REGULAMIN GRODU INICJATYW FANOWSKICH I STREFY WIOSEK FANTASTYCZNYCH – PYRKON 2026

Regulamin obowiązuje od 15.12.2025 r.

1. Postanowienia ogólne 
   1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa i organizacji w Strefie Wiosek Fantastycznych oraz Grodzie Inicjatyw Fanowskich Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2026 zwanych dalej zbiorczo Dystryktem
   2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem zastosowanie ma Regulamin Festiwalu Fantastyki Pyrkon 2026.

2. Zgłoszenia i selekcja
   1. Zgłoszenia Inicjatyw do Dystryktu odbywają się za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie Pyrkonu lub – w uzasadnionych przypadkach – drogą mailową po uzgodnieniu z Organizatorem Dystryktu.
   2. Zgłoszenia rozpatrywane są przez Organizatorów Dystryktu.
   3. Zgłoszenia Inicjatyw do Dystryktu odbywają się za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie Pyrkonu lub – w uzasadnionych przypadkach – drogą mailową po uzgodnieniu z Organizatorem Dystryktu.
      1. możliwościami organizacyjnymi Dystryktu;
      2. dopasowaniem do charakteru Festiwalu;
      3. potencjałem projektu do zaangażowania uczestników,
      4. różnorodnością i atrakcyjnością zgłoszeń.
   4. Decyzje dotyczące kwalifikacji Inicjatyw podejmowane są wspólnie przez Organizatorów Dystryktu i są ostateczne.

3. Umowy i formalności
   1. Po zakończeniu etapu selekcji, zakwalifikowane zgłoszenia otrzymują formularz uzupełniający, który zawiera:
      1. specyfikację stoiska / przestrzeni,
      2. imienną listę członków Inicjatywy,
      3. szczegóły zapotrzebowania sprzętowego,
      4. dane potrzebne do przygotowania umowy,
      5. dokładne informacje budżetowe
   2. Każdy uczestnik Inicjatywy zobowiązany jest do przekazania Organizatorowi danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa, niezbędnym do przeprowadzenia weryfikacji w RPS, realizowanej w celu wykonania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.
   3. Na podstawie uzupełnionych danych przygotowywana jest umowa o uczestnictwie w Dystrykcie.
   4. Termin odesłania podpisanej umowy wynosi 14 dni od jej otrzymania, chyba że Organizator wyznaczy inny termin.
   5. Brak podpisania umowy w terminie może skutkować odrzuceniem zgłoszenia. Może też skutkować zerwaniem umowy lub niewpuszczeniem na teren Festiwalu bez prawa do rekompensaty.

4. Obowiązki grup i koordynatorów
   1. Koordynator występuje w imieniu reprezentowanej Inicjatywy:
      1. jest bezpośrednią osobą w komunikacji (bądź takie wyznacza),
      2. zawiera wiążące ustalenia drogą mailową,
      3. koordynuje i nadzoruje realizację ustaleń bezpośrednio na wydarzeniu.
   2. Koordynator, w imieniu reprezentowanej Inicjatywy, zobowiązuje się do:
      1. przestrzegania niniejszego regulaminu i regulaminu Pyrkonu,
      2. realizowania swoich atrakcji i stoisk zgodnie z ustalonym konceptem i harmonogramem,
      3. dbania o porządek, bezpieczeństwo i wizerunek swojej strefy.
   3. Inicjatywa zobowiązana jest zapewnić zastępstwo dla Koordynatora na wypadek jego niedostępności podczas wydarzenia.
   4. Wszystkie stoiska i atrakcje muszą być dostępne dla uczestników w godzinach:
      1. piątek, 19 czerwca 2026 12:00 – 23:00, 
      2. sobota, 20 czerwca 2026 10:00 – 23:00, 
      3. niedziela, 21 czerwca 2026 09:00 – 17:00.
   5. W tym czasie przy stoisku powinna przebywać co najmniej połowa zgłoszonych członków Inicjatywy (lub liczba uzgodniona z Organizatorem).
   6. Koordynatorzy i członkowie Inicjatywy są zobowiązani do natychmiastowego informowania Organizatora o sytuacjach mogących zakłócić przebieg Festiwalu.

5. Montaż i demontaż
   1. Montaż stoisk odbywa się w dniach 17 – 19 czerwca 2026 r.
   2. Wszystkie stoiska muszą być gotowe do udostępnienia uczestnikom najpóźniej 19 czerwca 2026 r.  o godz. 10:00.
   3. Demontaż można rozpocząć 21 czerwca 2026 r. po godz. 17:00 i zakończyć do godz. 23:00. Możliwy będzie też demontaż w poniedziałek, 22 czerwca 2025 r. 
   4. Inicjatywy są zobowiązane do pozostawienia swojego miejsca w stanie uporządkowanym i zdania ewentualnego sprzętu wypożyczonego od Organizatora.

6. Opłaty, wsparcie i rozliczenia
   1. Zasady finansowe uczestnictwa w Dystrykcie zależą od profilu zgłaszającej się Inicjatywy i są szczegółowo opisane we wzorach umów stanowiących załącznik do niniejszego regulaminu.
   2. Organizator może przyznać Inicjatywom dotację lub wsparcie rzeczowe na realizację ich koncepcji w zależności od profilu zgłaszającej się grupy i proponowanych atrakcji.
   3. Wszelkie rozliczenia (faktury, rachunki, dokumenty kosztowe) wg uzgodnień z Organizatorem należy przekazać do Stowarzyszenia „Druga Era” w terminie 14 dni od zakończenia Festiwalu.

7. Zasady funkcjonowania stoisk i stref
   1. Na terenie Dystryktu obowiązuje zakaz:
      1. prowadzenia jakiejkolwiek sprzedaży bez zgody organizatora,
      2. rozdawania ulotek i materiałów promocyjnych poza miejscem przydzielonym lub bez wcześniejszej zgody,
      3. rozdawania lub sprzedaży jedzenia i napojów (z wyjątkiem fabrycznie zapakowanych przekąsek),
      4. spożywania alkoholu, palenia papierosów (również elektronicznych) oraz zażywania substancji odurzających,
      5. wprowadzania zmian w wyznaczonej przestrzeni (np. przesuwania taśm, przenoszenia mebli z innych stoisk),
      6. zachowań zakłócających działanie innych atrakcji lub stoisk,
      7. rozwieszania kodów QR bez uprzedniego uzgodnienia z Organizatorem.
   2. Osoby obsługujące stoiska muszą być trzeźwe, komunikatywne i zdolne do wykonywania obowiązków wobec uczestników.
   3. Dopuszczenie do prezentacji rekwizytów i innych przedmiotów zabronionych Regulamin Ogólny Pyrkonu wymaga wcześniejszego zgłoszenia. Wszelkiego rodzaju wyjątki muszą być zaakceptowane przez Organizatorów Dystryktu.
   4. Wszelkie spory i nieporozumienia rozwiązywane są w pierwszej kolejności polubownie, a w razie potrzeby z udziałem Organizatora.
   5. Decyzje Organizatora Dystryktu podejmowane na miejscu wydarzenia w sprawach organizacyjnych, porządkowych i bezpieczeństwa są wiążące i obowiązują ze skutkiem natychmiastowym.
   6. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia osoby lub Inicjatywy z Dystryktu w przypadku rażącego naruszenia niniejszych zasad, także w trakcie trwania Festiwalu, bez prawa do rekompensaty.
      
8. Postanowienia końcowe
   1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian Regulaminu  poprzez jego zmianę opublikowaną na stronie internetowej.
   2. Aktualna wersja dokumentu dostępna jest na stronie Pyrkonu.