Przeskocz do treści Instagram Twitter Facebook Search Arrow right YouTube Sign In Sign Out Register User Print Arrow left
Strona główna » Regulamin Fantasium Creatium

Regulamin Fantasium Creatium

Regulamin zgłaszania i przeprowadzania wystaw w strefie (bloku) Fantasium Creatium w czasie Pyrkonu 2019

  1. 1.

Każda osoba lub podmiot zgłaszający wystawę akceptuje niniejszy regulamin i zobowiązuje się jednocześnie przestrzegać warunków niniejszego regulaminu.

  1. Definicje

2.1 Strefa (blok) Fantasium Creatium – strefa programu halowego, w której prezentowane są różne wystawy utrzymane w konwencji fantastyki podczas Festiwalu Fantastyki Pyrkon w dniach 26-28.04.2019, zwane inaczej strefą wystaw.

2.2 Wystawa – prezentowanie dzieł sztuki oraz przedmiotów związanych z fantastyką według koncepcji własnej Twórcy potwierdzonej u organizatora i uzgodnionej drogą e-mailową.

2.3. Twórca – osoba lub podmiot zgłaszający wystawę.

2.4 Pawilon 8a – pawilon na Międzynarodowych Targach Poznańskich, miejsce prezentowania wystaw.

2.5 Stoisko – Wyznaczone przez organizatora miejsce o powierzchni i wyposażeniu zgodnym z zawartą umową, odpowiednio oznaczone na mapie pawilonu.

2.6 Magazyn Fantasium Creatium – pomieszczenie techniczne przeznaczone dla organizatora bloku oraz wolontariuszy opiekujących się strefą wystaw.

2.7. Organizator Fantasium Creatium – osoba wyznaczona do opieki nad strefą Fantasium Creatium, z którą Twórcy kontaktują się przed, podczas i po Festiwalu w sprawie przeprowadzenia wystaw. Podczas trwania Festiwalu nosi fioletową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach.

2.8. Przegżdacz Fantasium Creatium – osoba wyznaczona do pomocy organizatorowi Fantasium Creatium. Podczas trwania Festiwalu nosi pomarańczową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach. W sytuacji losowej może zastąpić organizatora Fantasium Creatium w wykonywaniu jego obowiązków.

2.9. Gżdacz Fantasium Creatium – wolontariusz, który pomaga w strefie Fantasium Creatium i dba o jej poprawne funkcjonowanie.

  1. Zbieranie zgłoszeń oraz ich selekcja

3.1 Sposobem zgłoszenia wystawy jest wypełnienie formularza lub przesłanie wymaganych danych bezpośrednio do organizatora na adres anna.sikorska@pyrkon.pl.

3.2 Formularz zgłoszeniowy wystaw zbiera poniższe dane:

  • E-mail kontaktowy do Twórcy
  • Nazwa wystawy
  • Dokładny opis stoiska
  • Strefa wystawy do wyboru z podanych: sci-fi, fantasy, postapo, rękodzielnicza, początkujących twórców, naukowa
  • Dodatkowe wydarzenia i atrakcje, które będą dziać się na stoisku
  • Fanpage/strona internetowa, gdzie umieszczone są dzieła, które będą prezentowane na stoisku
  • Data przyjazdu Twórcy uwzględniająca czas montażu
  • Liczba osób niezbędnych do przeprowadzenia wystawy oraz liczba samochodów niezbędnych do jej transportu z magazynu Twórcy
  • Ilość potrzebnego miejsca oraz wykaz potrzebnego wyposażenia (ławki, krzesła, ścianka targowa, gabloty, manekiny krawieckie lub pełnopostaciowe, antyramy, dostęp do prądu lub inne elementy sprowadzane na specjalne zamówienie) wraz z wyjaśnieniem w jakim celu są one potrzebne
  • Projekt stoiska w formie rysunku.
  • Dane osobowe wystawców mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadające odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (Privacy Shield). O takich przypadkach wystawcy zostaną odpowiednio poinformowani.

3.3. Organizator ma prawo do odmowy zamówienia zabudowy targowej, jeśli uzna, że nie dostrzega do tego żadnych podstaw.

3.4. Dokonując selekcji zgłoszeń, organizator strefy kieruje się poniższymi kryteriami:

  1. Nowość na Pyrkonie: Na Pyrkonie cenione są nowe inicjatywy. Większe szanse na zaakceptowanie zgłoszenia mają wystawy, które nigdy wcześniej nie były nigdzie pokazywane.
  2. Powiększenie wystawy: Chcąc pojawić się na Pyrkonie ponownie z wystawą, należy powiększyć stoisko w porównaniu z poprzednim rokiem oraz wykazać, jakie nowe eksponaty się pokaże.
  3. Poziom i estetyka prac, technika, oryginalność, ogólny wyraz artystyczny.
  4. Atrakcje na stoisku: Na Pyrkonie cenione są interaktywne stoiska, na których można coś wykonać samemu lub zobaczyć artystę przy pracy. Większe szanse na zaakceptowanie zgłoszenia mają wystawy, które przedstawią bogaty plan atrakcji na stoisku.

3.5. Organizator ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie Twórcami.

  1. Umowa dotycząca przeprowadzenia wystawy

4.1. Z każdym Twórcą podpisywana jest umowa. Umowa dotyczy wystawy, warunków jej zagospodarowania, wypożyczonych sprzętów od organizatora i zasad, które należy przestrzegać w strefie.

4.2. Twórca po podpisaniu umowy jest zobowiązany do przestrzegania postanowień w niej zawartych oraz w niniejszym regulaminie strefy.

4.3. Dane potrzebne do skonstruowania umowy są zbierane poprzez e-mail organizatora. Wszystkie umowy oraz dane zebrane w ten sposób są trzymane na dysku Pyrkonu.

  1. Ogólne informacje dla Twórcy

5.1. Twórcy Wystawy mogą promować swoje stoiska przy udziale Gości Pyrkonu za stosowną opłatą. Wysokość opłaty i zasady promocji muszą zostać ustalone indywidualnie z organizatorem i potwierdzone co najmniej w korespondencji mailowej bądź na piśmie.

5.2. Twórcy Wystaw nie mogą prowadzić sprzedaży na swoich stoiskach.

5.3. Przy stoisku zawsze musi znajdować się co najmniej 1 osoba. Z tego obowiązku są zwolnione wystawy sztuki, za które uważa się wystawy obrazów i fotografii na ściankach lub sztalugach.

5.4. Twórca i osoby obsługujące stoisko są odpowiedzialne za porządek i czystość na stoisku, a także są zaproszone do spożywania dużych posiłków poza przestrzenią wystawy. Spożywanie przekąsek jest dozwolone jedynie pod warunkiem, że spożywane potrawy nie roztaczają intensywnych zapachów, które mogą być uciążliwe dla zwiedzających oraz nie będą źródłem brudnych plam bądź, zacieków.

5.5. Na stoisku nie mogą znajdować się osoby będące pod wpływem alkoholu lub innych substancji odurzających.

5.6. Organizatorzy Pyrkonu nie oferują noclegów, jedzenia oraz koszulek dla Twórców. Podczas trwania Pyrkonu Twórcy mogą skorzystać z przewidzianych dla uczestników darmowych noclegów w hali wspólnej. Ich liczba jest ograniczona.

5.7. Jeśli Twórca wypożycza zabudowę od organizatora, jest odpowiedzialny za utrzymanie jej w stanie niepogorszonym. Twórca odpowiada za uszkodzenia będące skutkiem działania osób trzecich.

5.8. W przypadku zniszczenia wypożyczonego sprzętu Twórca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie organizatora.

5.9. Twórca nie może wykorzystywać gżdaczy Fantasium Creatium lub innych wolontariuszy Pyrkonu do własnych celów, np. przenoszenia swoich eksponatów lub pilnowania stoiska.

  1. Magazyn oraz odbieranie stoisk oraz zabudowy przed trwaniem festiwalu

6.1. Do magazynu Fantasium Creatium wstęp mają wyłącznie osoby uprawnione: organizator strefy oraz gżdacze pracujący przy strefie, inni organizatorzy oraz koordynatorzy. Organizator lub przegżdacz (osobę wyznaczoną) mają prawo udzielić jednorazowego pozwolenia na wejście do magazynu osobom organizującym wystawy lub innym gżdaczom. Jeśli organizatora lub przegżdacza nie ma w tym czasie w magazynie, muszą poczekać aż się on pojawi. Osoby postronne nie mają prawa wstępu do magazynu. Przy wejściu do magazynu znajduje się kartka z numerem kontaktowym do organizatora strefy.

6.2. Z magazynu bez pozwolenia organizatora lub przegżdacza nie można pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów (np. taśmy, nożyczek).

6.3. Twórca nie może samowolnie zmniejszać lub powiększać powierzchni swojego stoiska. Zabronione jest przesuwanie taśmy na podłodze, która wyznacza wielkość stoiska.

6.4. Twórca nie może pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów od sąsiadów i z innych hal bez porozumienia się z organizatorem.

6.5. Kiedy Twórca po raz pierwszy przybędzie na teren festiwal organizator lub przegżdacz wskaże mu jego stoisko na hali.

6.6. Na stoisku Twórcy znajduje się zamówiona zabudowa, ułożona według nadesłanego projektu.

6.7. Twórca musi wykorzystać w całości zamówioną zabudowę. Organizator ustala, czy została ona wykorzystana w sposób odpowiedni. Jeśli Twórca tego nie zrobi, poniesie koszty wynajmu na podstawie faktur wystawionych na Stowarzyszenie “Druga Era”. Podstawą rozliczenia jest cennik wystawców dostępny pod tym adresem.

6.8. Twórca ma możliwość wjechania samochodem na halę jedynie w czwartek przed rozpoczęciem Festiwalu oraz w niedzielę po jego zakończeniu po uzyskaniu zgody organizatora strefy.

6.9. Twórca jest zobowiązany do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu i regulaminu wjazdówek.

  1. Ogólne informacje dla uczestników

7.1. Na terenie całej strefy Fantasium Creatium obowiązuje zakaz picia alkoholu, palenia papierosów (również elektronicznych) oraz zażywania substancji odurzających.

7.2. Nie należy zaśmiecać strefy. Kosze na odpady znajdują się w wyznaczonych miejscach.

7.3. Prezentowane wystawy muszą być dostosowane do wieku nastoletnich uczestników Pyrkonu. Sztuka lub eksponaty zawierające treści niestosowne dla osób poniżej 18 lat, zwłaszcza o charakterze nieprzyzwoitym bądź drastycznym nie będą eksponowane na wystawie, ani przyjmowane do ekspozycji.

7.4. Eksponatów na stoiskach nie wolno  dotykać, o ile Twórca nie postanowi inaczej.

7.5. Każda próba kradzieży i/lub niszczenia eksponatów będzie zgłaszana odpowiednim służbom.

7.6. Strefa jest monitorowana przez członków służb porządkowych oraz profesjonalną firmę ochroniarską.

7.7. Strefa Fantasium Creatium jest udostępniana odwiedzającym w piątek 26 kwietnia 2019 od godziny 10:00 do 21:00, w sobotę 27 kwietnia 2019 od godziny 10:00 do 21:00 oraz w niedzielę 28 kwietnia 2019 od godziny 10:00 do 18:00. W pozostałych godzinach hala jest zamknięta, a drzwi plombowane.

7.8. Uczestnicy przebywający w strefie są zobowiązani do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu.

  1. Harmonogram

8.1. Organizator strefy odpowiada na zgłoszenia w ciągu dwóch tygodni od ich wypełnienia. Ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie  Twórcami.

8.2. Organizator strefy weryfikuje zgłoszenia na bieżąco.

8.3. Twórca ma czas do 31 stycznia 2019 na wypełnienie formularza zgłoszeniowego lub wysłania zgłoszenia na e-mail organizatora strefy. Zgłoszenia wysłane po tym terminie nie będą przyjmowane.

8.4. Twórca jest zobowiązany do przesłania drogą mailową do organizatora strefy do 7 lutego 2019 projektu, opisu oraz zdjęcia promującego stoisko.

8.5. Twórca jest zobowiązany do przesłania podpisanej umowy do 28 lutego 2019 na adres korespondencyjny siedziby Stowarzyszenia “Druga Era” (Słowackiego 13/116, 60-822 Poznań). O dacie przesłania decyduje stempel pocztowy. Przesłanie umowy po terminie może skutkować nieprzyjęciem wystawy do strefy Fantasium Creatium, w tym zakresie decyzja należy do Organizatora..

8.6. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon jest zobowiązany do przesłania na adres Twórcy podpisanej umowy, identyfikatorów i wjazdówek do 31 marca 2019.

8.7. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon udostępnia Twórcom miejsce na hali w czwartek 25 kwietnia 2019 w godzinach 8:00 – 21:00 oraz w piątek 26 kwietnia 2019 w godzinach 8:00 – 10:00, by zmontować elementy wystawy.

8.8. Twórca jest zobowiązany do przygotowania w pełni wystawy i do udostępnienia jej zwiedzającym do piątku 26 kwietnia 2019 do godziny 10:00.

8.9. Strefa Fantasium Creatium jest udostępniana odwiedzającym w piątek 26 kwietnia 2019 od godziny 10:00 do 21:00, w sobotę 27 kwietnia 2019 od godziny 10:00 do 21:00 oraz w niedzielę 28 kwietnia 2019 od godziny 10:00 do 18:00.

8.10. Twórca może przygotować swoją wystawę na ponowne udostępnienie jej odwiedzających w sobotę 27 kwietnia 2019 w godzinach od 9:00 do 10:00 oraz w niedzielę 28 kwietnia 2019 od 9:00 do 10:00.

8.11. Twórca podczas zamykania hali na noc w piątek 26 kwietnia 2019 od godziny 21:00 oraz sobotę 27 kwietnia 2019 od godziny 21:00 jest zobowiązany do uporządkowania stoiska i opuszczenia hali razem z ostatnim uczestnikiem wychodzącym z niej – tj. nie później niż przed godziną 22:00.

8.12. Twórca może przystąpić do demontażu Wystawy najwcześniej w niedzielę 28 kwietnia 2019 od godziny 18:00. Wystawa zostanie zdemontowana, a jej części usunięte z miejsca wystawy do godziny 22:00. Twórca jest zobowiązany do pozostawienia swojego stoiska w stanie uporządkowanym.

8.13. Twórca jest zobowiązany do przekazania faktur Stowarzyszeniu “Klub Fantastyki Druga Era” w terminie  10 dni kalendarzowych od zakończenia festiwalu.