Przeskocz do treści
Instagram Twitter Facebook Search Arrow right YouTube Sign In Sign Out Register User Print Arrow left
Strona główna » Regulamin Fantasium Creatium 2020

Regulamin Fantasium Creatium 2020

Regulamin zgłaszania i przeprowadzania wystaw w Strefie (bloku) Fantasium Creatium w czasie trwania Pyrkonu 2020

1. Warunki ogólne

1.1. Każda osoba lub podmiot zgłaszający wystawę akceptuje niniejszy regulamin oraz zobowiazuje się jednocześnie do przestrzegania jego warunków.

2. Definicje

2.1. Strefa (blok) Fantasium Creatium – strefa programu halowego, gdzie podczas trwania Festiwalu Fantastyki Pyrkon (08 – 10.05.2020), prezentowane są wystawy utrzymane w konwencji fantastyki. Zwana inaczej strefą wystaw.

2.2. Wystawa – prezentowanie prac oraz przedmiotów związanych z fantastyką według koncepcji własnej Twórcy potwierdzonej u organizatora i uzgodnionej drogą e-mailową.

2.3. Twórca – osoba lub podmiot zgłaszający wystawę.

2.4. Pawilon 8a – pawilon na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, miejsce prezentowania wystaw.

2.5. Stoisko – wyznaczone przez organizatora miejsce o powierzchni i wyposażeniu zgodnym z zawartą umową, odpowiednio oznaczone na mapie pawilonu.

2.6. Magazyn Fantasium Creatium – pomieszczenie techniczne przeznaczone dla organizatora bloku oraz wolontariuszy opiekujących się strefą wystaw.

2.7. Organizator Fantasium Creatium – osoba wyznaczona do opieki nad strefą Fantasium Creatium, z którą Twórcy kontaktują się przed, podczas i po Festiwalu w sprawie przeprowadzenia wystaw. Podczas trwania Festiwalu nosi fioletową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach oraz identyfikator, a w umowie wpisana jest jako osoba kontaktowa.

2.8. Przegżdacz Fantasium Creatium – osoba wyznaczona do pomocy organizatorowi Fantasium Creatium. Podczas trwania Festiwalu nosi pomarańczową koszulkę z logiem Pyrkonu na plecach oraz identyfikator. W sytuacji losowej może zastąpić organizatora Fantasium Creatium w wykonywaniu jego obowiązków.

2.9. Gżdacz Fantasium Creatium – wolontariusz, który pomaga w strefie Fantasium Creatium i dba o jej poprawne funkcjonowanie.

3. Zbieranie zgłoszeń oraz ich selekcja

3.1. Sposobem zgłoszenia wystawy jest wypełnienie formularza lub przesłanie wymaganych danych bezpośrednio do organizatora na adres anna.sikorska@pyrkon.pl.

3.2. Formularz zgłoszeniowy Fantasium Creatium zbiera poniższe dane:

  • e-mail kontaktowy do Twórcy
  • nazwa wystawy
  • dokładny opis stoiska
  • Strefę wystawy, do wyboru z podanych: sci-fi, fantasy, postapo, rękodzielnicza, pocżątkujących twórców i naukowa.
  • dodatkowe wydarzenia oraz atrakcje, które będą miały miejsce na stoisku
  • fanpage lub adres strony internetowej, gdzie umieszczone są dzieła, które będą prezenowane na stoisku
  • data przyjazdu Twórcy, uwzględniająca czas montażu Stoiska
  • lista osób niezbędnych do przeprowadzenia Wystawy oraz liczba samochodów potrzebnych do jej transportu z magazynu Twórcy
  • ilość potrzebnego miejsca oraz wykaz niezbędnego wyposażenia (ławki, krzesła, ścianka targowa, gabloty, manekiny krawieckie lub pełnopostaciowe, antyramy, dostęp do prądu lub inne elementy sprowadzane na specjalne zamówienie) wraz z wyjaśnieniem w jakim celu są one potrzebne.
  • projekt Stoiska w formie rysunku
  • zdjęcie wystawy lub eksponatu w wysokiej rozdzielczości, służące do celów promocyjnych.

3.3. Dane osobowe wystawców mogą być przekazane poza obszar EOG, do zaufanych partnerów dostarczających usługi internetowe i posiadające odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (Privacy Shield). O takich przypadkach wystawcy zostaną odpowiednio poinformowani.

3.4. Organizator ma prawo do odmowy zamówienia zabudowy targowej, jeśli uzna, że jest ona zbędna.

3.5. Dokonując selekcji zgłoszeń, organizator strefy kieruje się poniższymi kryteriami:

  • nowość na Pyrkonie: na Pyrkonie cenione są nowe inicjatywy. Większe szanse na zaakceptowanie zgłoszenia mają wystawy, które nigdy wcześniej nie były nigdzie pokazywane,
  • powiększenie wystawy: chcąc pojawić się na Pyrkonie ponownie z wystawą, należy powiększyć stoisko w porównaniu z poprzednim rokiem oraz wykazać, jakie nowe eksponaty weszły w jej skład,
  • poziom i estetyka prac, technika, oryginalność oraz ogólny wyraz artystyczny,
  • atrakcje na stoisku: na Pyrkonie cenione są interaktywne stoiska, gdzie uczestnicy mogą wykonać coś samodzielnie lub zobaczyć artystę w trakcie pracy. Większe szanse na zaakceptowanie zgłoszenia mają wystawy, które przedstawią bogaty plan atrakcji na stoisku.

3.6. Organizator ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie Twórcami.

4. Umowa dotycząca przeprowadzenia wystawy

4.1. Z każdym Twórcą podpisywana jest umowa. Umowa dotyczy wystawy, warunków jej zagospodarowania, ilości i rodzaju wypożyczonych od organizatora sprzętów oraz zasad obowiązujących w Strefie.

4.2. Twórca po podpisaniu umowy jest zobowiązany do przestrzegania postanowień w niej zawartych oraz niniejszego regulaminu Strefy.

4.3. Dane potrzebne do skonstruowania umowy są zbierane poprzez e-mail organizatora. Wszystkie dane zebrane w ten sposób są trzymane na dysku Pyrkonu do momentu stworzenia umowy.

5. Ogólne informacje dla Twórcy

5.1. Twórcy Wystawy mogą promować swoje Stoiska przy udziale Gości Pyrkonu za stosowną opłatą. Wysokość opłaty i zasady promocji muszą zostać ustalone indywidualnie z Organizatorem oraz potwierdzone co najmniej w korespondencji mailowej lub na piśmie.

5.2. Twórcy Wystaw nie mogą prowadzić sprzedaży na swoich stoiskach.

5.3. Przy Stoisku zawsze musi znajdować się co najmniej 1 osoba. Z tego obowiązku są zwolnione wystawy sztuki, za które uważa się wystawy obrazów i fotografii, eksponowane na ściankach lub sztalugach.

5.4. Twórca i osoby obsługujące Stoisko są odpowiedzialne za porządek i czystość na Stoisku, są także proszone o spożywanie dużych posiłków poza przestrzenią wystawy. Spożywanie przekąsek jest dozwolone jedynie pod warunkiem, że nie roztaczają one intensywnych zapachów, które mogą być uciążliwe dla zwiedzających oraz nie będą źródłem brudnych plam bądź zacieków.

5.5. Na Stoisku nie mogą znajdować się osoby będące pod wpływem alkoholu lub innych substancji odurzających.

5.6. Organizatorzy Pyrkonu nie oferują noclegów, jedzenia oraz koszulek dla Twórców. Podczas trwania Pyrkonu Twórcy mogą skorzystać z przewidzianych dla uczestników noclegów w hali wspólnej. Ich liczba jest ograniczona.

5.7. Jeśli Twórca wypożycza zabudowę od Organizatora, jest odpowiedzialny za utrzymanie jej w stanie niepogorszonym. Twórca odpowiada za uszkodzenia będące skutkiem działania osób trzecich.

5.8. W przypadku zniszczenia wypożyczonego sprzętu Twórca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie organizatora.

5.9. Twórca nie może wykorzystywać gżdaczy Fantasium Creatium lub innych wolontariuszy Pyrkonu do własnych celów, np. przenoszenia swoich eksponatów lub pilnowania stoiska.

6. Magazyn, odbieranie Stoisk oraz zabudowy przed trwaniem Festiwalu

6.1. Do Magazynu Fantasium Creatium wstęp mają wyłącznie osoby uprawnione: Organizator Strefy oraz gżdacze pracujący przy strefie, inni organizatorzy oraz koordynatorzy. Organizator lub przegżdacz (osoba wyznaczona) mają prawo udzielić jednorazowego pozwolenia na wejście na teren magazynu osobom organizującym wystawy oraz innym gżdaczom. Jeśli organizatora lub przegżdacza nie ma w tym czasie w magazynie, osoby chcące do niego wejść muszą poczekać na ich powrót. Przy wejściu do magazynu znajduje się kartka z numerem kontaktowym do organizatora strefy. Osoby postronne nie mają prawa wstępu do magazynu.

6.2. Z magazynu, bez pozwolenia organizatora lub przegżdacza, nie można pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów (np. taśmy, nożyczek).

6.3. Twórca nie może samowolnie zmniejszać lub powiększać powierzchni swojego stoiska. Zabronione jest przesuwanie taśmy na podłodze, która wyznacza wielkość stoiska.

6.4. Twórca nie może pobierać ławek, krzeseł oraz innych sprzętów od sąsiadów oraz z innych hal bez porozumienia się z organizatorem.

6.5. Kiedy Twórca po raz pierwszy przybędzie na teren Festiwalu organizator lub przegżdacz wskaże mu jego stoisko na hali.

6.6. Na stoisku Twórcy znajduje się zamówiona zabudowa, ułożona według nadesłanego projektu.

6.7. Twórca musi wykorzystać zamówioną zabudowę w całości. Organizator ustala, czy została ona wykorzystana w sposób odpowiedni. Jeśli Twórca tego nie zrobi, poniesie koszty wynajmu na podstawie faktur wystawionych na Stowarzyszenie “Druga Era”. Podstawą rozliczenia jest cennik wystawców dostępny pod tym adresem.

6.8. Twórca ma możliwość wjechania samochodem na halę jedynie w czwartek przed rozpoczęciem Festiwalu oraz w niedzielę po jego zakończeniu. W tym celu niezbędne jest uzyskanie zgody organizatora strefy.

6.9. Twórca jest zobowiązany do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu i regulaminu wjazdówek.

7. Ogólne informacje dla uczestników

7.1. Na terenie całej Strefy Fantasium Creatium obowiązuje zakaz picia alkoholu, palenia papierosów (również elektronicznych) oraz zażywania substancji odurzających.

7.2. Nie należy zaśmiecać Strefy. Kosze na odpady znajdują się w wyznaczonych miejscach.

7.3. Prezentowane Wystawy muszą być dostosowane do wieku nastoletnich uczestników Pyrkonu. Sztuka lub eksponaty zawierające treści niestosowne dla osób poniżej 18 roku życia, zwłaszcza o charakterze nieprzyzwoitym bądź drastycznym, nie będą eksponowane na wystawie, ani przyjmowane do ekspozycji.

7.4. Eksponatów na stoiskach nie wolno dotykać, o ile Twórca nie postanowi inaczej.

7.5. Każda próba kradzieży lub niszczenia eksponatów będzie zgłaszana odpowiednim służbom.

7.6. Strefa jest monitorowana przez członków służb porządkowych oraz profesjonalną firmę ochroniarską.

7.7. Strefa Fantasium Creatium jest udostępniana odwiedzającym w piątek 8 maja 2020 od godziny 10:00 do 21:30 (zamknięcie drzwi o godzinie 22:00), w sobotę 9 maja 2020 od godziny 10:00 do 21:30 (zamknięcie drzwi o godzinie 22:00) oraz w niedzielę 10 maja 2020 od godziny 10:00 do 18:00. W pozostałych godzinach hala jest zamknięta, a drzwi plombowane.

7.8. Uczestnicy przebywający w strefie są zobowiązani do stosowania się do regulaminu ogólnego Pyrkonu.

8. Harmonogram

8.1. Organizator Strefy odpowiada na zgłoszenia w ciągu tygodnia od zamknięcia formularza. Ma prawo skontaktować się wyłącznie z wybranymi przez siebie Twórcami.

8.2. Organizator Strefy weryfikuje zgłoszenia na bieżąco.

8.3. Twórca ma czas do 31 stycznia 2020 na wypełnienie formularza zgłoszeniowego lub wysłania zgłoszenia na e-mail Organizatora Strefy. Zgłoszenia wysłane po tym terminie nie będą przyjmowane.

8.4. Twórca jest zobowiązany do przesłania drogą mailową do Organizatora Strefy do 14 lutego 2020 projektu, opisu oraz zdjęcia promującego stoisko.

8.5. Twórca jest zobowiązany do przesłania podpisanej umowy do 29 lutego 2019 na adres korespondencyjny siedziby Stowarzyszenia “Druga Era” (Słowackiego 13/116, 60-822 Poznań). O dacie przesłania decyduje stempel pocztowy. Przesłanie umowy po terminie może skutkować nieprzyjęciem wystawy do Strefy Fantasium Creatium, w tym zakresie decyzja należy do Organizatora.

8.6. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon jest zobowiązany do przesłania na adres Twórcy podpisanej umowy, identyfikatorów i wjazdówek w pierwszej połowie kwietnia.

8.7. Organizator Festiwalu Fantastyki Pyrkon udostępnia Twórcom miejsce na hali w czwartek 7 maja 2020 w godzinach 8:00 – 21:00 oraz w piątek 8 maja 2020 w godzinach 8:00 – 10:00, aby zmontować elementy Wystawy.

8.8. Twórca zobowiązany jest do przygotowania Wystawy tak, by udostępnienie jej było możliwe od piątku 8 maja, od godziny 10:00.

8.9. Strefa Fantasium Creatium jest udostępniana odwiedzającym w piątek 8 maja 2020 od godziny 10:00 do 21:30 (zamknięcie drzwi o godzinie 22:00), w sobotę 9 maja 2020 od godziny 10:00 do 21:30 (zamknięcie drzwi o godzinie 22:00) oraz w niedzielę 10 maja 2020 od godziny 10:00 do 18:00. W pozostałych godzinach hala jest zamknięta, a drzwi plombowane.

8.10. Twórca może przygotować swoją wystawę na ponowne udostępnienie jej odwiedzającym w sobotę 9 maja 2020 w godzinach od 9:00 do 10:00 oraz w niedzielę 10 maja 2020 od 9:00 do 10:00.

8.11. Twórca podczas zamykania hali na noc w piątek 8 maja 2020 od godziny 21:30 oraz sobotę 9 maja 2020 od godziny 21:30 jest zobowiązany do uporządkowania stoiska i opuszczenia hali razem z ostatnim uczestnikiem wychodzącym z niej – tj. nie później niż przed godziną 22:00.

8.12. Twórca może przystąpić do demontażu Wystawy najwcześniej w niedzielę 10 maja 2020 od godziny 18:00. Wystawa zostanie zdemontowana, a jej części usunięte z hali do godziny 22:00. Twórca jest zobowiązany do pozostawienia swojego stoiska w stanie uporządkowanym.

8.13. Twórca jest zobowiązany do przekazania faktur Stowarzyszeniu “Klub Fantastyki Druga Era” w terminie 10 dni kalendarzowych od zakończenia festiwalu.