobowiązany do pozostawienia swojego stoiska w stanie uporządkowanym.

8.13. Twórca jest zobowiązany do przekazania faktur Stowarzyszeniu Klub Fantastyki “Druga Era” w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia festiwalu (liczy się data stempla pocztowego).